Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Hóa đơn đã thay đổi cách tôi bán khóa học trực tuyến

Tác giả: James Okafor, Người tạo khóa học trực tuyến & Chuyên gia tư vấn E-Learning — Atlanta, GA

Tôi xây dựng khóa học trực tuyến đầu tiên vào năm 2019 — một chương trình chứng nhận quản lý dự án gồm 12 module, mất bốn tháng để phát triển. Tôi bán nó trên nền tảng khóa học với giá 297 $ mỗi lượt đăng ký. Năm đầu tiên, tôi có 68 học viên và thu về hơn 20.000 $ một chút. Tôi tưởng mình đang làm khá tốt.

Tôi đã nhầm về nơi tiền thực sự nằm.

Cũng năm đó, tôi có cuộc trò chuyện với một đồng nghiệp cũ đang phụ trách đào tạo và phát triển cho một mạng lưới bệnh viện khu vực. Cô ấy nhắc rằng họ chi 180.000 $ mỗi năm cho đào tạo trực tuyến từ bên thứ ba dành cho nhân viên hành chính phi lâm sàng. Cô hỏi, nửa đùa nửa thật, rằng tôi có gì về quản lý dự án cho quản trị viên ngành y tế không.

Tôi có đúng thứ đó. Cái tôi không có là bất kỳ ý niệm nào về cách lập hóa đơn cho một mạng lưới bệnh viện.

Khoảng cách giữa lập hóa đơn khóa học cho cá nhân và cho doanh nghiệp

Bán cho một học viên cá nhân rất đơn giản: họ thanh toán trực tuyến, họ được truy cập, họ hoàn thành khóa học. Bán cho khách hàng doanh nghiệp là một giao dịch hoàn toàn khác — và tôi chẳng có hệ thống nào cho nó.

Giám đốc L&D của mạng lưới bệnh viện quan tâm đến việc cấp phép khóa quản lý dự án của tôi cho 40 nhân viên. Cô ấy cần một đề xuất và hóa đơn chính thức với:

Tôi gửi cho cô ấy một hóa đơn PayPal trị giá 4.000 $. Cô ấy trả lời — một cách khéo léo — rằng phòng công nợ phải trả của họ không thể xử lý hóa đơn PayPal và rằng cô cần thứ gì đó trông giống hóa đơn hợp đồng nhà cung cấp. Cô chuyển cho tôi một mẫu từ một nhà cung cấp mà họ đang dùng.

Tôi phải dựng lại hóa đơn hoàn toàn. Tôi tìm thấy InvoiceFlow, thêm các trường tùy chỉnh mà bộ phận tài chính của cô yêu cầu, và gửi trong vòng một tiếng. Cô xử lý nó trong ba ngày. Net-30 về đúng lịch.

Đó là hóa đơn đã thay đổi mọi thứ.

Tái cấu trúc quanh doanh thu cấp phép doanh nghiệp

Tài liệu của Invoice Flow app của một người tạo khóa học — một bản quyền nội dung, một đăng ký số lượng lớn doanh nghiệp, một ngày coaching VIP đã thanh toán và một đăng ký lớp học trực tiếp
Ghế số lượng lớn, cấp phép, coaching, lớp học — doanh thu B2B mà các nền tảng không lập hóa đơn được.

Sau mạng lưới bệnh viện, tôi dành hai tuần để cơ cấu lại cách bán khóa học. Tôi nhận ra mình đã tối ưu cho việc bán cho cá nhân — ít ma sát, ít tiếp xúc, tự động hóa — trong khi tiềm năng doanh thu thực sự nằm ở cấp phép doanh nghiệp.

Tôi xây dựng cấu trúc giá doanh nghiệp song song với giá cho cá nhân:

Cá nhân (đăng ký từng người):

Doanh nghiệp (cấp phép suất, truy cập theo năm):

Một giấy phép doanh nghiệp 40 suất với giá 160 $/suất — 6.400 $ — so với 40 lượt đăng ký cá nhân ở mức 297 $ — 11.880 $. Chiết khấu doanh nghiệp là có thật, nhưng khách hàng doanh nghiệp là một hóa đơn, một đầu mối liên hệ, một lần thanh toán và công việc lặp lại đáng tin cậy. Còn 40 học viên cá nhân là 40 giao dịch, 40 phương thức thanh toán khác nhau và không có gì đảm bảo họ sẽ quay lại.

Hóa đơn cấp phép khóa học doanh nghiệp

InvoiceFlow cho phép tôi dựng hóa đơn cấp phép doanh nghiệp với đầy đủ các trường bắt buộc. Một hóa đơn cấp phép doanh nghiệp điển hình trông như sau:

Cấp phép khóa học doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]

Tôi thêm thời hạn truy cập và ghi chú chứng nhận hoàn thành một cách cụ thể vì bộ phận nhân sự và L&D cần cả hai để báo cáo nội bộ. Thời hạn truy cập xác định cửa sổ cấp phép. Tài liệu chứng nhận hoàn thành trả lời trước câu hỏi họ sẽ hỏi.

Lập hóa đơn chương trình cohort với thanh toán chia đợt

Trình soạn hóa đơn của Invoice Flow app cho một người tạo khóa học trực tuyến — một giấy phép nội dung dùng nội bộ vĩnh viễn cho tối đa 500 nhân viên với phạm vi giấy phép và điều khoản
Một giấy phép nội dung năm chữ số — phạm vi trong trường tùy chỉnh, điều khoản trong ghi chú, sẵn sàng cho đội pháp lý của họ.

