Rechnungssoftware für Personalvermittlungen: Erfolgshonorare, Retainer und AÜG-konforme Abrechnung

Personalvermittler operieren in einem Geschäft mit drei deutlich unterschiedlichen Modellen: Erfolgshonorar nach Einstellung („Contingency”), Retainer mit Anzahlung („Retained Search”) und Arbeitnehmerüberlassung nach AÜG mit Stundenabrechnung. Jedes Modell hat eigene rechtliche und buchhalterische Anforderungen. InvoiceFlow ist die mobile-first App, die kleinen und mittleren Personalvermittlungen im DACH-Raum den Backoffice-Stress nimmt.

Warum Personalvermittlung Sonderfall ist

Erfolgshonorar: 20-30 % vom Jahres-Brutto, fällig bei Vertragsunterzeichnung. Retained Search: 1/3 bei Auftrag, 1/3 bei Shortlist, 1/3 bei Einstellung. AÜG: Stundenabrechnung mit Equal-Pay-Pflicht. Probezeit-Garantien (Rückerstattung bei vorzeitiger Kündigung).

Schmerzpunkte

1. Probezeit-Stornoklausel. Bei Kündigung Rückerstattungspflicht.

2. Retained 3-Phasen-Abrechnung. Workflow.

3. AÜG-Stundenabrechnung. Wöchentlich/monatlich.

4. Mehrere Mandanten parallel. Reference je Mandat.

5. B2B-PO. Personalabteilung.

Wie InvoiceFlow das löst

Anzahlungs-Workflow

Retained Search 3-Phasen sauber.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Personalvermittlers – eine Vermittlungsgebühr von 22 % für eine Festanstellung mit Eintrittsdatum des Kandidaten, Gehalt und einer 90-Tage-Garantiefrist in benutzerdefinierten Feldern — Die Vermittlungsgebühr mit Eintrittsdatum, Gehalt und der 90-Tage-Garantie – dokumentiert in dem Moment, in dem sie entsteht.

Recurring für AÜG

Wöchentliche Stundenabrechnung mit Equal-Pay-Position.

Invoice Flow app Dokumente einer Personalvermittlung — eine Festvermittlungsgebühr, eine Tranche einer beauftragten Suche, eine wöchentliche Zeitarbeitsrechnung und bezahlte Arbeit — Festvermittlungsgebühren, beauftragte Tranchen, wöchentliche Zeitarbeitsabrechnung — jedes Modell auf einem Bildschirm.

Storno-/Gutschriftsrechnung

Probezeit-Rückzahlung als Gutschrift.

Wiederkehrende Rechnungen eines Personalvermittlers in der Invoice Flow app – eine wöchentliche Rechnung für Zeitarbeit von Lagerkräften nach Stunden — Der Zeitarbeitsbereich rechnet sich wöchentlich selbst ab – Stunden rein, Rechnung raus, keine manuelle Neuerstellung.

Multi-Mandant

Pro Auftrag eigene Reference.

PO-Feld

Personalabteilung happy.

Zeit-/Stundenerfassung

Für AÜG-Modell.

Mehrsprachig

Internationale Kandidaten/Mandanten.

Praxisbeispiel: Theresa in Stuttgart

Theresa führt eine Boutique-Personalvermittlung mit Fokus IT-Recruiting. 5 Retained-Mandate parallel, 12 Contingency-Mandate, 4 AÜG-Kandidaten. Mit InvoiceFlow: Retained 3-Phasen automatisiert, Contingency mit Probezeit-Klausel im Vertrag, AÜG wöchentlich.

Schritt-für-Schritt

Mandat anlegen mit PO + Honorarmodell.
Retained: Phase 1 fakturieren.
Contingency: Bei Einstellung fakturieren.
AÜG: Wochenabrechnung.
Probezeit-Storno: Gutschrift.
Belege erfassen.

Häufige Fehler

Probezeit-Klausel fehlt: Streitpotenzial.
AÜG ohne Erlaubnis: Bußgeld.
Equal-Pay nicht eingehalten: Bußgeld.
Erfolgshonorar zu früh fakturiert: Vor Vertragsschluss problematisch.
PO leer.

Jetzt starten

App installieren, Honorarmodelle pro Mandat hinterlegen, PO-Feld, Retained-3-Phasen-Workflow — und sauber durch AÜG-Prüfung kommen.