InvoiceFlow voor werving- en selectiebureaus: complete facturatiegids

Het facturatiesysteem gebouwd voor werving- en selectiebureaus, executive-searchkantoren, uitzendbureaus en zelfstandige recruiters

Facturatie voor werving- en selectiebureaus omvat driedelige mijlpaalfacturen voor retained search, contingency-plaatsingen met garantiedocumentatie, wekelijkse contractdetachering met opslag, en po-velden voor enterprise-klanten. InvoiceFlow regelt dit allemaal vanuit één Android-app.

Mijlpaalfacturen voor retained search

Retained search gebruikt drie aparte facturen — één per mijlpaal:

Factuur 1 — Engagement fee: “Retained search — Engagement fee — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Functie: [Functietitel] — [Afdeling] Searchscope: [Korte beschrijving van de vereisten] Vergoedingsbasis: [%]% van het basisjaarsalaris (geschat: [%]% × € [Salaris] = € [Totale vergoeding]) Engagement fee (⅓, verschuldigd bij start search): € 18.000,00 Search fee (⅓, verschuldigd bij presentatie finalisten): € 18.000,00 (apart gefactureerd) Placement fee (⅓, verschuldigd bij startdatum): € 18.000,00 (apart gefactureerd) Searchreferentie: SR-[Jaar]-[Nummer] Garantie: vervangingsgarantie van [N] dagen als de kandidaat vertrekt wegens niet-functioneren Betalingstermijn: 15 dagen”

Factuur 2 — Presentatie finalisten: “Retained search — Presentatie finalisten — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Functie: [Functietitel] | Searchreferentie: SR-[Jaar]-[Nummer] Mijlpaal: presentatie finalisten — [N] gekwalificeerde kandidaten Search fee (⅓ volgens retained-overeenkomst): € 18.000,00 Eerder gefactureerd: € 18.000,00 (engagement fee, betaald [Datum]) Totaal gefactureerd: € 36.000,00 van € 54.000,00 Betalingstermijn: 15 dagen”

Factuur 3 — Plaatsing: “Retained search — Plaatsing — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Functie: [Functietitel] | Searchreferentie: SR-[Jaar]-[Nummer] Startdatum: [Datum] Placement fee (⅓ volgens retained-overeenkomst): € 18.000,00 Totaal gefactureerd: € 54.000,00 van € 54.000,00 — search voltooid Garantie: vervangingsgarantie van [N] dagen van kracht vanaf startdatum Betalingstermijn: 15 dagen”

Facturen voor contingency-plaatsingen

Invoice Flow app factuureditor van een recruiter — een plaatsingsfee van 22% voor een vaste aanstelling met startdatum van de kandidaat, salaris en een garantieperiode van 90 dagen in aangepaste velden — De plaatsingsfee met startdatum, salaris en de 90-daagse garantie — gedocumenteerd op het moment dat het gebeurt.

Volledige vergoeding op de startdatum met gedocumenteerde garantieberekening:

“Contingency-plaatsing — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Functie: [Functietitel] Startdatum: [Datum] | Basisjaarsalaris: € 95.000,00 Placement fee ([%]% contingency-tarief): € 23.750,00 Garantie: pro rata vervangingsgarantie van [N] dagen Garantieberekening: als de kandidaat binnen [N] dagen vertrekt, vergoedingskrediet = (resterende dagen ÷ [N]) × € 23.750,00 Betalingstermijn: 15 dagen”

De garantieberekening op de factuur voorkomt geschillen over hoe een gedeeltelijke restitutie wordt berekend als de garantie wordt ingeroepen.

Facturen voor contract- en uitzenddetachering

Invoice Flow app documenten van een wervingsbureau — een vergoeding voor vaste plaatsing, een tranche van een retained search, een wekelijkse factuur voor tijdelijke bemensing en betaald werk — Vaste vergoedingen, retained tranches, wekelijkse tijdelijke facturatie — elk model op één scherm.

Wekelijkse facturatie met zichtbare opslagberekening:

“Contractdetachering — [Bedrijfsnaam] — Week van [Datum]: Contractant: [Naam] | Opdracht: [Functietitel] | Klantlocatie: [Locatie] Uren: [N] uur × € 87,75/uur (factuurtarief) Berekening factuurtarief: contractanttarief € 65,00 + bureau-opslag € 22,75 (35%) = € 87,75/uur Totaal: € [Bedrag] Betalingstermijn: 7 dagen”

Documenteer de opslagberekening elke week. Klanten die de opslagberekening kunnen zien, vragen er niet naar. Klanten die dat niet kunnen, vragen er vaak naar.

Zakelijke klantfacturen met po-velden

Terugkerende facturen in de Invoice Flow app van een recruiter — een wekelijkse uitzendfactuur voor magazijnmedewerkers per uur — De uitzenddesk factureert zichzelf wekelijks — uren erin, factuur eruit, geen handmatig overtypen.

Enterprise-klanten met inkoopafdelingen:

“Executive search — [Bedrijfsnaam] — [Datum]: Functie: [C-suite/senior functie] | Searchreferentie: SR-[Jaar]-CORP-[Nummer] [Engagement/Search/Placement] fee: € [Bedrag] PO-nummer: [PO-nummer] Kostenplaats: [Kostenplaatscode] Facturatiecontact: [Naam, Talent Acquisition] Betalingstermijn: 30 dagen”

Wat InvoiceFlow voor werving- en selectiebureaus doet

Mijlpaalfacturen voor retained search: drie aparte facturen met lopende totaalregistratie
Facturen voor contingency-plaatsingen: garantieberekening gedocumenteerd op de factuur
Wekelijkse facturen voor contractdetachering: factuurtarief met zichtbare opslagberekening
Zakelijke po-velden: PO-nummer, kostenplaats, facturatiecontact, betalingstermijn 30 dagen
Betalingsregistratie: openstaande bedragen per klant, search en plaatsing

Aan de slag

Bouw drie facturensjablonen voor retained search (engagement, finalisten, plaatsing) met searchreferentievelden
Maak een contingency-plaatsingssjabloon met garantieberekeningsformule
Stel een wekelijks contractdetacheringssjabloon in met documentatie van de opslagberekening
Voeg zakelijke aangepaste velden toe (PO-nummer, kostenplaats) voor enterprise-klanten
Definieer je standaard vergoedingspercentages en garantievoorwaarden per facturatietype

Download InvoiceFlow. Bouw eerst de drie-factuurstructuur voor retained search. Stel de garantieberekening in op contingency-facturen. Documenteer de opslag op contractdetachering. De facturatiestructuur van een professioneel searchkantoor is precies — InvoiceFlow ondersteunt die precisie.

InvoiceFlow is een gratis facturatie-app voor Android, ontworpen voor zelfstandige professionals en kleine ondernemers.