InvoiceFlow per i titolari di negozi online: la guida completa alla fatturazione

Fatturazione per conti all’ingrosso, ordini di regali aziendali, termini netti B2B e fatturazione in abbonamento

I titolari di negozi online che entrano nel B2B — vendita all’ingrosso a rivenditori, hotel e acquirenti aziendali — hanno bisogno di uno strumento di fatturazione che operi al di fuori del flusso di checkout consumer. Shopify e altre piattaforme gestiscono i pagamenti al dettaglio. Non gestiscono la fatturazione all’ingrosso basata su PO, il tracciamento dell’esenzione IVA per rivendita, i termini netti su più livelli o le strutture di acconto per i regali aziendali. InvoiceFlow colma questa lacuna: un livello di fatturazione dedicato per il lato B2B della tua attività.

Quando ti serve una fattura (non un checkout)

I clienti al dettaglio pagano al checkout — carta di credito, Apple Pay, PayPal. Nessuna fattura necessaria.

I clienti B2B hanno bisogno di una fattura perché:

• Il loro ufficio acquisti emette numeri di PO che devono comparire su tutte le fatture
• Il loro ufficio contabilità fornitori elabora le fatture con termini netti (30, 45 o 60 giorni)
• Il loro ufficio fiscale richiede la tua ragione sociale e la tua Partita IVA su ogni fattura
• Non pagano l’IVA sui prodotti che rivenderanno (regime di esenzione/inversione contabile per rivendita)
• Il loro ufficio finanziario ha bisogno di prezzi unitari dettagliati per la contabilità dei costi

Se ricevi una richiesta all’ingrosso e invii un link d’ordine Shopify invece di una fattura vera e propria, spesso perderai il cliente prima ancora di iniziare.

Fatture per conti all’ingrosso

Fattura ordine all’ingrosso — [Nome conto] — [Data]:

Dati del conto:

• Cliente: [Ragione sociale]
• N. conto: [####] (assegna un ID univoco a ogni conto all’ingrosso)
• Indirizzo di fatturazione: [Indirizzo]
• Indirizzo di spedizione: [Indirizzo — può differire da quello di fatturazione]
• Numero PO: [PO-####]
• Esenzione IVA per rivendita: agli atti | Scadenza: [Data]

Articoli dell’ordine (ogni riga):

• [Nome prodotto] — [SKU] | Quantità: [N] | Prezzo unitario: [tariffa all’ingrosso] $ | Totale riga: [totale] $
• [Nome prodotto] — [SKU] | Quantità: [N] | Prezzo unitario: [tariffa all’ingrosso] $ | Totale riga: [totale] $
• Subtotale: [totale] $
• Spedizione: [importo] $
• IVA: 0,00 $ (esenzione per rivendita agli atti — vedi documento n. [####])
• Totale ordine: [totale] $
• Termini di pagamento: [30 giorni / 15 giorni / acconto 50%]
• Coordinate per bonifico bancario: [Incluse]

Nota sull’esenzione IVA per rivendita

Indica lo stato dell’esenzione IVA per rivendita su ogni fattura all’ingrosso. Se un nuovo conto non ha ancora fornito la propria documentazione, annota: “Documentazione di esenzione per rivendita richiesta prima dell’elaborazione — un’IVA di [importo] $ sarà aggiunta alla fattura se non ricevuta entro il [data].”

Questo crea una scadenza che spinge i nuovi conti a inviare rapidamente la documentazione.

Fasce di prezzo all’ingrosso

La maggior parte delle attività basate sui prodotti utilizza prezzi all’ingrosso a fasce in base al volume:

• Al dettaglio (diretto al consumatore): Prezzo pieno
• All’ingrosso (rivenditore verificato, quantità minima per SKU): 40–50% di sconto sul prezzo al dettaglio
• Distribuzione (gruppo d’acquisto o distributore, ordine minimo elevato): 50–60% di sconto sul prezzo al dettaglio

Crea un modello di fattura separato per ogni fascia in InvoiceFlow. Quando attivi un nuovo conto, assegna la sua fascia in base ai suoi ordini minimi. Il modello garantisce di usare sempre i prezzi corretti.

