InvoiceFlow for nettbutikkeiere: Den komplette faktureringsguiden

Fakturering for grossistkontoer, bedriftsgaveordrer, B2B-nettovilkår og abonnementsfakturering

Nettbutikkeiere som beveger seg inn i B2B — grossist til forhandlere, hoteller og bedriftskjøpere — trenger et faktureringsverktøy som opererer utenfor forbrukerutsjekksflyten. Shopify og andre plattformer håndterer utsalgsbetalinger. De håndterer ikke grossistfakturering basert på innkjøpsordre, sporing av videresalgsdokumentasjon, flertrinns nettovilkår eller depositumsstrukturer for bedriftsgaver. InvoiceFlow fyller dette gapet: et dedikert faktureringslag for B2B-siden av bedriften din.

Når du trenger en faktura (ikke en utsjekk)

Utsalgskunder betaler ved utsjekk — kredittkort, Apple Pay, PayPal. Ingen faktura nødvendig.

B2B-kunder trenger en faktura fordi:

• Innkjøpsavdelingen deres utsteder innkjøpsordrenumre som må stå på alle fakturaer
• Regnskapsavdelingen deres behandler fakturaer på nettovilkår (30, 45 eller 60 dager)
• Skatteteamet deres krever bedriftens juridiske navn og organisasjonsnummer på hver faktura
• De betaler ikke omsetningsavgift på produkter de skal videreselge (videresalgsdokumentasjon kreves)
• Økonomiteamet deres trenger spesifisert enhetspris for kostnadsregnskap

Hvis du mottar en grossisthenvendelse og sender en Shopify-ordrelenke i stedet for en ordentlig faktura, mister du ofte kontoen før den starter.

Grossistkontofakturaer

Grossistordrefaktura — [Kontonavn] — [Dato]:

Kontodetaljer:

• Kunde: [Firmanavn]
• Kontonr.: [####] (tildel en unik ID til hver grossistkonto)
• Fakturaadresse: [Adresse]
• Leveringsadresse: [Adresse — kan avvike fra fakturaadresse]
• Innkjøpsordrenummer: [PO-####]
• Videresalgsdokumentasjon: På fil | Utløper: [Dato]

Ordrevarer (hver linje):

• [Produktnavn] — [SKU] | Antall: [N] | Enhetspris: [grossistpris] dollar | Sum: [total] dollar
• [Produktnavn] — [SKU] | Antall: [N] | Enhetspris: [grossistpris] dollar | Sum: [total] dollar
• Delsum: [total] dollar
• Frakt: [beløp] dollar
• Avgift: 0,00 dollar (videresalgsdokumentasjon på fil — se dokumentasjon nr. [####])
• Ordretotal: [total] dollar
• Betalingsvilkår: [Netto 30 / Netto 15 / 50 % depositum]
• Bankoverførings-/kontodetaljer: [Inkludert]

Notat om videresalgsdokumentasjon

Ta med statusen på videresalgsdokumentasjonen på hver grossistfaktura. Hvis en ny konto ennå ikke har levert dokumentasjonen sin, noter: «Videresalgsdokumentasjon kreves før behandling — omsetningsavgift på [beløp] legges til fakturaen hvis den ikke mottas innen [dato].»

Dette skaper en frist som oppfordrer nye kontoer til å sende dokumentasjonen raskt.

Grossistprisnivåer

De fleste produktbaserte bedrifter bruker trinnvise grossistpriser basert på volum:

• Utsalg (direkte til forbruker): Full pris
• Grossist (verifisert forhandler, minimumsantall per SKU): 40–50 % avslag fra utsalg
• Distribusjon (innkjøpsgruppe eller distributør, stor minimumsordre): 50–60 % avslag fra utsalg

Bygg en egen fakturamal for hvert nivå i InvoiceFlow. Når du tar inn en ny konto, tildel nivået deres basert på ordreminimumene deres. Malen sikrer at du alltid bruker riktig pris.

Dokumenter minimumene på fakturaen: «Grossistpriser gjelder for bestillinger på [N]+ enheter per SKU. Blandede ordrer under minimum faktureres til utsalgspris.»

Bedriftsgaveordrefakturaer

Bedriftsgaveordrer — julegaver, velkomstpakker til kunder, påskjønnelse av ansatte — er engangs- eller sesongbestillinger som krever et depositum.

Bedriftsgaveordre — [Firmanavn] — [Dato]:

• Ordre: [Julegaveprogram for kunder / påskjønnelse av ansatte / velkomstkit for kunder]
• Antall: [N] gavesett
• Forsendelsesdato: [Estimert dato]
• Leveres til: [Én adresse / flere adresser — se vedlagt liste]

Konfigurasjon (per sett):

• [Produkt 1] (1 per sett): enhetskost [X] dollar × [N] = [total] dollar

• [Produkt 2] (1 per sett): enhetskost [X] dollar × [N] = [total] dollar

• [Produkt 3] (1 per sett): enhetskost [X] dollar × [N] = [total] dollar

• Egendefinert innpakning og merkede elementer: oppsettgebyr [X] dollar + [Y] dollar/enhet × [N] = [total] dollar

• Produktdelsum: [total] dollar

• Egendefinert innpakning totalt: [total] dollar

• Frakt og håndtering: [total] dollar

• Ordretotal: [total] dollar

• Depositum (50 %, forfaller ved ordrebekreftelse): [depositum] dollar

• Restbeløp (forfaller før forsendelse): [restbeløp] dollar

• Innkjøpsordrenummer: [PO-####]

For forsendelse til flere adresser (f.eks. bedriftsgaver sendt til 80 ulike hjemmeadresser til ansatte):

• Legg til en varelinje: «Forsendelse til individuelle adresser — 80 adresser × [pris] dollar/adresse = [total] dollar»
• Legg ved adresselisten som et separat dokument og referer til den på fakturaen

Abonnementsboksfakturaer

Hvis du selger abonnementsbokser — månedlige eller kvartalsvise kuraterte forsendelser — fakturer du gjennom InvoiceFlows funksjon for gjentakende fakturaer.

