ऑनलाइन स्टोर मालिकों के लिए InvoiceFlow: संपूर्ण बिलिंग गाइड

थोक खातों, कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर, B2B नेट शर्तों और सब्सक्रिप्शन बिलिंग के लिए बिलिंग

जो ऑनलाइन स्टोर मालिक B2B में जाते हैं — रिटेलरों, होटलों और कॉर्पोरेट खरीदारों को थोक — उन्हें एक ऐसे बिलिंग टूल की ज़रूरत होती है जो उपभोक्ता चेकआउट प्रवाह से बाहर काम करे। Shopify और अन्य प्लेटफ़ॉर्म रिटेल भुगतान संभालते हैं। वे थोक PO-आधारित इनवॉइसिंग, पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र ट्रैकिंग, बहु-स्तरीय नेट शर्तें, या कॉर्पोरेट गिफ़्ट जमा संरचनाएँ नहीं संभालते। InvoiceFlow इस अंतर को भरता है: आपके व्यवसाय के B2B पक्ष के लिए एक समर्पित इनवॉइसिंग परत।

आपको इनवॉइस की ज़रूरत कब है (चेकआउट की नहीं)

रिटेल ग्राहक चेकआउट पर भुगतान करते हैं — क्रेडिट कार्ड, UPI, वॉलेट। किसी इनवॉइस की ज़रूरत नहीं।

B2B ग्राहकों को इनवॉइस की ज़रूरत होती है क्योंकि:

• उनका क्रय विभाग PO नंबर जारी करता है जो सभी इनवॉइस पर दिखने चाहिए
• उनका AP विभाग नेट शर्तों (30, 45, या 60 दिन) पर इनवॉइस प्रोसेस करता है
• उनकी कर टीम को हर इनवॉइस पर आपका व्यावसायिक कानूनी नाम और कर आईडी (GSTIN/PAN) चाहिए
• वे उन उत्पादों पर बिक्री कर नहीं देते जिन्हें वे फिर से बेचेंगे (जहाँ लागू हो, वैध छूट/पुनर्विक्रय दस्तावेज़ीकरण आवश्यक)
• उनकी वित्त टीम को लागत लेखांकन के लिए मदवार इकाई मूल्य निर्धारण चाहिए

अगर आपको थोक पूछताछ मिलती है और आप उचित इनवॉइस के बजाय एक Shopify ऑर्डर लिंक भेजते हैं, तो आप अक्सर शुरू होने से पहले ही खाता खो देंगे।

थोक खाता इनवॉइस

थोक ऑर्डर इनवॉइस — [Account Name] — [Date]:

खाता विवरण:

• ग्राहक: [Business name]
• खाता #: [####] (प्रत्येक थोक खाते को एक अद्वितीय आईडी सौंपें)
• बिलिंग पता: [Address]
• शिप-टू पता: [Address — बिलिंग से भिन्न हो सकता है]
• PO नंबर: [PO-####]
• कर/पुनर्विक्रय दस्तावेज़: फ़ाइल में | समाप्ति: [Date]

ऑर्डर आइटम (प्रत्येक पंक्ति):

• [Product name] — [SKU] | मात्रा: [N] | इकाई मूल्य: $[wholesale rate] | विस्तारित: $[total]
• [Product name] — [SKU] | मात्रा: [N] | इकाई मूल्य: $[wholesale rate] | विस्तारित: $[total]
• उप-योग: $[total]
• शिपिंग: $[amount]
• कर: लागू कर नियमों के अनुसार (GST, जहाँ लागू हो)
• ऑर्डर कुल: $[total]
• भुगतान शर्तें: [Net-30 / Net-15 / 50% जमा]
• बैंक ट्रांसफ़र / खाता विवरण: [शामिल]

