InvoiceFlow för ägare av nätbutiker: Den kompletta faktureringsguiden

Fakturering för grossistkonton, företagsgåvor, B2B-nettovillkor och prenumerationsfakturering

Ägare av nätbutiker som går över till B2B — grossist till återförsäljare, hotell och företagskunder — behöver ett faktureringsverktyg som fungerar utanför konsumentkassan. Shopify och andra plattformar hanterar detaljhandelsbetalningar. De hanterar inte grossistfakturering baserad på inköpsorder, spårning av intyg för återförsäljning, nettovillkor i flera nivåer eller handpenningsstrukturer för företagsgåvor. InvoiceFlow fyller denna lucka: ett dedikerat faktureringslager för B2B-delen av din verksamhet.

När du behöver en faktura (inte en kassa)

Detaljhandelskunder betalar i kassan — kreditkort, Apple Pay, PayPal. Ingen faktura behövs.

B2B-kunder behöver en faktura eftersom:

Deras inköpsavdelning utfärdar inköpsordernummer som måste finnas på alla fakturor
Deras leverantörsreskontra behandlar fakturor med nettovillkor (30, 45 eller 60 dagar)
Deras skatteavdelning kräver ditt juridiska företagsnamn och organisationsnummer på varje faktura
De betalar inte moms på produkter som de ska sälja vidare (intyg för återförsäljning krävs)
Deras ekonomiavdelning behöver specificerade styckpriser för kostnadsredovisning

Om du får en grossistförfrågan och skickar en Shopify-orderlänk istället för en riktig faktura förlorar du ofta kontot innan det ens börjat.

Fakturor för grossistkonton

Invoice Flow app fakturaredigerare för en nätbutik — muggset och skålar i stengods till grossistpris per enhet med rabatt, fakturerat i EUR med PO och incoterms — Enheter, grossistpris, PO och incoterms — en exportorder plattformen aldrig kunde generera.

Grossistorderfaktura — [Kontonamn] — [Datum]:

Kontouppgifter:

Kund: [Företagsnamn]
Kontonr: [####] (tilldela varje grossistkonto ett unikt ID)
Faktureringsadress: [Adress]
Leveransadress: [Adress — kan skilja sig från faktureringsadressen]
Inköpsordernr: [PO-####]
Intyg för återförsäljning: Registrerat | Utgångsdatum: [Datum]

Orderrader (varje rad):

[Produktnamn] — [SKU] | Antal: [N] | Styckpris: [grossistpris] kr | Summa: [totalt] kr
[Produktnamn] — [SKU] | Antal: [N] | Styckpris: [grossistpris] kr | Summa: [totalt] kr
Delsumma: [totalt] kr
Frakt: [belopp] kr
Moms: 0,00 kr (intyg för återförsäljning registrerat — se intyg nr [####])
Ordertotal: [totalt] kr
Betalningsvillkor: [30 dagar netto / 15 dagar netto / 50 % handpenning]
Uppgifter för banköverföring: [Inkluderat]

Anmärkning om intyg för återförsäljning

Ange status för intyget för återförsäljning på varje grossistfaktura. Om ett nytt konto ännu inte lämnat sitt intyg, notera: “Intyg för återförsäljning krävs innan behandling — moms på [belopp] kr läggs till på fakturan om det inte mottagits senast [datum].”

Detta skapar en deadline som får nya konton att skicka in intyget snabbt.

Prissättningsnivåer för grossist

De flesta produktbaserade verksamheter använder nivåindelad grossistprissättning baserad på volym:

Detaljhandel (direkt till konsument): Fullt pris
Grossist (verifierad återförsäljare, minsta antal per SKU): 40–50 % rabatt på detaljpriset
Distribution (inköpsgrupp eller distributör, stor minsta order): 50–60 % rabatt på detaljpriset

Skapa en separat fakturamall för varje nivå i InvoiceFlow. När du tar in ett nytt konto tilldelar du deras nivå baserat på deras orderminimum. Mallen säkerställer att du alltid använder rätt prissättning.

Dokumentera minimikrav på fakturan: “Grossistpris gäller för order på [N]+ enheter per SKU. Blandade order under minimikravet faktureras till detaljpris.”

Fakturor för företagsgåvor

Invoice Flow app kundlista för en webbutik — en tysk grossistköpare i EUR, en kanadensisk återförsäljare i CAD och en amerikansk boutique i USD — Berlin i euro, Toronto i kanadensiska dollar, hemboutiquen i USD — varje köpare fakturerad som en lokal.

Företagsgåvor — julklappar, välkomstpaket till kunder, uppskattning till anställda — är engångs- eller säsongsorder som kräver handpenning.

Företagsgåvoorder — [Företagsnamn] — [Datum]:

Order: [Julgåvoprogram för kunder / Uppskattning till anställda / Välkomstkit för nya kunder]
Antal: [N] gåvoset
Leveransdatum: [Beräknat datum]
Leverans till: [En adress / flera adresser — se bifogad lista]

Konfiguration (per set):

[Produkt 1] (1 per set): styckkostnad [X] kr × [N] = [totalt] kr
[Produkt 2] (1 per set): styckkostnad [X] kr × [N] = [totalt] kr
[Produkt 3] (1 per set): styckkostnad [X] kr × [N] = [totalt] kr
Anpassad förpackning och profilerade element: uppsättningsavgift [X] kr + [Y] kr/enhet × [N] = [totalt] kr
Delsumma produkter: [totalt] kr
Total anpassad förpackning: [totalt] kr
Frakt och hantering: [totalt] kr
Ordertotal: [totalt] kr
Handpenning (50 %, förfaller vid orderbekräftelse): [handpenning] kr
Slutbetalning (förfaller före leverans): [återstående] kr
Inköpsordernr: [PO-####]

För leverans till flera adresser (t.ex. företagsgåvor som skickas till 80 olika anställdas hemadresser):

Lägg till en rad: “Leverans till enskilda adresser — 80 adresser × [pris] kr/adress = [totalt] kr”
Bifoga adresslistan som ett separat dokument och hänvisa till den på fakturan

Fakturor för prenumerationsboxar

Om du säljer prenumerationsboxar — månatliga eller kvartalsvisa utvalda leveranser — fakturera via InvoiceFlows funktion för återkommande fakturor.

