InvoiceFlow för rekryteringsbyråer: komplett faktureringsguide

Faktureringssystemet byggt för rekryteringsbyråer, executive search-firmor, bemanningsföretag och fristående rekryterare

Fakturering för rekryteringsbyråer täcker retained-uppdragens tredelade delfakturor, contingency-placering med garantidokumentation, veckovis konsultbemanning med pålägg och enterprise-fält för inköpsorder. InvoiceFlow hanterar allt detta från en enda Android-app.

Delfakturor för retained-uppdrag

Retained-uppdrag använder tre separata fakturor — en per delmål:

Faktura 1 — Uppstartsarvode: “Retained-uppdrag — Uppstartsarvode — [Företagsnamn] — [Datum]: Position: [Jobbtitel] — [Avdelning] Sökomfattning: [Kort beskrivning av kraven] Arvodesunderlag: [%] % av första årets grundlön (uppskattat: [%] % × [Lön] kr = [Totalt arvode] kr) Uppstartsarvode (⅓, förfaller vid sökstart): 180 000,00 kr Sökarvode (⅓, förfaller vid slutkandidatspresentation): 180 000,00 kr (faktureras separat) Placeringsarvode (⅓, förfaller vid tillträdesdatum): 180 000,00 kr (faktureras separat) Sökreferens: SR-[År]-[Nummer] Garanti: [N] dagars ersättningsgaranti om kandidaten slutar av icke-prestationsskäl Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Faktura 2 — Slutkandidatspresentation: “Retained-uppdrag — Slutkandidatspresentation — [Företagsnamn] — [Datum]: Position: [Jobbtitel] | Sökreferens: SR-[År]-[Nummer] Delmål: Slutkandidatspresentation — [N] kvalificerade kandidater Sökarvode (⅓ enligt retained-avtal): 180 000,00 kr Tidigare fakturerat: 180 000,00 kr (uppstartsarvode, betalt [Datum]) Totalt fakturerat: 360 000,00 kr av 540 000,00 kr Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Faktura 3 — Placering: “Retained-uppdrag — Placering — [Företagsnamn] — [Datum]: Position: [Jobbtitel] | Sökreferens: SR-[År]-[Nummer] Tillträdesdatum: [Datum] Placeringsarvode (⅓ enligt retained-avtal): 180 000,00 kr Totalt fakturerat: 540 000,00 kr av 540 000,00 kr — sökning slutförd Garanti: [N] dagars ersättningsgaranti gäller från tillträdesdatum Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Contingency-placeringsfakturor

Invoice Flow app fakturaredigerare för en rekryterare — en placeringsavgift på 22 % för fast anställning med kandidatens startdatum, lön och en 90-dagars garantiperiod i anpassade fält — Placeringsavgiften med startdatum, lön och 90-dagarsgarantin — dokumenterad i samma stund det sker.

Hela arvodet på tillträdesdatum med garantiberäkning dokumenterad:

“Contingency-placering — [Företagsnamn] — [Datum]: Position: [Jobbtitel] Tillträdesdatum: [Datum] | Första årets grundlön: 950 000,00 kr Placeringsarvode ([%] % contingency-sats): 237 500,00 kr Garanti: [N] dagars proportionerlig ersättningsgaranti Garantiberäkning: Om kandidaten slutar inom [N] dagar, arvodeskredit = (återstående dagar ÷ [N]) × 237 500,00 kr Betalningsvillkor: 15 dagar netto”

Garantiberäkningen på fakturan förhindrar tvister om hur en delvis återbetalning beräknas om garantin utlöses.

Fakturor för konsult- och bemanningsuppdrag

Invoice Flow app dokument för en rekryteringsbyrå — ett arvode för fast placering, en delbetalning för retained search, en veckovis faktura för bemanning och betalt arbete — Fasta arvoden, retained-delbetalningar, veckovis bemanningsfakturering — varje modell på en skärm.

Veckovis fakturering med påläggsberäkningen synlig:

“Konsultbemanning — [Företagsnamn] — Vecka [Datum]: Konsult: [Namn] | Uppdrag: [Jobbtitel] | Kundens arbetsplats: [Plats] Timmar: [N] timmar × 877,50 kr/timme (debiteringssats) Beräkning av debiteringssats: Konsultarvode 650,00 kr + byråpålägg 227,50 kr (35 %) = 877,50 kr/timme Totalt: [Belopp] kr Betalningsvillkor: 7 dagar netto”

Dokumentera påläggsberäkningen varje vecka. Kunder som kan se påläggsberäkningen frågar inte om den. Kunder som inte kan se den frågar ofta.

Företagsfakturor med fält för inköpsordernummer

Återkommande fakturor i Invoice Flow app för en rekryterare — en veckovis faktura för bemanning av lagermedarbetare per timme — Bemanningsdisken fakturerar sig själv veckovis — timmar in, faktura ut, ingen manuell återskapning.

Enterprise-kunder med inköpsavdelningar:

“Executive Search — [Företagsnamn] — [Datum]: Position: [C-suite-/seniortitel] | Sökreferens: SR-[År]-CORP-[Nummer] [Uppstarts-/Sök-/Placerings]arvode: [Belopp] kr Inköpsordernummer: [PO-nummer] Kostnadsställe: [Kostnadsställekod] Faktureringskontakt: [Namn, Talent Acquisition] Betalningsvillkor: 30 dagar netto”

Vad InvoiceFlow gör för rekryteringsbyråer

Delfakturor för retained-uppdrag: tre separata fakturor med spårning av löpande totalbelopp
Contingency-placeringsfakturor: garantiberäkning dokumenterad på fakturan
Veckovisa konsultbemanningsfakturor: debiteringssats med påläggsberäkning synlig
Fält för inköpsorder: PO-nummer, kostnadsställe, faktureringskontakt, 30 dagar netto
Betalningsspårning: utestående belopp per kund, sökuppdrag och placering

Kom igång

Bygg tre fakturamallar för retained-uppdrag (uppstart, slutkandidat, placering) med sökreferensfält
Skapa en contingency-placeringsmall med garantiberäkningsformel
Ställ in en veckovis konsultbemanningsmall med dokumentation av påläggsberäkning
Lägg till anpassade företagsfält (PO-nummer, kostnadsställe) för enterprise-kunder
Definiera dina standardarvodesprocent och garantivillkor för varje faktureringstyp

Ladda ner InvoiceFlow. Bygg trefakturastrukturen för retained-uppdrag först. Ställ in garantiberäkningen på contingency-fakturor. Dokumentera pålägget på konsultbemanning. Faktureringsstrukturen för en professionell search-firma är precis — InvoiceFlow stödjer precisionen.

InvoiceFlow är en gratis faktureringsapp för Android, utformad för egenföretagare och småföretagare.