InvoiceFlow für Marketing-Agenturen: Der komplette Abrechnungsleitfaden

Das Rechnungssystem für Digital-Marketing-Agenturen, Content-Agenturen, Social-Media-Manager und Marketing-Berater

Die Abrechnung von Marketing-Agenturen umfasst monatliche Retainer-Rechnungen mit Leistungsdokumentation, Meilenstein-Abrechnung für Projektkampagnen, getrennte Verwaltungsgebühren für bezahlte Werbung und die Abrechnung des Media-Budgets sowie Bestellnummernfelder (PO) für Firmenkunden. InvoiceFlow deckt all das aus einer einzigen Android-App ab.

Monatliche Marketing-Retainer-Rechnungen

Wiederkehrende Retainer-Rechnungen, automatisch generiert am Ersten jedes Monats:

„Monatlicher Marketing-Retainer — [Kundenname] — [Monat Jahr]: Leistung: [Paketname] Marketing-Retainer Leistungsumfang diesen Monat:

SEO-optimierter Blog-Content: 4 Beiträge
Social-Media-Betreuung: 3 Plattformen, tägliche Beiträge
E-Mail-Marketing: 2 Kampagnen
Monatlicher Analyse-Report: geliefert bis [Datum] Monatliche Gebühr: 4.800,00 € Zahlungsziel: 15 Tage netto Hinweis: Das Budget für bezahlte Werbung wird separat nach tatsächlichen Ausgaben abgerechnet.”

Wichtig: Führen Sie den Leistungsumfang auf jeder Retainer-Rechnung auf. Wenn Kunden genau sehen können, welche Leistungen enthalten sind, hören die Abrechnungsfragen auf. Streitigkeiten über den Leistungsumfang beginnen, wenn die Rechnung vage ist.

Beispielhafte Retainer-Paketstruktur:

Foundation (2.200 €/Monat): Social Media, Content-Kalender, Analyse
Growth (4.800 €/Monat): SEO-Blog, Social Media, E-Mail, Analyse-Dashboard
Full Service (8.500 €/Monat): alle Kanäle + Betreuung bezahlter Werbung, Strategiegespräch
Enterprise (individuell): dedizierter Account Director + vollständige Kanalbetreuung

Projektkampagnen-Abrechnung

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Marketingagentur — der monatliche Retainer, Google- und Meta-Werbeausgaben als Durchlaufposten, eine 15%-Managementgebühr und ein Performance-Bonus — Retainer, durchgereichte Werbeausgaben, die 15%-Gebühr klar ausgewiesen — Transparenz, der Kunden vertrauen.

Einmalige Kampagnen und Launches außerhalb des Retainer-Umfangs werden über Meilensteine abgerechnet:

„Projektkampagne — [Kundenname] — [Datum]: Projekt: [Kampagnenname und Beschreibung] Umfang: [Leistungen — Kreation, Text, Launch, Monitoring, Reporting] Zeitraum: [Startdatum] – [Enddatum] Gesamthonorar Projekt: 12.000,00 € Phase 1 (Strategie und Kreation, 30 %): 3.600,00 € — fällig bei Projektstart Phase 2 (Kampagnen-Launch und -Betreuung, 50 %): 6.000,00 € — fällig bei Kampagnenstart Phase 3 (Reporting und Analyse, 20 %): 2.400,00 € — fällig bei Projektabschluss”

Rechnungen für die Verwaltung bezahlter Werbung

Verwaltungsgebühren und Media-Ausgaben auf GETRENNTEN Rechnungen — niemals kombiniert:

„Verwaltung bezahlter Werbung — [Kundenname] — [Monat Jahr]: Verwaltete Kanäle: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Weitere] Verwaltetes Media-Budget in diesem Zeitraum: 18.400,00 € Verwaltungsgebühr ([%] % des verwalteten Budgets): 2.760,00 € Zahlungsziel: 15 Tage netto Hinweis: Die Media-Ausgaben werden separat über eine Plattform-Abrechnungsrechnung berechnet.”

„Abrechnung Media-Ausgaben — [Kundenname] — [Monat Jahr]: Meta Business Manager — Konto [ID]: 11.200,00 € Google Ads — Konto [ID]: 7.200,00 € Media-Ausgaben gesamt in diesem Zeitraum: 18.400,00 € Belegdokumentation: Screenshots und Plattform-Reports beigefügt Zahlungsziel: 15 Tage netto”

Zwei Rechnungen — eine für die Verwaltungsgebühr, eine für das Media-Budget. Kunden sehen jederzeit, was die Plattformen tatsächlich berechnet haben, im Vergleich zu dem, was Sie für die Verwaltung berechnen.

Rechnungen für Firmenkunden mit PO-Feldern

Wiederkehrende Rechnungen einer Marketingagentur in der Invoice Flow app – SEO-, Growth- und Social-Retainer über Kunden in USD und GBP — Jeder Retainer rechnet sich am 1. selbst ab – Sie prüfen und senden, statt von Grund auf zu erstellen.

Enterprise-Marketing-Kunden mit Einkaufsabteilung:

„Marketing-Leistungen — [Firmenname] — [Monat Jahr]: Leistung: [Leistungsbeschreibung] Kampagnen-/Projektreferenz: [Referenznummer] Gesamt: [Betrag] € Bestellnummer (PO): [PO-Nummer] Kostenstelle: [Kostenstellen-Code] Zahlungsziel: 30 Tage netto”

Was InvoiceFlow für Marketing-Agenturen leistet

Monatliche Retainer-Rechnungen: automatisch generiert mit Leistungsliste, versandt am Ersten
Projekt-Meilenstein-Abrechnung: 3 Phasen, gekoppelt an Kampagnenleistungen
Getrennte Rechnungen für Werbeverwaltung + Media-Ausgaben: niemals kombiniert
PO-Felder für Firmenkunden: Bestellnummer, Kostenstellen-Code, Zahlungsziel 30 Tage
Zahlungsverfolgung: offene Beträge nach Kunde und Abrechnungsart

Erste Schritte

Definieren Sie Ihre Retainer-Pakete mit monatlicher Gebühr und konkreten Leistungen je Paket
Richten Sie wiederkehrende Monatsrechnungen für jeden Retainer-Kunden ein, automatisch generiert am Ersten
Erstellen Sie eine dreiphasige Projektkampagnen-Vorlage mit Phasen-Prozentsätzen
Legen Sie zwei getrennte Vorlagen für bezahlte Werbung an: Verwaltungsgebühr + Abrechnung der Media-Ausgaben
Fügen Sie für Enterprise-Kunden individuelle Felder hinzu (Bestellnummer, Kostenstelle)

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Trennen Sie die Retainer-Rechnung von den Projektrechnungen und von den Rechnungen für die Media-Ausgaben. Klarheit in der Abrechnung ist es, die Streitigkeiten verhindert — und die Umsätze der Agentur planbar macht.

InvoiceFlow ist eine kostenlose Rechnungs-App für Android, entwickelt für selbstständige Fachleute und Kleinunternehmer.