Ngoài cấp phép suất, tôi tạo một sản phẩm cohort: một chương trình 8 tuần có cấu trúc, trong đó một nhóm doanh nghiệp cùng học qua khóa học với các buổi trực tiếp hằng tuần, một kênh Slack riêng và báo cáo tiến độ cho quản lý. Sản phẩm này có mức giá cao cấp và dùng hóa đơn thanh toán chia đợt.

Chương trình cohort doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]

Khoản đặt cọc giữ chỗ cohort — tôi giới hạn 3 cohort mỗi quý và chúng luôn đầy. Số còn lại đến hạn ngày khai giảng nghĩa là tôi đã có xác nhận thanh toán đầy đủ trước khi tuần đầu tiên bắt đầu.

Hóa đơn tổ chức cho cơ quan nhà nước và trường đại học

Một thị trường bất ngờ thứ hai mở ra: các cơ quan nhà nước và trường đại học cần nội dung phát triển chuyên môn. Những khách hàng này có yêu cầu mua sắm còn khắt khe hơn cả doanh nghiệp — họ cần W-9 lưu hồ sơ, đăng ký nhà cung cấp cụ thể, và quy trình đơn đặt hàng có thể mất 60-90 ngày.

Nhưng các hóa đơn rất đáng kể. Hiện tôi đang giữ hai hợp đồng đại học và một hợp đồng cơ quan nhà nước cấp bang:

Cấp phép tổ chức — [Tên trường] — [Ngày]

Khách hàng tổ chức thanh toán theo lịch của họ — Net-45 đến Net-60 là bình thường — nhưng họ gia hạn đáng tin cậy và giá trị hợp đồng hằng năm có thể dự đoán được.

Hóa đơn đăng ký của học viên cá nhân

Không phải học viên nào cũng tự động thanh toán qua nền tảng khóa học. Người tham dự hội thảo, khách được giới thiệu và học viên ở những khu vực mà nền tảng của tôi gặp trục trặc thanh toán thường cần một hóa đơn trực tiếp. InvoiceFlow cũng xử lý được những trường hợp này:

Đăng ký khóa học — [Tên học viên] — [Ngày]

Tôi cũng dùng chúng cho các thỏa thuận trả góp. Một học viên muốn học chứng nhận nâng cao 497 $ nhưng muốn trả trong ba tháng:

Đăng ký khóa học — Trả góp — [Tên học viên] — [Ngày]

Tư vấn song song với doanh thu khóa học

Phân tích Invoice Flow app của một nhà tạo khóa học — thu nhập từ đầu năm từ cấp phép, ghi danh số lượng lớn và huấn luyện
Cấp phép, ghế số lượng lớn, huấn luyện — cộng lại thành một xu hướng không bảng điều khiển nền tảng nào cho thấy.

Các khóa học dẫn đến những yêu cầu tư vấn. Các tổ chức đã mua giấy phép khóa học đôi khi muốn thêm dịch vụ tư vấn — rà soát chương trình học, phát triển nội dung tùy chỉnh, đào tạo người hướng dẫn nội bộ. Tôi lập hóa đơn tư vấn thành mục riêng tách khỏi cấp phép:

Dịch vụ tư vấn — [Tên công ty] — [Ngày]

Cách này tách bạch rõ ràng thu nhập tư vấn với thu nhập cấp phép — quan trọng cho kế toán của chính tôi lẫn cho bộ phận tài chính của khách hàng, vốn thường có các dòng ngân sách riêng cho cấp phép và tư vấn.

Thu nhập của tôi bây giờ trông như thế nào

Ba năm sau hóa đơn của mạng lưới bệnh viện:

Doanh thu bán cho cá nhân mà tôi từng nghĩ là công việc kinh doanh của mình giờ là dòng doanh thu nhỏ nhất. Cấp phép doanh nghiệp và tổ chức mà tôi tình cờ vấp phải — vì một giám đốc L&D cần một hóa đơn thực thụ — mới chính là công việc kinh doanh.

InvoiceFlow làm được gì cho người tạo khóa học trực tuyến

Yêu cầu lập hóa đơn của doanh nghiệp khóa học trực tuyến thực sự phức tạp. Một người tạo nội dung có thể lập hóa đơn cho người dùng cá nhân, bộ phận nhân sự doanh nghiệp cỡ vừa, và phòng mua sắm của trường đại học trong cùng một tháng. Định dạng hóa đơn, yêu cầu về trường và điều khoản thanh toán hoàn toàn khác nhau cho mỗi bên.

InvoiceFlow xử lý tất cả: cấp phép suất doanh nghiệp với trường PO và điều khoản net-30, chương trình cohort với đặt cọc thanh toán chia đợt, hóa đơn tổ chức với net-45 và ghi chú gia hạn hằng năm, hóa đơn đăng ký cá nhân với tùy chọn trả góp, và dịch vụ tư vấn với lập hóa đơn theo mốc.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng bảng giá cấp phép doanh nghiệp tách biệt với giá dành cho người dùng cá nhân. Gửi hóa đơn trông giống hóa đơn nhà cung cấp — không phải một liên kết PayPal. Thị trường tổ chức là có thật, doanh thu có thể dự đoán được, và yêu cầu lập hóa đơn không hề phức tạp một khi bạn có đúng ứng dụng.

James Okafor là người tạo khóa học trực tuyến và chuyên gia tư vấn e-learning tại Atlanta, Georgia, cung cấp các khóa chứng nhận quản lý dự án, cấp phép đào tạo doanh nghiệp và tư vấn phát triển chương trình học.