Documenta i minimi sulla fattura: “I prezzi all’ingrosso si applicano agli ordini di [N]+ unità per SKU. Gli ordini misti sotto il minimo sono fatturati al prezzo al dettaglio.”

Fatture per ordini di regali aziendali

Gli ordini di regali aziendali — regali natalizi, kit di benvenuto per i clienti, riconoscimenti per i dipendenti — sono ordini una tantum o stagionali che richiedono un acconto.

Ordine regali aziendali — [Nome azienda] — [Data]:

• Ordine: [Programma regali clienti natalizio / Riconoscimento dipendenti / Kit di onboarding clienti]
• Quantità: [N] set regalo
• Data di spedizione: [Data stimata]
• Spedizione a: [Un indirizzo / più indirizzi — vedi elenco allegato]

Configurazione (per set):

• [Prodotto 1] (1 per set): costo unitario [X] $ × [N] = [totale] $

• [Prodotto 2] (1 per set): costo unitario [X] $ × [N] = [totale] $

• [Prodotto 3] (1 per set): costo unitario [X] $ × [N] = [totale] $

• Packaging personalizzato ed elementi brandizzati: costo di setup [X] $ + [Y] $/unità × [N] = [totale] $

• Subtotale prodotti: [totale] $

• Totale packaging personalizzato: [totale] $

• Spedizione e gestione: [totale] $

• Totale ordine: [totale] $

• Acconto (50%, dovuto alla conferma dell’ordine): [acconto] $

• Saldo (dovuto prima della spedizione): [saldo] $

• Numero PO: [PO-####]

Per la spedizione a più indirizzi (es. regali aziendali inviati a 80 diversi indirizzi privati dei dipendenti):

• Inserisci una riga: “Spedizione a singoli indirizzi — 80 indirizzi × [tariffa] $/indirizzo = [totale] $”
• Allega l’elenco degli indirizzi come documento separato e fai riferimento ad esso sulla fattura

Fatture per box in abbonamento

Se vendi box in abbonamento — spedizioni curate mensili o trimestrali — fattura tramite la funzione di fattura ricorrente di InvoiceFlow.

Box in abbonamento mensile — [Nome abbonato] — [Mese Anno]:

• Abbonamento: [Nome box] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Contenuto: [Descrizione — selezione curata di [N] articoli]
• Tariffa di abbonamento: [importo] $/mese
• Fattura generata automaticamente e inviata il giorno [N] di ogni mese | Paga con il metodo indicato sulla fattura
• Salta o annulla: richiesto preavviso di [N] giorni

Per i programmi di abbonamento aziendali (un’azienda che invia box mensili a clienti o dipendenti):

• Tariffa aziendale: [tariffa] $/box × [N] destinatari = [totale mensile] $
• Numero PO: [PO-####] | 15 giorni

Termini netti per tipo di conto

Estendere i 30 giorni a ogni conto all’ingrosso per impostazione predefinita crea un rischio sui crediti. Struttura i termini netti in base alla maturità del conto:

• Nuovi conti all’ingrosso (primi 3 ordini): acconto 50% + saldo prima della spedizione
• Conti all’ingrosso consolidati (3+ ordini, storico di pagamenti puntuali): 15 giorni
• Conti di lunga data (12+ mesi, costanti): 30 giorni
• Conti di distribuzione/gruppi d’acquisto: 45 giorni con accordo di distribuzione firmato
• Ordini di regali aziendali: acconto 50% + saldo prima della spedizione indipendentemente dallo storico del conto
• Al dettaglio/DTC: Immediato (pagamento al checkout)

La regola dei primi tre ordini è la più importante. Quando un conto si qualifica per termini aperti, hai già verificato che paga. I cattivi pagatori si rivelano nei primi tre ordini.