Månedlig abonnementsboks — [Abonnentnavn] — [Måned år]:

• Abonnement: [Boksnavn] — [Standard / Premium / Deluxe]
• Innhold: [Beskrivelse — kuratert utvalg av [N] varer]
• Abonnementspris: [beløp] dollar/måned
• Faktura genereres og sendes automatisk den [N]. hver måned | Betal via betalingslenken/-metoden vist på fakturaen
• Hopp over eller avslutt: [N] dagers varsel kreves

For bedriftsabonnementsprogrammer (en bedrift som sender månedlige bokser til kunder eller ansatte):

• Bedriftspris: [pris] dollar/boks × [N] mottakere = [månedlig total] dollar
• Innkjøpsordrenummer: [PO-####] | Netto 15

Nettovilkår per kontotype

Å innvilge netto 30 til alle grossistkontoer som standard skaper fordringsrisiko. Struktrer nettovilkår etter kontoens modenhet:

• Nye grossistkontoer (første 3 bestillinger): 50 % depositum + restbeløp før forsendelse
• Etablerte grossistkontoer (3+ bestillinger, betalingshistorikk i tide): Netto 15
• Langvarige kontoer (12+ måneder, konsekvent): Netto 30
• Distribusjons-/innkjøpsgruppekontoer: Netto 45 med signert distributøravtale
• Bedriftsgaveordrer: 50 % depositum + restbeløp før forsendelse uavhengig av kontohistorikk
• Utsalg/direkte til forbruker: Umiddelbart (utsjekksbetaling)

Regelen om de første tre bestillingene er den viktigste. Innen en konto kvalifiserer for åpne vilkår, har du bekreftet at de betaler. Sene betalere avslører seg selv i de tre første bestillingene.

Håndtering av videresalgsdokumentasjon

Hver grossistkonto som hevder avgiftsfritak, må levere gyldig videresalgsdokumentasjon. Krav:

1. Innhent før første bestilling: Ikke behandle en grossistordre uten dokumentasjonen i hånd
2. Spor utløpsdatoer: Videresalgsdokumentasjon utløper (typisk årlig). InvoiceFlows notatfelt kan lagre utløpsdatoen; flagg fornyelse 30 dager i forveien
3. Regionsspesifikke krav: Dokumentasjonen utstedes regionalt. Hvis du sender til flere regioner, dekker ikke nødvendigvis dokumentasjon som er gyldig i én region, salg i en annen
4. Oppbevar sikkert: Ta vare på kopier i minst så lenge regnskapsreglene krever, for skatterevisjonsformål

På fakturaen: «Videresalgsdokumentasjon på fil — [Dok. nr. #####, region, utløpsdato]»

Håndtering av minimumsordrekrav

Grossistpriser krever typisk minimumsordremengder (MOQ). Dokumenter dette på hver faktura:

• «Grossistpriser gjelder for bestillinger som oppfyller MOQ: [N] enheter per SKU»
• «Varer under MOQ faktureres til utsalgspris: [pris] dollar»
• «Blandede ordrer: grossist-SKU-er til grossistpris, ikke-kvalifiserende SKU-er til utsalgspris»

Når en konto bestiller under nivåminimumene sine, dokumenter prisjusteringen på fakturaen i stedet for å endre prisen stille. Dette forhindrer tvister når kontoer legger merke til prisforskjeller mellom bestillinger.

Å bruke InvoiceFlow for B2B-fakturering i nettbutikk

Separate maler per nivå: Bygg egne maler for utsalgs-, grossist- og distribusjonspriser. Hver mal har riktige enhetspriser, nettovilkår og avgiftsfritaksnotater forhåndsinnlastet for nivået.

Innkjøpsordrefelt: Bekreft alltid innkjøpsordrenummeret før du sender en faktura til en B2B-konto. Mange bedrifters regnskapsavdelinger kan ikke behandle fakturaer uten et gyldig innkjøpsordrenummer.

Depositumssporing: For bedriftsgaveordrer registrerer InvoiceFlow depositumet på 50 % og genererer restfakturaen med korrekt gjenstående beløp. Begge fakturaene refererer til samme innkjøpsordrenummer.

Notater om videresalgsdokumentasjon: Bruk notatfeltet til å dokumentere dokumentasjonsnummer og utløpsdato for hver grossistkonto. Gjennomgå utløpende dokumentasjon hvert kvartal.

Gjentakende abonnementsfakturaer: Sett opp månedlig eller kvartalsvis abonnementsfakturering i InvoiceFlow for B2B-abonnementsprogrammer. Fakturaen genereres og sendes automatisk på faktureringsdatoen; kjøperen betaler via betalingsmetoden vist på den.

Last ned InvoiceFlow. Bygg grossistfakturamalen med nivåpriser, innkjøpsordrefelt og notat om videresalgsdokumentasjon. Bygg bedriftsgavemalen med depositumsstrukturen på 50 %. Grossistkontoen som bestiller kvartalsvis, er verdt mer enn en måned med utsalgsutsjekk — og det starter med en profesjonell faktura.

InvoiceFlow er en gratis Android-faktureringsapp bygget for småbedriftseiere. Send profesjonelle B2B-fakturaer, håndter grossistprisnivåer, spor videresalgsdokumentasjon og håndter bedriftsgavedepositum — alt fra telefonen din.