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InvoiceFlow para Donos de Lojas Online: O Guia Completo de Faturação

Faturação para contas grossistas, encomendas de brindes corporativos, prazos de pagamento B2B e faturação por subscrição

Os donos de lojas online que avançam para o B2B — venda por grosso a retalhistas, hotéis e compradores corporativos — precisam de uma ferramenta de faturação que funcione fora do fluxo de checkout de consumo. A Shopify e outras plataformas tratam dos pagamentos de retalho. Não tratam da faturação grossista baseada em ordens de compra, do controlo de certificados de revenda, dos prazos de pagamento escalonados nem das estruturas de sinal para brindes corporativos. O InvoiceFlow preenche esta lacuna: uma camada de faturação dedicada ao lado B2B do seu negócio.

Quando Precisa de uma Fatura (e Não de um Checkout)

Os clientes de retalho pagam no checkout — cartão de crédito, Apple Pay, PayPal. Não é necessária fatura.

Os clientes B2B precisam de uma fatura porque:

Se receber um pedido de venda por grosso e enviar um link de encomenda da Shopify em vez de uma fatura adequada, muitas vezes perde a conta antes mesmo de começar.

Faturas de Contas Grossistas

Editor de faturas do Invoice Flow app de uma loja online — conjuntos de canecas e tigelas de cerâmica com preço unitário de atacado e desconto, faturado em EUR com PO e incoterms
Unidades, preço de atacado, PO e incoterms — um pedido de exportação que a plataforma nunca conseguiria gerar.

Fatura de Encomenda Grossista — [Nome da Conta] — [Data]:

Dados da Conta:

Itens da Encomenda (por linha):

Nota sobre o Certificado de Revenda

Inclua o estado do certificado de revenda em todas as faturas grossistas. Se uma conta nova ainda não tiver apresentado o certificado, indique: “Certificado de revenda exigido antes do processamento — será acrescentado imposto de [valor] à fatura se não for recebido até [data].”

Isto cria um prazo que incentiva as novas contas a enviar o certificado rapidamente.

Escalões de Preços Grossistas

A maioria dos negócios baseados em produtos usa preços grossistas escalonados por volume:

Crie um modelo de fatura separado para cada escalão no InvoiceFlow. Ao integrar uma conta nova, atribua-lhe o escalão com base nas encomendas mínimas. O modelo garante que usa sempre os preços corretos.

Documente os mínimos na fatura: “Os preços grossistas aplicam-se a encomendas de [N]+ unidades por SKU. Encomendas mistas abaixo do mínimo são faturadas a preço de retalho.”

Faturas de Encomendas de Brindes Corporativos

Lista de clientes do Invoice Flow app de uma loja online — um comprador atacadista alemão em EUR, um varejista canadense em CAD e uma boutique dos EUA em USD
Berlim em euros, Toronto em dólares canadenses, boutique local em USD — cada comprador faturado como um local.

As encomendas de brindes corporativos — presentes de época, kits de boas-vindas para clientes, agradecimentos a colaboradores — são encomendas pontuais ou sazonais que exigem um sinal.

Encomenda de Brindes Corporativos — [Nome da Empresa] — [Data]:

Configuração (por conjunto):

Para envio para várias moradas (por ex., brindes corporativos enviados para 80 moradas residenciais diferentes de colaboradores):

Faturas de Caixas por Subscrição

Se vende caixas por subscrição — envios mensais ou trimestrais selecionados — faça a faturação através da funcionalidade de faturas recorrentes do InvoiceFlow.

Caixa Mensal por Subscrição — [Nome do Subscritor] — [Mês Ano]:

Para programas de subscrição corporativos (uma empresa que envia caixas mensais a clientes ou colaboradores):

Prazos de Pagamento por Tipo de Conta

Conceder por defeito 30 dias a todas as contas grossistas cria risco de crédito. Estruture os prazos de pagamento consoante a maturidade da conta:

A regra das três primeiras encomendas é a mais importante. Quando uma conta se qualifica para prazos abertos, já verificou que ela paga. Os maus pagadores revelam-se nas três primeiras encomendas.

Gestão de Certificados de Revenda

Análises do Invoice Flow app de uma loja online — receita no acumulado do ano entre pedidos de atacado, varejo e personalizados com uma tendência mensal
Cada canal somado em uma única tendência — o quadro que nenhum painel de plataforma isolada mostra.

Todas as contas grossistas que reclamem isenção de imposto têm de apresentar um certificado de revenda válido. Requisitos:

  1. Recolher antes da primeira encomenda: Não processe uma encomenda grossista sem ter o certificado em mãos
  2. Controlar as datas de validade: Os certificados de revenda expiram (normalmente todos os anos). O campo de Notas do InvoiceFlow pode guardar a data de validade; sinalize a renovação com 30 dias de antecedência
  3. Requisitos por jurisdição: Os certificados são emitidos por cada jurisdição. Se envia para várias regiões, um certificado válido numa pode não cobrir vendas noutra
  4. Guardar em segurança: Mantenha cópias durante pelo menos 4 anos para efeitos de auditoria fiscal

Na fatura: “Certificado de revenda em arquivo — [Certificado n.º ####, Jurisdição, Data de validade]“

Gestão de Requisitos de Encomenda Mínima

Os preços grossistas normalmente exigem quantidades mínimas de encomenda (MOQ). Documente isto em todas as faturas:

Quando uma conta encomenda abaixo dos mínimos do seu escalão, documente o ajuste de preço na fatura em vez de alterar o preço silenciosamente. Isto evita disputas quando as contas reparam em diferenças de preços entre encomendas.

Usar o InvoiceFlow para Faturação B2B de Lojas Online

Modelos separados por escalão: Crie modelos distintos para preços de retalho, grosso e distribuição. Cada modelo tem os preços unitários corretos, os prazos de pagamento e as notas de isenção fiscal já pré-carregados para o escalão.

Campos de PO: Confirme sempre o número de PO antes de enviar qualquer fatura a uma conta B2B. Muitos departamentos corporativos de contas a pagar não conseguem processar faturas sem um PO válido.

Controlo de sinal: Para encomendas de brindes corporativos, o InvoiceFlow regista o sinal de 50% e gera a fatura de saldo com o valor remanescente correto. Ambas as faturas fazem referência ao mesmo número de PO.

Notas de certificado de revenda: Use o campo de Notas para documentar o número e a data de validade do certificado de cada conta grossista. Reveja os certificados a expirar todos os trimestres.

Faturas recorrentes de subscrição: Configure a faturação mensal ou trimestral por subscrição no InvoiceFlow para programas de subscrição B2B. A fatura é gerada e enviada automaticamente na data de faturação; o comprador paga através do método de pagamento nela indicado.

Descarregue o InvoiceFlow. Crie o seu modelo de fatura grossista com preços por escalão, campo de PO e nota de certificado de revenda. Crie o seu modelo de brindes corporativos com a estrutura de sinal de 50%. A conta grossista que encomenda trimestralmente vale mais do que um mês de vendas de checkout a retalho — e começa com uma fatura profissional.

O InvoiceFlow é uma aplicação de faturação gratuita para Android, criada para pequenos empresários. Envie faturas B2B profissionais, faça a gestão de escalões de preços grossistas, controle certificados de revenda e trate de sinais de brindes corporativos — tudo a partir do seu telemóvel.