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InvoiceFlow für Personalvermittlungen: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Das Rechnungssystem für Personalvermittlungen, Executive-Search-Firmen, Zeitarbeitsfirmen und selbstständige Recruiter

Die Abrechnung von Personalvermittlungen umfasst dreiteilige Meilenstein-Rechnungen für Retained Search, Contingency-Vermittlung mit Garantiedokumentation, wöchentliche Abrechnung für Contract Staffing mit Aufschlag sowie Bestellnummernfelder (PO) für Enterprise-Kunden. InvoiceFlow deckt all das aus einer einzigen Android-App ab.

Retained Search nutzt drei getrennte Rechnungen — eine pro Meilenstein:

Rechnung 1 — Engagement-Gebühr: „Retained Search — Engagement-Gebühr — [Firmenname] — [Datum]: Position: [Jobtitel] — [Abteilung] Suchumfang: [Kurzbeschreibung der Anforderungen] Honorarbasis: [%] % des Jahresgrundgehalts (geschätzt: [%] % × [Gehalt] € = [Gesamthonorar] €) Engagement-Gebühr (⅓, fällig bei Suchbeginn): 18.000,00 € Such-Gebühr (⅓, fällig bei Präsentation der Finalisten): 18.000,00 € (separat abgerechnet) Vermittlungs-Gebühr (⅓, fällig zum Eintrittsdatum): 18.000,00 € (separat abgerechnet) Suchreferenz: SR-[Jahr]-[Nummer] Garantie: [N]-Tage-Ersatzgarantie bei Ausscheiden des Kandidaten wegen mangelnder Leistung Zahlungsziel: 15 Tage netto”

Rechnung 2 — Präsentation der Finalisten: „Retained Search — Präsentation der Finalisten — [Firmenname] — [Datum]: Position: [Jobtitel] | Suchreferenz: SR-[Jahr]-[Nummer] Meilenstein: Präsentation der Finalisten — [N] qualifizierte Kandidaten Such-Gebühr (⅓ gemäß Retained-Vereinbarung): 18.000,00 € Bereits abgerechnet: 18.000,00 € (Engagement-Gebühr, bezahlt [Datum]) Gesamt abgerechnet: 36.000,00 € von 54.000,00 € Zahlungsziel: 15 Tage netto”

Rechnung 3 — Vermittlung: „Retained Search — Vermittlung — [Firmenname] — [Datum]: Position: [Jobtitel] | Suchreferenz: SR-[Jahr]-[Nummer] Eintrittsdatum: [Datum] Vermittlungs-Gebühr (⅓ gemäß Retained-Vereinbarung): 18.000,00 € Gesamt abgerechnet: 54.000,00 € von 54.000,00 € — Suche abgeschlossen Garantie: [N]-Tage-Ersatzgarantie ab Eintrittsdatum in Kraft Zahlungsziel: 15 Tage netto”

Rechnungen für Contingency-Vermittlung

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Personalvermittlers – eine Vermittlungsgebühr von 22 % für eine Festanstellung mit Eintrittsdatum des Kandidaten, Gehalt und einer 90-Tage-Garantiefrist in benutzerdefinierten Feldern
Die Vermittlungsgebühr mit Eintrittsdatum, Gehalt und der 90-Tage-Garantie – dokumentiert in dem Moment, in dem sie entsteht.

Volles Honorar zum Eintrittsdatum mit dokumentierter Garantieberechnung:

„Contingency-Vermittlung — [Firmenname] — [Datum]: Position: [Jobtitel] Eintrittsdatum: [Datum] | Jahresgrundgehalt: 95.000,00 € Vermittlungs-Gebühr ([%] % Contingency-Satz): 23.750,00 € Garantie: [N]-Tage anteilige Ersatzgarantie Garantieberechnung: Scheidet der Kandidat innerhalb von [N] Tagen aus, Honorargutschrift = (verbleibende Tage ÷ [N]) × 23.750,00 € Zahlungsziel: 15 Tage netto”

Die Garantieberechnung auf der Rechnung verhindert Streit darüber, wie eine anteilige Rückerstattung berechnet wird, falls die Garantie greift.

Rechnungen für Contract- und Zeitarbeit

Invoice Flow app Dokumente einer Personalvermittlung — eine Festvermittlungsgebühr, eine Tranche einer beauftragten Suche, eine wöchentliche Zeitarbeitsrechnung und bezahlte Arbeit
Festvermittlungsgebühren, beauftragte Tranchen, wöchentliche Zeitarbeitsabrechnung — jedes Modell auf einem Bildschirm.

Wöchentliche Abrechnung mit sichtbarer Aufschlagsberechnung:

„Contract Staffing — [Firmenname] — Woche vom [Datum]: Mitarbeiter: [Name] | Einsatz: [Jobtitel] | Kundenstandort: [Ort] Stunden: [N] Stunden × 87,75 €/Stunde (Abrechnungssatz) Berechnung Abrechnungssatz: Mitarbeitersatz 65,00 € + Agenturaufschlag 22,75 € (35 %) = 87,75 €/Stunde Gesamt: [Betrag] € Zahlungsziel: 7 Tage netto”

Dokumentieren Sie die Aufschlagsberechnung jede Woche. Kunden, die die Aufschlagsberechnung sehen können, fragen nicht danach. Kunden, die das nicht können, fragen häufig danach.

Rechnungen für Firmenkunden mit PO-Feldern

Wiederkehrende Rechnungen eines Personalvermittlers in der Invoice Flow app – eine wöchentliche Rechnung für Zeitarbeit von Lagerkräften nach Stunden
Der Zeitarbeitsbereich rechnet sich wöchentlich selbst ab – Stunden rein, Rechnung raus, keine manuelle Neuerstellung.

Enterprise-Kunden mit Einkaufsabteilung:

„Executive Search — [Firmenname] — [Datum]: Position: [C-Level/Senior-Titel] | Suchreferenz: SR-[Jahr]-CORP-[Nummer] [Engagement-/Such-/Vermittlungs-]Gebühr: [Betrag] € Bestellnummer (PO): [PO-Nummer] Kostenstelle: [Kostenstellen-Code] Rechnungskontakt: [Name, Talent Acquisition] Zahlungsziel: 30 Tage netto”

Was InvoiceFlow für Personalvermittlungen leistet

Erste Schritte

  1. Erstellen Sie drei Rechnungsvorlagen für Retained Search (Engagement, Finalisten, Vermittlung) mit Suchreferenzfeldern
  2. Legen Sie eine Contingency-Vermittlungsvorlage mit Garantieberechnungsformel an
  3. Richten Sie eine wöchentliche Contract-Staffing-Vorlage mit dokumentierter Aufschlagsberechnung ein
  4. Fügen Sie für Enterprise-Kunden individuelle Felder hinzu (Bestellnummer, Kostenstelle)
  5. Definieren Sie Ihre Standard-Honorarprozentsätze und Garantiebedingungen für jede Abrechnungsart

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Bauen Sie zuerst die Drei-Rechnungen-Struktur für Retained Search auf. Richten Sie die Garantieberechnung auf Contingency-Rechnungen ein. Dokumentieren Sie den Aufschlag beim Contract Staffing. Die Abrechnungsstruktur einer professionellen Suchfirma ist präzise — InvoiceFlow unterstützt diese Präzision.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Rechnungs-App für Android, entwickelt für selbstständige Fachleute und Kleinunternehmer.