InvoiceFlow untuk Pemilik Toko Online: Panduan Penagihan Lengkap

Penagihan untuk akun grosir, pesanan hadiah korporat, syarat net B2B, dan penagihan langganan

Pemilik toko online yang beralih ke B2B — grosir ke peritel, hotel, dan pembeli korporat — membutuhkan alat penagihan yang beroperasi di luar alur checkout konsumen. Shopify dan platform lain menangani pembayaran ritel. Mereka tidak menangani faktur grosir berbasis PO, pelacakan sertifikat penjualan kembali, syarat net berjenjang, atau struktur uang muka untuk hadiah korporat. InvoiceFlow mengisi celah ini: lapisan faktur khusus untuk sisi B2B bisnis Anda.

Kapan Anda Membutuhkan Faktur (Bukan Checkout)

Pelanggan ritel membayar saat checkout — kartu kredit, dompet digital, transfer. Tidak perlu faktur.

Pelanggan B2B membutuhkan faktur karena:

Departemen pembelian mereka menerbitkan nomor PO yang harus muncul di semua faktur
Departemen utang usaha (AP) mereka memproses faktur dengan syarat net (30, 45, atau 60 hari)
Tim pajak mereka membutuhkan nama badan hukum dan NPWP Anda pada setiap faktur
Mereka tidak membayar pajak atas produk yang akan mereka jual kembali (sertifikat penjualan kembali diperlukan)
Tim keuangan mereka membutuhkan rincian harga satuan untuk akuntansi biaya

Jika Anda menerima permintaan grosir dan mengirim tautan pesanan Shopify alih-alih faktur yang benar, Anda sering kali kehilangan akun itu bahkan sebelum dimulai.

Faktur Akun Grosir

Editor faktur Invoice Flow app milik toko online — set mug dan mangkuk stoneware dengan harga satuan grosir plus diskon, ditagih dalam EUR dengan PO dan incoterms — Satuan, harga grosir, PO dan incoterms — pesanan ekspor yang tak pernah bisa dibuat platform.

Faktur Pesanan Grosir — [Nama Akun] — [Tanggal]:

Detail Akun:

Pelanggan: [Nama bisnis]
No. Akun: [####] (berikan ID unik untuk setiap akun grosir)
Alamat penagihan: [Alamat]
Alamat pengiriman: [Alamat — bisa berbeda dari alamat penagihan]
Nomor PO: [PO-####]
Sertifikat penjualan kembali: Terarsip | Kedaluwarsa: [Tanggal]

Item Pesanan (setiap baris):

[Nama produk] — [SKU] | Jumlah: [N] | Harga satuan: Rp[tarif grosir] | Total baris: Rp[total]
[Nama produk] — [SKU] | Jumlah: [N] | Harga satuan: Rp[tarif grosir] | Total baris: Rp[total]
Subtotal: Rp[total]
Pengiriman: Rp[jumlah]
Pajak: Rp0 (sertifikat penjualan kembali terarsip — lihat sertifikat #[####])
Total pesanan: Rp[total]
Syarat Pembayaran: [Net-30 / Net-15 / uang muka 50%]
Detail transfer bank: [Disertakan]

Catatan Sertifikat Penjualan Kembali

Cantumkan status sertifikat penjualan kembali pada setiap faktur grosir. Jika akun baru belum menyerahkan sertifikat, tambahkan catatan: “Sertifikat penjualan kembali diperlukan sebelum pemrosesan — pajak sebesar Rp[jumlah] akan ditambahkan ke faktur jika tidak diterima sebelum [tanggal].”

Ini menciptakan tenggat yang mendorong akun baru untuk segera mengirim sertifikat.

Jenjang Harga Grosir

Sebagian besar bisnis berbasis produk menggunakan harga grosir berjenjang berdasarkan volume:

Ritel (langsung ke konsumen): Harga penuh
Grosir (reseller terverifikasi, jumlah minimum per SKU): diskon 40–50% dari harga ritel
Distribusi (kelompok pembeli atau distributor, pesanan minimum besar): diskon 50–60% dari harga ritel

Bangun template faktur terpisah untuk setiap jenjang di InvoiceFlow. Ketika Anda menerima akun baru, tetapkan jenjangnya berdasarkan pesanan minimum mereka. Template memastikan Anda selalu menggunakan harga yang tepat.

