InvoiceFlow для владельцев интернет-магазинов: полное руководство по выставлению счетов

Выставление счетов оптовым клиентам, корпоративным подарочным заказам, B2B-клиентам с отсрочкой платежа и подписочным сервисам

Владельцы интернет-магазинов, выходящие в B2B — опт для розничных сетей, отелей и корпоративных покупателей — нуждаются в инструменте выставления счетов, работающем вне потребительского процесса оформления заказа. Shopify и другие платформы обрабатывают розничные платежи. Они не справляются с оптовым выставлением счетов на основе заказов на закупку, отслеживанием сертификатов перепродажи, многоуровневыми условиями отсрочки платежа или структурами авансов по корпоративным подарочным заказам. InvoiceFlow закрывает этот пробел: отдельный слой выставления счетов для B2B-стороны вашего бизнеса.

Когда вам нужен счёт (а не оформление заказа)

Розничные покупатели платят при оформлении заказа — кредитной картой, Apple Pay, PayPal. Счёт не нужен.

B2B-клиентам нужен счёт, потому что:

• Их отдел закупок присваивает номера заказов на закупку (PO), которые должны указываться на всех счетах
• Их бухгалтерия по работе с поставщиками обрабатывает счета с отсрочкой платежа (30, 45 или 60 дней)
• Их налоговый отдел требует указания вашего юридического названия компании и ИНН в каждом счёте
• Они не платят налог с продаж на товары, которые будут перепродавать (требуется сертификат перепродажи)
• Их финансовому отделу нужна детализация цен за единицу для учёта затрат

Если вы получаете оптовый запрос и отправляете ссылку на заказ в Shopify вместо полноценного счёта, вы часто теряете клиента ещё до начала сотрудничества.

Счета для оптовых клиентов

Счёт по оптовому заказу — [Название клиента] — [Дата]:

Данные клиента:

• Клиент: [Название компании]
• № счёта: [####] (присвойте уникальный ID каждому оптовому клиенту)
• Адрес выставления счёта: [Адрес]
• Адрес доставки: [Адрес — может отличаться от адреса выставления счёта]
• Номер PO: [PO-####]
• Сертификат перепродажи: В наличии | Срок действия: [Дата]

Позиции заказа (каждая строка):

• [Название товара] — [SKU] | Количество: [N] | Цена за единицу: $[оптовая цена] | Сумма: $[итого]
• [Название товара] — [SKU] | Количество: [N] | Цена за единицу: $[оптовая цена] | Сумма: $[итого]
• Промежуточный итог: $[итого]
• Доставка: $[сумма]
• Налог: $0.00 (сертификат перепродажи в наличии — см. сертификат №[####])
• Итого по заказу: $[итого]
• Условия оплаты: [Net-30 / Net-15 / аванс 50%]
• Реквизиты банковского перевода / ACH: [Указаны]

Примечание о сертификате перепродажи

Указывайте статус сертификата перепродажи в каждом оптовом счёте. Если новый клиент ещё не предоставил сертификат, добавьте примечание: «Перед обработкой требуется сертификат перепродажи — налог с продаж в размере $[сумма] будет добавлен к счёту, если сертификат не получен до [дата]».

Это создаёт крайний срок, побуждающий новых клиентов быстро прислать сертификат.

Уровни оптовых цен

Большинство товарных бизнесов используют многоуровневое оптовое ценообразование в зависимости от объёма:

• Розница (напрямую потребителю): Полная цена
• Опт (проверенный реселлер, минимальное количество по SKU): скидка 40–50% от розницы
• Дистрибуция (закупочная группа или дистрибьютор, крупный минимальный заказ): скидка 50–60% от розницы

Создайте в InvoiceFlow отдельный шаблон счёта для каждого уровня. При подключении нового клиента присваивайте ему уровень на основе минимальных объёмов заказа. Шаблон гарантирует, что вы всегда используете правильное ценообразование.

Указывайте минимумы на счёте: «Оптовые цены применяются к заказам от [N] единиц по SKU. Смешанные заказы ниже минимума выставляются по розничной цене».

Счета по корпоративным подарочным заказам

Корпоративные подарочные заказы — праздничные подарки, приветственные наборы для клиентов, поощрение сотрудников — это разовые или сезонные заказы, требующие аванса.

Корпоративный подарочный заказ — [Название компании] — [Дата]:

• Заказ: [Праздничная программа подарков клиентам / Поощрение сотрудников / Набор для онбординга клиентов]
• Количество: [N] подарочных наборов
• Дата отгрузки: [Ориентировочная дата]
• Адрес доставки: [Один адрес / несколько адресов — см. приложенный список]

Конфигурация (на набор):

• [Товар 1] (1 на набор): стоимость единицы $[X] × [N] = $[итого]

• [Товар 2] (1 на набор): стоимость единицы $[X] × [N] = $[итого]

• [Товар 3] (1 на набор): стоимость единицы $[X] × [N] = $[итого]

• Индивидуальная упаковка и брендированные элементы: плата за подготовку $[X] + $[Y]/ед. × [N] = $[итого]

• Промежуточный итог по товарам: $[итого]

• Итого по индивидуальной упаковке: $[итого]

• Доставка и обработка: $[итого]

• Итого по заказу: $[итого]

• Аванс (50%, при подтверждении заказа): $[аванс]

• Остаток (до отгрузки): $[остаток]

• Номер PO: [PO-####]

Для доставки по нескольким адресам (например, корпоративные подарки, отправляемые на 80 разных домашних адресов сотрудников):

• Включите строку: «Индивидуальная доставка по адресам — 80 адресов × $[ставка]/адрес = $[итого]»
• Приложите список адресов отдельным документом и сошлитесь на него в счёте

Счета по подписочным боксам

Если вы продаёте подписочные боксы — ежемесячные или ежеквартальные кураторские поставки — выставляйте счета через функцию повторяющихся счетов InvoiceFlow.

