InvoiceFlow для маркетинговых агентств: полное руководство по выставлению счетов

Система выставления счетов, созданная для агентств цифрового маркетинга, контент-агентств, SMM-менеджеров и маркетинговых консультантов

Выставление счетов в маркетинговом агентстве охватывает ежемесячные счета по абонентскому обслуживанию (ретейнеру) с документированием объёма работ, поэтапную оплату проектных кампаний, отдельные счета за управление платной рекламой и сверку рекламного бюджета, а также корпоративные поля заказа на покупку (PO) для крупных клиентов. InvoiceFlow справляется со всем этим из одного приложения для Android.

Ежемесячные счета по маркетинговому ретейнеру

Регулярные счета по ретейнеру, автоматически создаваемые первого числа каждого месяца:

«Ежемесячный маркетинговый ретейнер — [Имя клиента] — [Месяц Год]: Услуга: маркетинговый ретейнер уровня [Название тарифа] Объём работ в этом месяце:

SEO-оптимизированный блог-контент: 4 публикации
Ведение соцсетей: 3 платформы, ежедневные публикации
Email-маркетинг: 2 рассылки
Ежемесячный аналитический отчёт: предоставлен до [Дата] Ежемесячная плата: $4 800,00 Условия оплаты: Net-15 Примечание: бюджет на платную рекламу выставляется отдельно по фактическим расходам.»

Главное: включайте перечень работ в каждый счёт по ретейнеру. Когда клиенты видят, какие именно услуги входят в оплату, вопросы по счетам прекращаются. Споры об объёме работ начинаются там, где счёт расплывчат.

Пример структуры тарифов ретейнера:

Foundation ($2 200/месяц): соцсети, контент-календарь, аналитика
Growth ($4 800/месяц): SEO-блог, соцсети, email, аналитическая панель
Full Service ($8 500/месяц): все каналы + управление платной рекламой, стратегический созвон
Enterprise (индивидуально): выделенный аккаунт-директор + полное управление каналами

Выставление счетов за проектные кампании

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у маркетингового агентства — ежемесячный ретейнер, рекламные бюджеты Google и Meta транзитными строками, комиссия за управление 15% и бонус за результат — Ретейнер, транзитный рекламный бюджет, прописанная комиссия 15% — прозрачность, которой доверяют клиенты.

Разовые кампании и запуски вне рамок ретейнера оплачиваются поэтапно:

«Проектная кампания — [Имя клиента] — [Дата]: Проект: [Название и описание кампании] Объём работ: [Результаты — креатив, тексты, запуск, мониторинг, отчётность] Сроки: [Дата начала] – [Дата окончания] Общая стоимость проекта: $12 000,00 Этап 1 (Стратегия и креатив, 30%): $3 600,00 — к оплате в начале проекта Этап 2 (Запуск и ведение кампании, 50%): $6 000,00 — к оплате при старте кампании Этап 3 (Отчётность и анализ, 20%): $2 400,00 — к оплате по завершении проекта»

Счета за управление платной рекламой

Плата за управление и рекламный бюджет — на ОТДЕЛЬНЫХ счетах, никогда не объединяются:

«Управление платной рекламой — [Имя клиента] — [Месяц Год]: Управляемые каналы: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Другое] Управляемый рекламный бюджет за период: $18 400,00 Плата за управление ([%]% от управляемого бюджета): $2 760,00 Условия оплаты: Net-15 Примечание: рекламный бюджет выставляется отдельным счётом-сверкой по платформам.»

«Сверка рекламного бюджета — [Имя клиента] — [Месяц Год]: Meta Business Manager — аккаунт [ID]: $11 200,00 Google Ads — аккаунт [ID]: $7 200,00 Итого рекламный бюджет за период: $18 400,00 Подтверждающие документы: приложены скриншоты и отчёты платформ Условия оплаты: Net-15»

Два счёта — один за плату за управление, второй за расходы на медиа. Клиенты всегда видят, сколько фактически списали платформы и сколько вы берёте за управление этим.

Счета корпоративным клиентам с полями PO

Регулярные счета Invoice Flow app маркетингового агентства — SEO-, growth- и social-абоненты по клиентам в USD и GBP — Каждый абонент выставляет себя 1-го числа — вы утверждаете и отправляете, а не создаёте с нуля.

Крупные маркетинговые клиенты с отделами закупок:

«Маркетинговые услуги — [Название компании] — [Месяц Год]: Услуга: [Описание услуги] Ссылка на кампанию/проект: [Номер ссылки] Итого: $[Сумма] Номер PO: [Номер PO] Центр затрат: [Код центра затрат] Условия оплаты: Net-30»

Что InvoiceFlow делает для маркетинговых агентств

Ежемесячные счета по ретейнеру: автоматически создаются с перечнем работ, отправляются 1-го числа
Поэтапная оплата проектов: 3 этапа, привязанные к результатам кампании
Раздельные счета за управление рекламой и расходы на рекламу: никогда не объединяются
Корпоративные поля PO: номер PO, код центра затрат, условия Net-30
Отслеживание оплат: задолженности по клиентам и типам счетов

С чего начать

Определите свои тарифы ретейнера с ежемесячной платой и конкретными результатами для каждого уровня
Настройте регулярные ежемесячные счета для каждого клиента на ретейнере с автосозданием 1-го числа
Создайте трёхэтапный шаблон проектной кампании с процентами по этапам
Создайте два отдельных шаблона для платной рекламы: плата за управление + сверка бюджета
Добавьте корпоративные пользовательские поля (номер PO, центр затрат) для крупных клиентов

Скачайте InvoiceFlow. Разделяйте счёт по ретейнеру, счета по проектам и счета за рекламный бюджет. Ясность в выставлении счетов — это то, что предотвращает споры и делает доход агентства предсказуемым.

InvoiceFlow — бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для независимых специалистов и владельцев малого бизнеса.