Dokumentasikan minimum pada faktur: “Harga grosir berlaku untuk pesanan [N]+ unit per SKU. Pesanan campuran di bawah minimum ditagih dengan harga ritel.”

Faktur Pesanan Hadiah Korporat

Daftar klien Invoice Flow app milik toko online — pembeli grosir Jerman dalam EUR, peritel Kanada dalam CAD, dan butik AS dalam USD — Berlin dalam euro, Toronto dalam dolar Kanada, butik lokal dalam USD — setiap pembeli ditagih layaknya lokal.

Pesanan hadiah korporat — hadiah hari raya, paket sambutan klien, apresiasi karyawan — merupakan pesanan sekali waktu atau musiman yang memerlukan uang muka.

Pesanan Hadiah Korporat — [Nama Perusahaan] — [Tanggal]:

Pesanan: [Program Hadiah Klien Hari Raya / Apresiasi Karyawan / Kit Onboarding Klien]
Jumlah: [N] set hadiah
Tanggal kirim: [Perkiraan tanggal]
Kirim ke: [Satu alamat / beberapa alamat — lihat daftar terlampir]

Konfigurasi (per set):

[Produk 1] (1 per set): biaya satuan Rp[X] × [N] = Rp[total]
[Produk 2] (1 per set): biaya satuan Rp[X] × [N] = Rp[total]
[Produk 3] (1 per set): biaya satuan Rp[X] × [N] = Rp[total]
Kemasan custom dan elemen bermerek: biaya setup Rp[X] + Rp[Y]/unit × [N] = Rp[total]
Subtotal produk: Rp[total]
Total kemasan custom: Rp[total]
Pengiriman dan penanganan: Rp[total]
Total pesanan: Rp[total]
Uang muka (50%, jatuh tempo saat konfirmasi pesanan): Rp[uang muka]
Sisa (jatuh tempo sebelum pengiriman): Rp[sisa]
Nomor PO: [PO-####]

Untuk pengiriman ke banyak alamat (mis. hadiah korporat dikirim ke 80 alamat rumah karyawan berbeda):

Sertakan item baris: “Pengiriman per alamat individu — 80 alamat × Rp[tarif]/alamat = Rp[total]”
Lampirkan daftar alamat sebagai dokumen terpisah dan rujuk pada faktur

Faktur Kotak Langganan

Jika Anda menjual kotak langganan — kiriman kurasi bulanan atau triwulanan — tagih melalui fitur faktur berulang InvoiceFlow.

Kotak Langganan Bulanan — [Nama Pelanggan] — [Bulan Tahun]:

Langganan: [Nama kotak] — [Standar / Premium / Deluxe]
Isi: [Deskripsi — pilihan kurasi berisi [N] item]
Tarif langganan: Rp[jumlah]/bulan
Faktur dibuat otomatis dan dikirim pada tanggal [N] setiap bulan | Bayar melalui metode/tautan pembayaran yang tertera pada faktur
Lewati atau batalkan: perlu pemberitahuan [N] hari sebelumnya

Untuk program langganan korporat (perusahaan mengirim kotak bulanan ke klien atau karyawan):

Tarif korporat: Rp[tarif]/kotak × [N] penerima = Rp[total bulanan]
Nomor PO: [PO-####] | Net-15

Syarat Net Berdasarkan Jenis Akun

Memberikan net-30 secara default ke setiap akun grosir menciptakan risiko piutang. Susun syarat net berdasarkan kematangan akun:

Akun grosir baru (3 pesanan pertama): uang muka 50% + sisa sebelum pengiriman
Akun grosir mapan (3+ pesanan, riwayat pembayaran tepat waktu): Net-15
Akun jangka panjang (12+ bulan, konsisten): Net-30
Akun distribusi/kelompok pembeli: Net-45 dengan perjanjian distributor yang ditandatangani
Pesanan hadiah korporat: uang muka 50% + sisa sebelum pengiriman tanpa memandang riwayat akun
Ritel/langsung ke konsumen: Segera (pembayaran saat checkout)

Aturan tiga pesanan pertama adalah yang terpenting. Pada saat sebuah akun memenuhi syarat untuk syarat terbuka, Anda telah memverifikasi bahwa mereka membayar. Pembayar terlambat menunjukkan dirinya dalam tiga pesanan pertama.