Ежемесячный подписочный бокс — [Имя подписчика] — [Месяц Год]:

• Подписка: [Название бокса] — [Стандарт / Премиум / Делюкс]
• Содержимое: [Описание — кураторская подборка из [N] позиций]
• Стоимость подписки: $[сумма]/месяц
• Счёт создаётся и отправляется автоматически [N]-го числа каждого месяца | Оплата по ссылке/способу оплаты, указанному в счёте
• Пропуск или отмена: требуется уведомление за [N] дней

Для корпоративных подписочных программ (компания отправляет ежемесячные боксы клиентам или сотрудникам):

• Корпоративная ставка: $[ставка]/бокс × [N] получателей = $[итого за месяц]
• Номер PO: [PO-####] | Net-15

Условия отсрочки платежа по типу клиента

Предоставление net-30 каждому оптовому клиенту по умолчанию создаёт риск дебиторской задолженности. Структурируйте условия отсрочки по зрелости клиента:

• Новые оптовые клиенты (первые 3 заказа): аванс 50% + остаток до отгрузки
• Постоянные оптовые клиенты (3+ заказа, история своевременных платежей): Net-15
• Долгосрочные клиенты (12+ месяцев, стабильные): Net-30
• Дистрибьюторы/закупочные группы: Net-45 при наличии подписанного дистрибьюторского соглашения
• Корпоративные подарочные заказы: аванс 50% + остаток до отгрузки независимо от истории клиента
• Розница/DTC: Немедленно (оплата при оформлении заказа)

Правило первых трёх заказов — самое важное. К моменту, когда клиент получает право на открытые условия, вы уже убедились, что он платит. Недобросовестные плательщики проявляют себя в первых трёх заказах.

Управление сертификатами перепродажи

Каждый оптовый клиент, заявляющий освобождение от налога с продаж, должен предоставить действующий сертификат перепродажи. Требования:

1. Соберите до первого заказа: Не обрабатывайте оптовый заказ без сертификата на руках
2. Отслеживайте сроки действия: Сертификаты перепродажи имеют срок (обычно годовой). Поле «Заметки» в InvoiceFlow может хранить дату окончания срока; напоминайте о продлении за 30 дней
3. Требования конкретного региона: Сертификаты выдаются регионом. Если вы отправляете товар в несколько регионов, сертификат, действительный в одном регионе, может не покрывать продажи в другом
4. Храните надёжно: Храните копии не менее 4 лет для целей налоговых проверок

На счёте: «Сертификат перепродажи в наличии — [Сертификат №####, Регион, Срок действия]»

Работа с требованиями минимального заказа

Оптовое ценообразование обычно требует минимального объёма заказа (MOQ). Указывайте это в каждом счёте:

• «Оптовые цены применяются к заказам, удовлетворяющим MOQ: [N] единиц по SKU»
• «Позиции ниже MOQ выставляются по розничной цене: $[ставка]»
• «Смешанные заказы: оптовые SKU по оптовой ставке, неподходящие SKU по розничной ставке»

Когда клиент заказывает ниже минимумов своего уровня, отражайте корректировку цены в счёте, а не меняйте цену незаметно. Это предотвращает споры, когда клиенты замечают разницу в ценах между заказами.

Использование InvoiceFlow для B2B-выставления счетов интернет-магазина

Отдельные шаблоны по уровням: Создайте отдельные шаблоны для розничного, оптового и дистрибьюторского ценообразования. В каждом шаблоне заранее заданы правильные цены за единицу, условия отсрочки и примечания об освобождении от налога для конкретного уровня.

Поля PO: Всегда подтверждайте номер PO перед отправкой любого счёта B2B-клиенту. Многие корпоративные бухгалтерии не могут обработать счёт без действительного номера PO.

Отслеживание авансов: Для корпоративных подарочных заказов InvoiceFlow фиксирует аванс 50% и формирует счёт на остаток с правильной остаточной суммой. Оба счёта ссылаются на один и тот же номер PO.

Примечания о сертификате перепродажи: Используйте поле «Заметки» для фиксации номера сертификата и срока действия по каждому оптовому клиенту. Проверяйте истекающие сертификаты ежеквартально.

Повторяющиеся подписочные счета: Настройте ежемесячное или ежеквартальное выставление счетов по подписке в InvoiceFlow для B2B-подписочных программ. Счёт создаётся и отправляется автоматически в дату выставления; покупатель оплачивает указанным в нём способом оплаты.

Скачайте InvoiceFlow. Создайте шаблон оптового счёта с ценами по уровням, полем PO и примечанием о сертификате перепродажи. Создайте шаблон корпоративного подарка со структурой аванса 50%. Оптовый клиент, заказывающий ежеквартально, стоит больше, чем месяц розничных продаж — и всё начинается с профессионального счёта.

InvoiceFlow — это бесплатное Android-приложение для выставления счетов, созданное для владельцев малого бизнеса. Отправляйте профессиональные B2B-счета, управляйте уровнями оптовых цен, отслеживайте сертификаты перепродажи и работайте с авансами по корпоративным подаркам — всё с вашего телефона.