Gestione della documentazione di esenzione per rivendita

Ogni conto all’ingrosso che richiede l’esenzione IVA deve fornire una documentazione valida di rivendita (ad es. dichiarazione di intento / numero di Partita IVA per le operazioni in inversione contabile). Requisiti:

1. Raccogli prima del primo ordine: Non elaborare un ordine all’ingrosso senza la documentazione in mano
2. Monitora le date di scadenza: La documentazione di esenzione scade (in genere annualmente). Il campo Note di InvoiceFlow può memorizzare la data di scadenza; segnala il rinnovo con 30 giorni di anticipo
3. Requisiti specifici: I requisiti possono variare a seconda della giurisdizione e del tipo di operazione. Se spedisci in più Paesi, un’esenzione valida in un Paese potrebbe non coprire le vendite in un altro
4. Conserva in modo sicuro: Mantieni le copie per almeno il periodo previsto per gli accertamenti fiscali

Sulla fattura: “Esenzione per rivendita agli atti — [Documento n. ####, Stato, Data di scadenza]“

Gestione dei requisiti di ordine minimo

I prezzi all’ingrosso richiedono in genere quantità minime d’ordine (MOQ). Documentalo su ogni fattura:

• “I prezzi all’ingrosso si applicano agli ordini che soddisfano il MOQ: [N] unità per SKU”
• “Gli articoli sotto il MOQ sono fatturati al prezzo al dettaglio: [tariffa] $”
• “Ordini misti: SKU all’ingrosso alla tariffa all’ingrosso, SKU non idonei alla tariffa al dettaglio”

Quando un conto ordina sotto i minimi della sua fascia, documenta l’adeguamento del prezzo sulla fattura invece di cambiare silenziosamente il prezzo. Questo previene contestazioni quando i conti notano differenze di prezzo tra gli ordini.

Usare InvoiceFlow per la fatturazione B2B dei negozi online

Modelli separati per fascia: Crea modelli distinti per i prezzi al dettaglio, all’ingrosso e di distribuzione. Ogni modello ha i prezzi unitari corretti, i termini netti e le note di esenzione fiscale precaricati per la fascia.

Campi PO: Conferma sempre il numero di PO prima di inviare qualsiasi fattura a un conto B2B. Molti uffici di contabilità fornitori aziendali non possono elaborare fatture senza un PO valido.

Tracciamento degli acconti: Per gli ordini di regali aziendali, InvoiceFlow registra l’acconto del 50% e genera la fattura di saldo con l’importo residuo corretto. Entrambe le fatture fanno riferimento allo stesso numero di PO.

Note sull’esenzione per rivendita: Usa il campo Note per documentare il numero del documento e la data di scadenza per ogni conto all’ingrosso. Verifica i documenti in scadenza ogni trimestre.

Fatture ricorrenti in abbonamento: Imposta la fatturazione mensile o trimestrale in abbonamento in InvoiceFlow per i programmi di abbonamento B2B. La fattura si genera e si invia automaticamente alla data di fatturazione; l’acquirente paga con il metodo indicato sulla fattura.

Scarica InvoiceFlow. Crea il tuo modello di fattura all’ingrosso con prezzi a fasce, campo PO e nota sull’esenzione per rivendita. Crea il tuo modello di regali aziendali con la struttura ad acconto del 50%. Il conto all’ingrosso che ordina trimestralmente vale più di un mese di vendite al dettaglio — e inizia con una fattura professionale.

InvoiceFlow è un’app di fatturazione gratuita per Android pensata per i titolari di piccole imprese. Invia fatture B2B professionali, gestisci le fasce di prezzo all’ingrosso, monitora le esenzioni per rivendita e gestisci gli acconti dei regali aziendali — tutto dal tuo telefono.