कर/पुनर्विक्रय दस्तावेज़ नोट

प्रत्येक थोक इनवॉइस पर संबंधित कर स्थिति शामिल करें। अगर किसी नए खाते ने अभी तक अपने दस्तावेज़ नहीं दिए हैं, तो नोट करें: “प्रोसेसिंग से पहले वैध कर/पुनर्विक्रय दस्तावेज़ आवश्यक — [date] तक प्राप्त न होने पर लागू कर इनवॉइस में जोड़ा जाएगा।”

यह एक समय-सीमा बनाता है जो नए खातों को दस्तावेज़ जल्दी भेजने के लिए प्रेरित करता है।

थोक मूल्य निर्धारण स्तर

अधिकांश उत्पाद-आधारित व्यवसाय मात्रा के आधार पर स्तरीय थोक मूल्य निर्धारण का उपयोग करते हैं:

• रिटेल (डायरेक्ट-टू-कंज़्यूमर): पूर्ण मूल्य
• थोक (सत्यापित पुनर्विक्रेता, प्रति SKU न्यूनतम मात्रा): रिटेल से 40–50% कम
• वितरण (खरीद समूह या वितरक, बड़ा न्यूनतम ऑर्डर): रिटेल से 50–60% कम

InvoiceFlow में प्रत्येक स्तर के लिए एक अलग इनवॉइस टेम्पलेट बनाएँ। जब आप किसी नए खाते को शामिल करते हैं, तो उनके ऑर्डर न्यूनतम के आधार पर उनका स्तर सौंपें। टेम्पलेट सुनिश्चित करता है कि आप हमेशा सही मूल्य निर्धारण का उपयोग करें।

इनवॉइस पर न्यूनतम दस्तावेज़ करें: “थोक मूल्य निर्धारण प्रति SKU [N]+ इकाइयों के ऑर्डर पर लागू होता है। न्यूनतम से नीचे के मिश्रित ऑर्डर रिटेल मूल्य पर बिल किए जाते हैं।“

कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर इनवॉइस

कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर — छुट्टियों के उपहार, ग्राहक वेलकम पैकेज, कर्मचारी सराहना — एक बार के या मौसमी ऑर्डर होते हैं जिनमें जमा की आवश्यकता होती है।

कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर — [Company Name] — [Date]:

• ऑर्डर: [Holiday Client Gift Program / Employee Appreciation / Client Onboarding Kit]
• मात्रा: [N] गिफ़्ट सेट
• शिप तिथि: [अनुमानित तिथि]
• शिप-टू: [एक पता / कई पते — संलग्न सूची देखें]

कॉन्फ़िगरेशन (प्रति सेट):

• [Product 1] (प्रति सेट 1): इकाई लागत $[X] × [N] = $[total]

• [Product 2] (प्रति सेट 1): इकाई लागत $[X] × [N] = $[total]

• [Product 3] (प्रति सेट 1): इकाई लागत $[X] × [N] = $[total]

• कस्टम पैकेजिंग और ब्रांडेड तत्व: सेटअप शुल्क $[X] + $[Y]/इकाई × [N] = $[total]

• उत्पाद उप-योग: $[total]

• कस्टम पैकेजिंग कुल: $[total]

• शिपिंग और हैंडलिंग: $[total]

• ऑर्डर कुल: $[total]

• जमा (50%, ऑर्डर पुष्टि पर देय): $[deposit]

• शेष (शिपमेंट से पहले देय): $[balance]

• PO नंबर: [PO-####]

बहु-पता शिपिंग के लिए (जैसे, 80 अलग-अलग कर्मचारी घर के पतों पर भेजे गए कॉर्पोरेट उपहार):

• एक लाइन आइटम शामिल करें: “व्यक्तिगत पता शिपिंग — 80 पते × $[rate]/पता = $[total]”
• पता सूची को एक अलग दस्तावेज़ के रूप में संलग्न करें और इनवॉइस पर इसका संदर्भ दें

