InvoiceFlow per le agenzie di marketing: guida completa alla fatturazione

Il sistema di fatturazione pensato per le agenzie di marketing digitale, le agenzie di contenuti, i social media manager e i consulenti di marketing

La fatturazione di un’agenzia di marketing comprende fatture di retainer mensile con documentazione dell’ambito, fatturazione a milestone per le campagne a progetto, compensi di gestione della pubblicità a pagamento separati e riconciliazione della spesa pubblicitaria, oltre ai campi per l’ordine d’acquisto (PO) dei clienti aziendali. InvoiceFlow gestisce tutto questo da un’unica app Android.

Fatture di retainer mensile di marketing

Fatture di retainer ricorrenti generate automaticamente il primo di ogni mese:

“Retainer mensile di marketing — [Nome cliente] — [Mese Anno]: Servizio: Retainer di marketing [Nome tier] Ambito di questo mese:

Contenuti blog ottimizzati SEO: 4 articoli
Gestione social media: 3 piattaforme, pubblicazione giornaliera
Email marketing: 2 campagne
Report analitico mensile: consegnato entro il [Data] Compenso mensile: 4.800,00 € Termini di pagamento: 15 giorni Nota: il budget della pubblicità a pagamento viene fatturato separatamente in base alla spesa effettiva.”

Chiave: includi l’elenco dell’ambito in ogni fattura di retainer. Quando i clienti possono vedere esattamente quali servizi sono inclusi, le domande sulla fatturazione cessano. Le contestazioni sull’ambito iniziano quando la fattura è vaga.

Esempio di struttura dei tier di retainer:

Foundation (2.200 €/mese): social media, calendario editoriale, analisi
Growth (4.800 €/mese): blog SEO, social, email, dashboard analitica
Full Service (8.500 €/mese): tutti i canali + gestione pubblicità a pagamento, call strategica
Enterprise (personalizzato): account director dedicato + gestione completa dei canali

Fatturazione delle campagne a progetto

Editor fatture dell'app Invoice Flow di un'agenzia di marketing — il compenso mensile, la spesa pubblicitaria Google e Meta come righe di passthrough, una commissione di gestione del 15% e un bonus performance — Compenso, spesa pubblicitaria addebitata, la commissione del 15% esplicitata — la trasparenza di cui i clienti si fidano.

Le campagne e i lanci una tantum al di fuori dell’ambito del retainer usano la fatturazione a milestone:

“Campagna a progetto — [Nome cliente] — [Data]: Progetto: [Nome e descrizione della campagna] Ambito: [Deliverable — creatività, copy, lancio, monitoraggio, reportistica] Tempistica: [Data inizio] – [Data fine] Compenso totale del progetto: 12.000,00 € Fase 1 (Strategia e creatività, 30%): 3.600,00 € — dovuta all’avvio del progetto Fase 2 (Lancio e gestione della campagna, 50%): 6.000,00 € — dovuta al go-live della campagna Fase 3 (Reportistica e analisi, 20%): 2.400,00 € — dovuta al completamento del progetto”

Fatture per i compensi di gestione della pubblicità a pagamento

Compensi di gestione e spesa pubblicitaria su fatture SEPARATE — mai unite:

“Gestione pubblicità a pagamento — [Nome cliente] — [Mese Anno]: Canali gestiti: Meta (Facebook/Instagram), Google Search, [Altro] Spesa pubblicitaria gestita in questo periodo: 18.400,00 € Compenso di gestione ([%]% della spesa gestita): 2.760,00 € Termini di pagamento: 15 giorni Nota: la spesa pubblicitaria viene fatturata separatamente tramite fattura di riconciliazione della piattaforma.”

“Riconciliazione spesa pubblicitaria — [Nome cliente] — [Mese Anno]: Meta Business Manager — Account [ID]: 11.200,00 € Google Ads — Account [ID]: 7.200,00 € Spesa pubblicitaria totale in questo periodo: 18.400,00 € Documentazione di supporto: screenshot e report delle piattaforme allegati Termini di pagamento: 15 giorni”

Due fatture — una per il compenso di gestione, una per la spesa pubblicitaria. I clienti possono sempre vedere quanto hanno effettivamente addebitato le piattaforme rispetto a quanto stai addebitando tu per gestirle.

Fatture per clienti aziendali con campi PO

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un'agenzia di marketing — retainer SEO, growth e social tra clienti in USD e GBP — Ogni retainer si fattura da solo il 1° — tu approvi e invii, non parti da zero.

Clienti aziendali di marketing con uffici acquisti:

“Servizi di marketing — [Nome azienda] — [Mese Anno]: Servizio: [Descrizione del servizio] Riferimento campagna/progetto: [Numero di riferimento] Totale: [Importo] € Numero PO: [Numero PO] Centro di costo: [Codice centro di costo] Termini di pagamento: 30 giorni”

Cosa fa InvoiceFlow per le agenzie di marketing

Fatture di retainer mensile: generate automaticamente con l’elenco dell’ambito, inviate il giorno 1
Fatturazione a milestone di progetto: 3 fasi legate ai deliverable della campagna
Fatture separate di gestione + spesa pubblicitaria: mai unite
Campi PO aziendali: numero PO, codice centro di costo, termini a 30 giorni
Monitoraggio dei pagamenti: importi in sospeso per cliente e per tipo di fatturazione

Come iniziare

Definisci i tuoi tier di retainer con compenso mensile e deliverable specifici per tier
Imposta fatture mensili ricorrenti per ogni cliente a retainer, generate automaticamente il giorno 1
Crea un modello di campagna a progetto a tre fasi con le percentuali di ciascuna fase
Crea due modelli separati per la pubblicità a pagamento: compenso di gestione + riconciliazione della spesa
Aggiungi campi personalizzati aziendali (numero PO, centro di costo) per i clienti enterprise

Scarica InvoiceFlow. Separa la fattura del retainer dalle fatture di progetto e dalle fatture della spesa pubblicitaria. La chiarezza nella fatturazione è ciò che previene le contestazioni — e ciò che rende prevedibili i ricavi dell’agenzia.

InvoiceFlow è un’app di fatturazione gratuita per Android, pensata per professionisti indipendenti e piccoli imprenditori.