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InvoiceFlow para propietarios de tiendas online: la guía completa de facturación

Facturación para cuentas mayoristas, pedidos de regalos corporativos, condiciones netas B2B y facturación por suscripción

Los propietarios de tiendas online que dan el salto al B2B — venta mayorista a minoristas, hoteles y compradores corporativos — necesitan una herramienta de facturación que funcione fuera del flujo de pago del consumidor. Shopify y otras plataformas gestionan los pagos minoristas. No gestionan la facturación mayorista basada en órdenes de compra, el seguimiento de certificados de reventa, las condiciones netas escalonadas ni las estructuras de anticipo para regalos corporativos. InvoiceFlow cubre este vacío: una capa de facturación dedicada para el lado B2B de tu negocio.

Cuándo necesitas una factura (y no un pago en caja)

Los clientes minoristas pagan al finalizar la compra — tarjeta de crédito, Apple Pay, PayPal. No hace falta factura.

Los clientes B2B necesitan una factura porque:

Si recibes una consulta de venta mayorista y envías un enlace de pedido de Shopify en lugar de una factura adecuada, a menudo perderás la cuenta antes de que empiece.

Facturas para cuentas mayoristas

Editor de facturas de Invoice Flow app de una tienda en línea: juegos de tazas de gres y cuencos a precio unitario mayorista con descuento, facturados en EUR con PO e incoterms
Unidades, precio mayorista, PO e incoterms: un pedido de exportación que la plataforma nunca podría generar.

Factura de pedido mayorista — [Nombre de la cuenta] — [Fecha]:

Datos de la cuenta:

Artículos del pedido (cada línea):

Nota sobre el certificado de reventa

Incluye el estado del certificado de reventa en cada factura mayorista. Si una cuenta nueva aún no ha aportado su certificado, indica: «Se requiere certificado de reventa antes de procesar — se añadirá a la factura un impuesto sobre las ventas de $[importe] si no se recibe antes del [fecha]».

Esto crea un plazo que anima a las cuentas nuevas a enviar el certificado con rapidez.

Niveles de precios mayoristas

La mayoría de los negocios de productos utilizan precios mayoristas escalonados según el volumen:

Crea una plantilla de factura independiente para cada nivel en InvoiceFlow. Cuando incorpores una cuenta nueva, asígnale su nivel según sus pedidos mínimos. La plantilla garantiza que siempre uses los precios correctos.

Documenta los mínimos en la factura: «Los precios mayoristas se aplican a pedidos de [N]+ unidades por SKU. Los pedidos mixtos por debajo del mínimo se facturan a precio minorista».

Facturas de pedidos de regalos corporativos

Lista de clientes de Invoice Flow app de una tienda online — un comprador mayorista alemán en EUR, un minorista canadiense en CAD y una boutique estadounidense en USD
Berlín en euros, Toronto en dólares canadienses, la boutique de casa en USD — cada comprador facturado como local.

Los pedidos de regalos corporativos — regalos navideños, paquetes de bienvenida para clientes, reconocimiento a empleados — son pedidos puntuales o de temporada que requieren un anticipo.

Pedido de regalo corporativo — [Nombre de la empresa] — [Fecha]:

Configuración (por set):

Para envíos a varias direcciones (p. ej., regalos corporativos enviados a 80 domicilios distintos de empleados):

Facturas de cajas de suscripción

Si vendes cajas de suscripción — envíos mensuales o trimestrales seleccionados — factura mediante la función de facturas recurrentes de InvoiceFlow.

Caja de suscripción mensual — [Nombre del suscriptor] — [Mes Año]:

Para programas de suscripción corporativos (una empresa que envía cajas mensuales a clientes o empleados):

Condiciones netas según el tipo de cuenta

Conceder neto-30 a todas las cuentas mayoristas por defecto genera riesgo en las cuentas por cobrar. Estructura las condiciones netas según la madurez de la cuenta:

La regla de los tres primeros pedidos es la más importante. Cuando una cuenta reúne las condiciones para condiciones abiertas, ya has verificado que paga. Los morosos se revelan en los tres primeros pedidos.

Gestión de certificados de reventa

Analíticas de Invoice Flow app de una tienda online — ingresos del año en curso entre pedidos mayoristas, minoristas y personalizados con una tendencia mensual
Cada canal sumado en una sola tendencia — la imagen que ningún panel de plataforma muestra.

Toda cuenta mayorista que reclame exención del impuesto sobre las ventas debe aportar un certificado de reventa válido. Requisitos:

  1. Recopílalo antes del primer pedido: no proceses un pedido mayorista sin tener el certificado en mano
  2. Controla las fechas de caducidad: los certificados de reventa caducan (normalmente cada año). El campo de Notas de InvoiceFlow puede almacenar la fecha de caducidad; marca la renovación con 30 días de antelación
  3. Requisitos específicos de cada jurisdicción: los certificados los emiten las autoridades locales. Si envías a varias regiones, un certificado válido en una puede no cubrir las ventas en otra
  4. Guárdalos de forma segura: conserva las copias durante al menos 4 años por motivos de auditoría fiscal

En la factura: «Certificado de reventa archivado — [Certificado n.º ####, Jurisdicción, Fecha de caducidad]»

Gestión de pedidos mínimos

Los precios mayoristas suelen exigir cantidades mínimas de pedido (MOQ). Documéntalo en cada factura:

Cuando una cuenta pide por debajo de sus mínimos de nivel, documenta el ajuste de precio en la factura en lugar de cambiar el precio en silencio. Esto evita disputas cuando las cuentas notan diferencias de precio entre pedidos.

Uso de InvoiceFlow para la facturación B2B de tiendas online

Plantillas separadas por nivel: crea plantillas distintas para los precios minoristas, mayoristas y de distribución. Cada plantilla tiene precargados los precios unitarios, las condiciones netas y las notas de exención fiscal correctos para el nivel.

Campos de PO: confirma siempre el número de PO antes de enviar cualquier factura a una cuenta B2B. Muchos departamentos corporativos de cuentas por pagar no pueden procesar facturas sin una PO válida.

Seguimiento de anticipos: para los pedidos de regalos corporativos, InvoiceFlow registra el anticipo del 50 % y genera la factura del saldo con el importe restante correcto. Ambas facturas hacen referencia al mismo número de PO.

Notas de certificado de reventa: usa el campo de Notas para documentar el número de certificado y la fecha de caducidad de cada cuenta mayorista. Revisa los certificados que caducan cada trimestre.

Facturas de suscripción recurrentes: configura la facturación mensual o trimestral de suscripciones en InvoiceFlow para programas de suscripción B2B. La factura se genera y se envía automáticamente en la fecha de facturación; el comprador paga a través del método de pago que figura en ella.

Descarga InvoiceFlow. Crea tu plantilla de factura mayorista con precios por nivel, campo de PO y nota de certificado de reventa. Crea tu plantilla de regalo corporativo con la estructura de anticipo del 50 %. La cuenta mayorista que pide cada trimestre vale más que un mes de ventas minoristas en caja — y empieza con una factura profesional.

InvoiceFlow es una app de facturación gratuita para Android creada para propietarios de pequeños negocios. Envía facturas B2B profesionales, gestiona niveles de precios mayoristas, controla certificados de reventa y maneja anticipos de regalos corporativos — todo desde tu teléfono.