सब्सक्रिप्शन बॉक्स इनवॉइस

अगर आप सब्सक्रिप्शन बॉक्स बेचते हैं — मासिक या त्रैमासिक क्यूरेटेड शिपमेंट — तो InvoiceFlow की आवर्ती इनवॉइस सुविधा के ज़रिए बिल करें।

मासिक सब्सक्रिप्शन बॉक्स — [Subscriber Name] — [Month Year]:

• सब्सक्रिप्शन: [Box name] — [Standard / Premium / Deluxe]
• सामग्री: [विवरण — [N] आइटमों का क्यूरेटेड चयन]
• सब्सक्रिप्शन दर: $[amount]/माह
• इनवॉइस हर महीने की [N] तारीख को स्वतः तैयार और भेजा जाता है | इनवॉइस पर दिखाई गई भुगतान विधि से भुगतान करें
• छोड़ें या रद्द करें: [N] दिन की सूचना आवश्यक

कॉर्पोरेट सब्सक्रिप्शन कार्यक्रमों के लिए (एक कंपनी जो ग्राहकों या कर्मचारियों को मासिक बॉक्स भेजती है):

• कॉर्पोरेट दर: $[rate]/बॉक्स × [N] प्राप्तकर्ता = $[monthly total]
• PO नंबर: [PO-####] | नेट-15

खाता प्रकार के अनुसार नेट शर्तें

डिफ़ॉल्ट रूप से हर थोक खाते को नेट-30 देना प्राप्य जोखिम पैदा करता है। खाता परिपक्वता के अनुसार नेट शर्तें संरचित करें:

• नए थोक खाते (पहले 3 ऑर्डर): 50% जमा + शिपमेंट से पहले शेष
• स्थापित थोक खाते (3+ ऑर्डर, समय पर भुगतान इतिहास): नेट-15
• दीर्घकालिक खाते (12+ महीने, निरंतर): नेट-30
• वितरण/खरीद समूह खाते: हस्ताक्षरित वितरक समझौते के साथ नेट-45
• कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर: खाता इतिहास की परवाह किए बिना 50% जमा + शिपमेंट से पहले शेष
• रिटेल/DTC: तत्काल (चेकआउट भुगतान)

पहले-तीन-ऑर्डर नियम सबसे महत्वपूर्ण है। जब तक कोई खाता खुली शर्तों के लिए योग्य होता है, आपने सत्यापित कर लिया होता है कि वे भुगतान करते हैं। देर से भुगतान करने वाले पहले तीन ऑर्डरों में ही खुद को प्रकट कर देते हैं।

पुनर्विक्रय/कर छूट दस्तावेज़ प्रबंधन

प्रत्येक थोक खाता जो कर छूट का दावा करता है, उसे एक वैध दस्तावेज़ प्रदान करना होगा। आवश्यकताएँ:

1. पहले ऑर्डर से पहले एकत्र करें: दस्तावेज़ हाथ में लिए बिना थोक ऑर्डर प्रोसेस न करें
2. समाप्ति तिथियों को ट्रैक करें: ऐसे दस्तावेज़ समाप्त हो जाते हैं (आमतौर पर वार्षिक)। InvoiceFlow का Notes फ़ील्ड समाप्ति तिथि संग्रहीत कर सकता है; नवीनीकरण को 30 दिन पहले फ़्लैग करें
3. क्षेत्र-विशिष्ट आवश्यकताएँ: कर नियम क्षेत्राधिकार के अनुसार भिन्न होते हैं। अगर आप कई राज्यों में शिप करते हैं, तो एक राज्य में वैध दस्तावेज़ दूसरे में बिक्री को कवर नहीं कर सकता
4. सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें: कर ऑडिट उद्देश्यों के लिए प्रतियाँ कम से कम आवश्यक अवधि तक रखें

इनवॉइस पर: “कर/पुनर्विक्रय दस्तावेज़ फ़ाइल में — [दस्तावेज़ #####, क्षेत्र, समाप्ति तिथि]“