Månadsprenumerationsbox — [Prenumerantens namn] — [Månad År]:

Prenumeration: [Boxnamn] — [Standard / Premium / Deluxe]
Innehåll: [Beskrivning — utvalt urval av [N] varor]
Prenumerationspris: [belopp] kr/månad
Fakturan genereras och skickas automatiskt den [N]:e varje månad | Betala via den betalningsmetod som anges på fakturan
Pausa eller avboka: [N] dagars varsel krävs

För företagsprenumerationsprogram (ett företag som skickar månatliga boxar till kunder eller anställda):

Företagspris: [pris] kr/box × [N] mottagare = [månadstotal] kr
Inköpsordernr: [PO-####] | 15 dagar netto

Nettovillkor efter kontotyp

Att som standard erbjuda 30 dagar netto till varje grossistkonto skapar risk i kundfordringarna. Strukturera nettovillkoren efter kontots mognad:

Nya grossistkonton (första 3 orderna): 50 % handpenning + slutbetalning före leverans
Etablerade grossistkonton (3+ order, historik av betalning i tid): 15 dagar netto
Långsiktiga konton (12+ månader, konsekventa): 30 dagar netto
Distributions-/inköpsgruppskonton: 45 dagar netto med undertecknat distributörsavtal
Företagsgåvoorder: 50 % handpenning + slutbetalning före leverans oavsett konthistorik
Detaljhandel/direkt till konsument: Omedelbart (betalning i kassan)

Regeln om de första tre orderna är den viktigaste. När ett konto kvalificerar sig för öppna villkor har du redan verifierat att de betalar. Sena betalare avslöjar sig själva under de första tre orderna.

Hantera intyg för återförsäljning

Analys i Invoice Flow app för en onlinebutik — intäkter hittills i år över grossist, detaljhandel och specialorder med en månatlig trend — Varje kanal summerad till en trend — bilden som ingen enskild plattformspanel visar.

Varje grossistkonto som gör anspråk på momsbefrielse måste lämna ett giltigt intyg för återförsäljning. Krav:

Samla in före första ordern: Behandla inte en grossistorder utan intyget i handen
Spåra utgångsdatum: Intyg för återförsäljning löper ut (vanligtvis årligen). InvoiceFlows anteckningsfält kan lagra utgångsdatumet; flagga förnyelse 30 dagar i förväg
Regionsspecifika krav: Reglerna kan variera. Om du levererar till flera länder kan ett intyg som gäller i ett land inte täcka försäljning i ett annat
Förvara säkert: Behåll kopior i minst så länge som Skatteverkets regler för bokföring kräver, för skatterevision

På fakturan: “Intyg för återförsäljning registrerat — [Intyg nr #####, Region, Utgångsdatum]“

Hantera minsta orderkvantiteter

Grossistprissättning kräver vanligtvis minsta orderkvantiteter (MOQ). Dokumentera detta på varje faktura:

“Grossistpris gäller för order som uppfyller MOQ: [N] enheter per SKU”
“Varor under MOQ faktureras till detaljpris: [pris] kr”
“Blandade order: grossist-SKU:er till grossistpris, icke-kvalificerande SKU:er till detaljpris”

När ett konto beställer under sina nivåminimum, dokumentera prisjusteringen på fakturan istället för att tyst ändra priset. Detta förhindrar tvister när konton märker prisskillnader mellan order.

Använda InvoiceFlow för B2B-fakturering i nätbutiken

Separata mallar per nivå: Bygg distinkta mallar för detaljhandels-, grossist- och distributionsprissättning. Varje mall har rätt styckpriser, nettovillkor och anteckningar om momsbefrielse förinställda för nivån.

Fält för inköpsorder: Bekräfta alltid inköpsordernumret innan du skickar en faktura till ett B2B-konto. Många leverantörsreskontror kan inte behandla fakturor utan en giltig inköpsorder.

Spårning av handpenning: För företagsgåvoorder registrerar InvoiceFlow handpenningen på 50 % och genererar slutfakturan med rätt återstående belopp. Båda fakturorna hänvisar till samma inköpsordernummer.

Anteckningar om intyg för återförsäljning: Använd anteckningsfältet för att dokumentera intygsnummer och utgångsdatum för varje grossistkonto. Granska utgående intyg varje kvartal.

Återkommande prenumerationsfakturor: Ställ in månatlig eller kvartalsvis prenumerationsfakturering i InvoiceFlow för B2B-prenumerationsprogram. Fakturan genereras och skickas automatiskt på faktureringsdatumet; köparen betalar via den betalningsmetod som anges på den.

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg din grossistfakturamall med nivåprissättning, inköpsorderfält och anteckning om intyg för återförsäljning. Bygg din företagsgåvomall med handpenningsstrukturen på 50 %. Grossistkontot som beställer varje kvartal är värt mer än en månads detaljhandelsförsäljning — och det börjar med en professionell faktura.

InvoiceFlow är en gratis Android-faktureringsapp byggd för småföretagare. Skicka professionella B2B-fakturor, hantera grossistprisnivåer, spåra intyg för återförsäljning och hantera handpenningar för företagsgåvor — allt från din telefon.