Mengelola Sertifikat Penjualan Kembali

Analitik Invoice Flow app milik toko online — pendapatan sejak awal tahun di seluruh pesanan grosir, ritel, dan custom dengan tren bulanan — Setiap kanal dijumlahkan menjadi satu tren — gambaran yang tak ditampilkan dasbor platform mana pun.

Setiap akun grosir yang mengklaim pembebasan pajak harus menyerahkan sertifikat penjualan kembali yang sah. Persyaratan:

Kumpulkan sebelum pesanan pertama: Jangan proses pesanan grosir tanpa sertifikat di tangan
Lacak tanggal kedaluwarsa: Sertifikat penjualan kembali kedaluwarsa (biasanya tahunan). Kolom Catatan di InvoiceFlow bisa menyimpan tanggal kedaluwarsa; tandai perpanjangan 30 hari sebelumnya
Persyaratan spesifik wilayah: Sertifikat diterbitkan oleh otoritas terkait. Jika Anda mengirim ke berbagai wilayah, sertifikat yang berlaku di satu wilayah mungkin tidak mencakup penjualan di wilayah lain
Simpan dengan aman: Simpan salinan setidaknya 4 tahun untuk keperluan audit pajak

Pada faktur: “Sertifikat penjualan kembali terarsip — [Sertifikat #####, Wilayah, Tanggal kedaluwarsa]“

Menangani Persyaratan Pesanan Minimum

Harga grosir biasanya memerlukan jumlah pesanan minimum (MOQ). Dokumentasikan ini pada setiap faktur:

“Harga grosir berlaku untuk pesanan yang memenuhi MOQ: [N] unit per SKU”
“Item di bawah MOQ ditagih dengan harga ritel: Rp[tarif]”
“Pesanan campuran: SKU grosir dengan tarif grosir, SKU yang tidak memenuhi syarat dengan tarif ritel”

Ketika sebuah akun memesan di bawah minimum jenjang mereka, dokumentasikan penyesuaian harga pada faktur alih-alih diam-diam mengubah harga. Ini mencegah perselisihan ketika akun memperhatikan perbedaan harga antar pesanan.

Menggunakan InvoiceFlow untuk Penagihan B2B Toko Online

Template terpisah per jenjang: Bangun template berbeda untuk harga ritel, grosir, dan distribusi. Setiap template memiliki harga satuan, syarat net, dan catatan pembebasan pajak yang tepat, telah dimuat sebelumnya untuk jenjang tersebut.

Kolom PO: Selalu konfirmasi nomor PO sebelum mengirim faktur apa pun ke akun B2B. Banyak departemen AP korporat tidak bisa memproses faktur tanpa PO yang sah.

Pelacakan uang muka: Untuk pesanan hadiah korporat, InvoiceFlow mencatat uang muka 50% dan membuat faktur pelunasan dengan jumlah sisa yang benar. Kedua faktur merujuk nomor PO yang sama.

Catatan sertifikat penjualan kembali: Gunakan kolom Catatan untuk mendokumentasikan nomor sertifikat dan tanggal kedaluwarsa setiap akun grosir. Tinjau sertifikat yang akan kedaluwarsa setiap triwulan.

Faktur langganan berulang: Siapkan penagihan langganan bulanan atau triwulanan di InvoiceFlow untuk program langganan B2B. Faktur dibuat otomatis dan dikirim pada tanggal penagihan; pembeli membayar melalui metode pembayaran yang tertera padanya.

Unduh InvoiceFlow. Bangun template faktur grosir dengan harga berjenjang, kolom PO, dan catatan sertifikat penjualan kembali. Bangun template hadiah korporat dengan struktur uang muka 50%. Akun grosir yang memesan setiap triwulan lebih bernilai daripada satu bulan penjualan checkout ritel — dan itu dimulai dengan faktur profesional.

InvoiceFlow adalah aplikasi faktur Android gratis yang dibuat untuk pemilik usaha kecil. Kirim faktur B2B profesional, kelola jenjang harga grosir, lacak sertifikat penjualan kembali, dan tangani uang muka hadiah korporat — semuanya dari ponsel Anda.