न्यूनतम ऑर्डर आवश्यकताओं को संभालना

थोक मूल्य निर्धारण में आमतौर पर न्यूनतम ऑर्डर मात्रा (MOQ) की आवश्यकता होती है। इसे हर इनवॉइस पर दस्तावेज़ करें:

• “थोक मूल्य निर्धारण MOQ पूरा करने वाले ऑर्डर पर लागू होता है: प्रति SKU [N] इकाइयाँ”
• “MOQ से नीचे के आइटम रिटेल मूल्य पर बिल किए जाते हैं: $[rate]”
• “मिश्रित ऑर्डर: थोक SKU थोक दर पर, गैर-योग्य SKU रिटेल दर पर”

जब कोई खाता अपने स्तर के न्यूनतम से नीचे ऑर्डर करता है, तो चुपचाप मूल्य बदलने के बजाय इनवॉइस पर मूल्य समायोजन दस्तावेज़ करें। यह तब विवादों को रोकता है जब खाते ऑर्डरों के बीच मूल्य निर्धारण अंतर देखते हैं।

ऑनलाइन स्टोर B2B बिलिंग के लिए InvoiceFlow का उपयोग

स्तर के अनुसार अलग टेम्पलेट: रिटेल, थोक और वितरण मूल्य निर्धारण के लिए अलग टेम्पलेट बनाएँ। प्रत्येक टेम्पलेट में स्तर के लिए सही इकाई मूल्य, नेट शर्तें और कर छूट नोट पहले से लोड होते हैं।

PO फ़ील्ड: किसी भी B2B खाते को इनवॉइस भेजने से पहले हमेशा PO नंबर की पुष्टि करें। कई कॉर्पोरेट AP विभाग वैध PO के बिना इनवॉइस प्रोसेस नहीं कर सकते।

जमा ट्रैकिंग: कॉर्पोरेट गिफ़्ट ऑर्डर के लिए, InvoiceFlow 50% जमा रिकॉर्ड करता है और सही शेष राशि के साथ शेष इनवॉइस तैयार करता है। दोनों इनवॉइस एक ही PO नंबर का संदर्भ देते हैं।

कर/पुनर्विक्रय दस्तावेज़ नोट: प्रत्येक थोक खाते के लिए दस्तावेज़ संख्या और समाप्ति तिथि दस्तावेज़ करने के लिए Notes फ़ील्ड का उपयोग करें। हर तिमाही समाप्त होने वाले दस्तावेज़ों की समीक्षा करें।

आवर्ती सब्सक्रिप्शन इनवॉइस: B2B सब्सक्रिप्शन कार्यक्रमों के लिए InvoiceFlow में मासिक या त्रैमासिक सब्सक्रिप्शन बिलिंग सेट करें। इनवॉइस बिलिंग तिथि पर स्वतः तैयार और भेजा जाता है; खरीदार उस पर दिखाई गई भुगतान विधि से भुगतान करता है।

InvoiceFlow डाउनलोड करें। स्तर मूल्य निर्धारण, PO फ़ील्ड और पुनर्विक्रय दस्तावेज़ नोट के साथ अपना थोक इनवॉइस टेम्पलेट बनाएँ। 50% जमा संरचना के साथ अपना कॉर्पोरेट गिफ़्ट टेम्पलेट बनाएँ। वह थोक खाता जो त्रैमासिक ऑर्डर देता है, एक महीने की रिटेल चेकआउट बिक्री से अधिक मूल्यवान है — और यह एक पेशेवर इनवॉइस से शुरू होता है।

InvoiceFlow छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए बनाया गया एक मुफ़्त Android इनवॉइसिंग ऐप है। पेशेवर B2B इनवॉइस भेजें, थोक मूल्य निर्धारण स्तर प्रबंधित करें, पुनर्विक्रय/कर दस्तावेज़ ट्रैक करें, और कॉर्पोरेट गिफ़्ट जमा संभालें — सब कुछ अपने फ़ोन से।