InvoiceFlow для рекрутингових агентств: повний посібник із виставлення рахунків

Система виставлення рахунків, створена для рекрутингових агентств, компаній executive search, кадрових агентств та незалежних рекрутерів

Виставлення рахунків у рекрутинговому агентстві охоплює триетапні рахунки за ретейнерний пошук, розміщення contingency з документуванням гарантії, щотижневий контрактний персонал із націнкою та корпоративні поля PO. InvoiceFlow опрацьовує все це в одному Android-застосунку.

Поетапні рахунки за ретейнерний пошук

Ретейнерний пошук використовує три окремі рахунки — по одному на кожен етап:

Рахунок 1 — гонорар за початок: «Ретейнерний пошук — гонорар за початок — [Назва компанії] — [Дата]: Позиція: [Назва посади] — [Відділ] Обсяг пошуку: [Короткий опис вимог] База гонорару: [%]% від річної базової зарплати (оцінка: [%]% × [Зарплата] $ = [Загальний гонорар] $) Гонорар за початок (⅓, до сплати при старті пошуку): 18 000,00 $ Гонорар за пошук (⅓, до сплати при наданні фіналістів): 18 000,00 $ (виставляється окремо) Гонорар за розміщення (⅓, до сплати на дату виходу): 18 000,00 $ (виставляється окремо) Референс пошуку: SR-[Рік]-[Номер] Гарантія: [N]-денна гарантія заміни, якщо кандидат звільняється через невідповідність Умови оплати: Net-15»

Рахунок 2 — надання фіналістів: «Ретейнерний пошук — надання фіналістів — [Назва компанії] — [Дата]: Позиція: [Назва посади] | Референс пошуку: SR-[Рік]-[Номер] Етап: надання фіналістів — [N] кваліфікованих кандидатів Гонорар за пошук (⅓ згідно з ретейнерною угодою): 18 000,00 $ Раніше виставлено: 18 000,00 $ (гонорар за початок, сплачено [Дата]) Загалом виставлено: 36 000,00 $ з 54 000,00 $ Умови оплати: Net-15»

Рахунок 3 — розміщення: «Ретейнерний пошук — розміщення — [Назва компанії] — [Дата]: Позиція: [Назва посади] | Референс пошуку: SR-[Рік]-[Номер] Дата виходу: [Дата] Гонорар за розміщення (⅓ згідно з ретейнерною угодою): 18 000,00 $ Загалом виставлено: 54 000,00 $ з 54 000,00 $ — пошук завершено Гарантія: [N]-денна гарантія заміни діє від дати виходу Умови оплати: Net-15»

Рахунки за розміщення contingency

Редактор рахунків рекрутера в Invoice Flow app — плата 22% за постійне працевлаштування з датою виходу кандидата, зарплатою та 90-денним гарантійним періодом у кастомних полях — Плата за працевлаштування з датою виходу, зарплатою та 90-денною гарантією — задокументовано в момент події.

Повний гонорар на дату виходу з задокументованим розрахунком гарантії:

«Розміщення contingency — [Назва компанії] — [Дата]: Позиція: [Назва посади] Дата виходу: [Дата] | Річна базова зарплата: 95 000,00 $ Гонорар за розміщення ([%]% ставка contingency): 23 750,00 $ Гарантія: [N]-денна пропорційна гарантія заміни Розрахунок гарантії: якщо кандидат звільняється протягом [N] днів, кредит гонорару = (днів, що залишились ÷ [N]) × 23 750,00 $ Умови оплати: Net-15»

Розрахунок гарантії в рахунку запобігає суперечкам про те, як обчислюється часткове повернення коштів, якщо гарантію активовано.

Рахунки за контрактний і тимчасовий персонал

Документи застосунку Invoice Flow рекрутингової агенції — плата за постійне працевлаштування, транш ексклюзивного пошуку, щотижневий рахунок за тимчасовий персонал і сплачена робота — Плата за постійне працевлаштування, транші ексклюзиву, щотижневе тимчасове білінгування — кожна модель на одному екрані.

Щотижневий білінг з видимим розрахунком націнки:

«Контрактний персонал — [Назва компанії] — тиждень від [Дата]: Виконавець: [Ім’я] | Призначення: [Назва посади] | Локація клієнта: [Місце] Години: [N] годин × 87,75 $/год (біл-рейт) Розрахунок біл-рейту: ставка виконавця 65,00 $ + націнка агентства 22,75 $ (35%) = 87,75 $/год Разом: [Сума] $ Умови оплати: Net-7»

Документуйте розрахунок націнки щотижня. Клієнти, які бачать розрахунок націнки, про неї не питають. Клієнти, які не бачать, питають часто.

Рахунки корпоративним клієнтам із полями PO

Регулярні рахунки Invoice Flow app рекрутера — щотижневий рахунок за тимчасовий персонал для складських працівників з погодинною оплатою — Відділ тимчасового персоналу виставляє собі рахунки щотижня — години внесено, рахунок виставлено, без ручного відтворення.

Великі клієнти з відділами закупівель:

«Executive Search — [Назва компанії] — [Дата]: Позиція: [C-Suite/старша посада] | Референс пошуку: SR-[Рік]-CORP-[Номер] Гонорар [за початок/пошук/розміщення]: [Сума] $ Номер PO: [Номер PO] Центр витрат: [Код центру витрат] Контакт для білінгу: [Ім’я, Talent Acquisition] Умови оплати: Net-30»

Що InvoiceFlow робить для рекрутингових агентств

Поетапні рахунки за ретейнерний пошук: три окремі рахунки з відстеженням наростаючого підсумку
Рахунки за розміщення contingency: розрахунок гарантії задокументований у рахунку
Щотижневі рахунки за контрактний персонал: біл-рейт з видимим розрахунком націнки
Корпоративні поля PO: номер PO, центр витрат, контакт для білінгу, Net-30
Відстеження оплат: непогашені суми за клієнтом, пошуком і розміщенням

Як почати

Створіть три шаблони рахунків для ретейнерного пошуку (початок, фіналісти, розміщення) з полями референсу пошуку
Створіть шаблон розміщення contingency з формулою розрахунку гарантії
Налаштуйте щотижневий шаблон контрактного персоналу з документуванням розрахунку націнки
Додайте корпоративні кастомні поля (номер PO, центр витрат) для великих клієнтів
Визначте свої стандартні відсотки гонорарів та умови гарантії для кожного типу білінгу

Завантажте InvoiceFlow. Спершу побудуйте структуру з трьох рахунків для ретейнерного пошуку. Налаштуйте розрахунок гарантії в рахунках contingency. Задокументуйте націнку в контрактному персоналі. Структура білінгу професійної пошукової компанії точна — InvoiceFlow підтримує цю точність.

InvoiceFlow — це безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для незалежних фахівців і власників малого бізнесу.