InvoiceFlow для маркетингових агентств: повний посібник із виставлення рахунків

Система виставлення рахунків, створена для digital-маркетингових агентств, контент-агентств, SMM-менеджерів та маркетингових консультантів

Виставлення рахунків у маркетинговому агентстві охоплює щомісячні ретейнерні рахунки з документуванням обсягу робіт, поетапне виставлення рахунків за проєктні кампанії, окремі гонорари за управління платною рекламою та звірку рекламних витрат, а також корпоративні поля для замовлень на закупівлю (PO) для великих клієнтів. InvoiceFlow опрацьовує все це в одному Android-застосунку.

Щомісячні маркетингові ретейнерні рахунки

Регулярні ретейнерні рахунки, що автоматично формуються першого числа кожного місяця:

«Щомісячний маркетинговий ретейнер — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]: Послуга: маркетинговий ретейнер [Назва тарифу] Обсяг цього місяця:

SEO-оптимізований контент для блогу: 4 публікації
Ведення соцмереж: 3 платформи, щоденні публікації
Email-маркетинг: 2 кампанії
Щомісячний аналітичний звіт: надано до [Дата] Щомісячний гонорар: 4 800,00 $ Умови оплати: Net-15 Примітка: бюджет на платну рекламу виставляється окремим рахунком за фактичними витратами.»

Головне: додавайте список обсягу робіт до кожного ретейнерного рахунку. Коли клієнти чітко бачать, які саме послуги входять, питання щодо рахунків припиняються. Суперечки про обсяг починаються, коли рахунок невиразний.

Приклад структури тарифів ретейнера:

Foundation (2 200 $/місяць): соцмережі, контент-план, аналітика
Growth (4 800 $/місяць): SEO-блог, соцмережі, email, аналітична панель
Full Service (8 500 $/місяць): усі канали + управління платною рекламою, стратегічний дзвінок
Enterprise (за домовленістю): виділений акаунт-директор + повне управління каналами

Виставлення рахунків за проєктні кампанії

Редактор рахунків застосунку Invoice Flow маркетингової агенції — щомісячний ретейнер, рекламний бюджет Google і Meta як транзитні позиції, 15% плата за управління та бонус за результат — Ретейнер, транзитний рекламний бюджет, розписана 15% плата — прозорість, якій довіряють клієнти.

Разові кампанії та запуски поза обсягом ретейнера використовують поетапне виставлення рахунків:

«Проєктна кампанія — [Ім’я клієнта] — [Дата]: Проєкт: [Назва та опис кампанії] Обсяг: [Результати — креатив, копірайтинг, запуск, моніторинг, звітність] Терміни: [Дата початку] – [Дата завершення] Загальний гонорар за проєкт: 12 000,00 $ Етап 1 (Стратегія та креатив, 30%): 3 600,00 $ — до сплати на старті проєкту Етап 2 (Запуск і ведення кампанії, 50%): 6 000,00 $ — до сплати при запуску кампанії Етап 3 (Звітність та аналіз, 20%): 2 400,00 $ — до сплати при завершенні проєкту»

Рахунки за управління платною рекламою

Гонорари за управління та рекламні витрати — на ОКРЕМИХ рахунках, ніколи не об’єднуйте:

«Управління платною рекламою — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]: Керовані канали: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Інше] Керований рекламний бюджет за період: 18 400,00 $ Гонорар за управління ([%]% від керованого бюджету): 2 760,00 $ Умови оплати: Net-15 Примітка: рекламні витрати виставляються окремо рахунком-звіркою по платформах.»

«Звірка рекламних витрат — [Ім’я клієнта] — [Місяць Рік]: Meta Business Manager — акаунт [ID]: 11 200,00 $ Google Ads — акаунт [ID]: 7 200,00 $ Загальні рекламні витрати за період: 18 400,00 $ Підтверджувальна документація: скріншоти та звіти платформ додаються Умови оплати: Net-15»

Два рахунки — один за гонорар з управління, один за рекламний бюджет. Клієнти завжди бачать, скільки фактично списали платформи, і скільки ви берете за управління.

Рахунки корпоративним клієнтам із полями PO

Регулярні рахунки Invoice Flow app маркетингової агенції — SEO, growth та social ретейнери для клієнтів у USD та GBP — Кожен ретейнер виставляє собі рахунок 1-го числа — ви лише затверджуєте й надсилаєте, а не створюєте з нуля.

Великі маркетингові клієнти з відділами закупівель:

«Маркетингові послуги — [Назва компанії] — [Місяць Рік]: Послуга: [Опис послуги] Референс кампанії/проєкту: [Номер референсу] Разом: [Сума] $ Номер PO: [Номер PO] Центр витрат: [Код центру витрат] Умови оплати: Net-30»

Що InvoiceFlow робить для маркетингових агентств

Щомісячні ретейнерні рахунки: автоматично формуються зі списком обсягу робіт, надсилаються 1-го числа
Поетапне виставлення за проєкти: 3 етапи, прив’язані до результатів кампанії
Окремі рахунки за управління рекламою та за витрати: ніколи не об’єднуються
Корпоративні поля PO: номер PO, код центру витрат, умови Net-30
Відстеження оплат: непогашені суми за клієнтом і типом білінгу

Як почати

Визначте свої тарифи ретейнера з щомісячним гонораром і конкретними результатами для кожного тарифу
Налаштуйте регулярні щомісячні рахунки для кожного ретейнер-клієнта з автоматичним формуванням 1-го числа
Створіть триетапний шаблон для проєктної кампанії з відсотками за етапами
Створіть два окремі шаблони для платної реклами: гонорар за управління + звірка витрат
Додайте корпоративні кастомні поля (номер PO, центр витрат) для великих клієнтів

Завантажте InvoiceFlow. Відокремте ретейнерний рахунок від проєктних рахунків і від рахунків за рекламні витрати. Ясність у виставленні рахунків — це те, що запобігає суперечкам і робить дохід агентства передбачуваним.

InvoiceFlow — це безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для незалежних фахівців і власників малого бізнесу.