InvoiceFlow cho chuyên gia dinh dưỡng và chuyên viên tiết chế: Cẩm nang lập hóa đơn toàn diện

Lập hóa đơn cho gói cá nhân, chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp, khách thuê bao dài hạn, chương trình nhóm và chứng từ hoàn phí (superbill)

Các chuyên gia dinh dưỡng hành nghề tư nhân lập hóa đơn theo nhiều mô hình dịch vụ — theo buổi, theo gói, thuê bao dài hạn, doanh nghiệp, chương trình nhóm — và thường cần tạo chứng từ hoàn phí (superbill) cho các tài khoản chi tiêu sức khỏe. InvoiceFlow xử lý toàn bộ quy trình lập hóa đơn cho người hành nghề độc lập và phòng khám nhóm nhỏ.

Hóa đơn cho buổi tư vấn cá nhân

Dành cho những người vẫn lập hóa đơn theo từng buổi:

Buổi Tư vấn Dinh dưỡng — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

• Dịch vụ: [Tư vấn ban đầu / Buổi theo dõi / Cuộc gọi kiểm tra]
• Ngày: [Ngày] | Thời lượng: [N] phút
• Phí: [số tiền] $
• Thanh toán: [Chuyển khoản / Tiền mặt / ví điện tử / phương thức ghi trên hóa đơn]

Điều khoản thanh toán cho buổi tư vấn cá nhân: đến hạn ngay tại thời điểm cung cấp dịch vụ (hoặc trong vòng 24 giờ). Thu tiền ngay tại buổi tư vấn giúp loại bỏ việc phải chạy theo đòi thanh toán sau này.

Hóa đơn theo gói với lập hóa đơn trả góp

Định giá theo gói là mô hình được khuyến nghị cho các phòng khám dinh dưỡng. Nó cam kết khách hàng theo toàn bộ liệu trình, cải thiện kết quả và tạo ra doanh thu ổn định, dễ dự đoán.

Gói Tư vấn Dinh dưỡng — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

• Gói: [Foundation 3 tháng / Transform 6 tháng / Maintenance 12 tháng]
• Bao gồm:
  • [N] buổi đánh giá ban đầu (90 phút)
  • [N] buổi theo dõi (mỗi buổi 50 phút)
  • [N] cuộc gọi kiểm tra (mỗi cuộc 20 phút) mỗi tháng
  • Thực đơn cá nhân hóa
  • Quyền truy cập thư viện tài nguyên
  • [Nhắn tin] giữa các buổi
• Giá gói: [số tiền] $ (tiết kiệm [số tiền] $ so với tính theo buổi)
• Lựa chọn thanh toán: Trả toàn bộ — [số tiền] $
• Lựa chọn thanh toán: Trả góp hằng tháng — [số tiền] $/tháng × [N] tháng

Lịch trả góp (nếu áp dụng):

• Tháng 1 (đến hạn khi đăng ký): [số tiền] $
• Tháng 2 (tự động lập hóa đơn vào [ngày]): [số tiền] $
• Tháng 3 (tự động lập hóa đơn vào [ngày]): [số tiền] $

InvoiceFlow tạo và gửi từng hóa đơn trả góp vào ngày đã lên lịch. Thiết lập một lần khi đăng ký; nó chạy tự động không cần thao tác thủ công.

Các cấp độ gói

• Foundation (3 tháng): Đánh giá + [N] buổi theo dõi + kiểm tra hằng tháng + thực đơn. [số tiền] $
• Transform (6 tháng): Đánh giá + [N] buổi theo dõi + kiểm tra hai lần mỗi tháng + hỗ trợ xem xét kết quả xét nghiệm theo quý. [số tiền] $
• Maintenance (12 tháng): Buổi theo sát hằng tháng + đánh giá toàn diện theo quý + nhắn tin. [số tiền] $

Xây dựng một mẫu InvoiceFlow riêng cho mỗi cấp độ với giá và số buổi đã được nạp sẵn.

Hóa đơn thuê bao hằng tháng

Khách hàng dài hạn muốn được hỗ trợ liên tục mà không cần đặt lịch từng buổi riêng lẻ.

Thuê bao Dinh dưỡng Hằng tháng — [Tên khách hàng] — [Tháng Năm]:

• Thuê bao: Hỗ trợ Dinh dưỡng Liên tục
• Bao gồm: [Nhắn tin không giới hạn (phản hồi trong 24 giờ) + một buổi kiểm tra 30 phút mỗi tháng / thỏa thuận tùy chỉnh]
• Phí thuê bao: [số tiền] $/tháng
• Tự động lập hóa đơn vào ngày [N] mỗi tháng
• Thanh toán qua phương thức ghi trên hóa đơn
• Hủy: báo trước bằng văn bản [N] ngày

Thiết lập tự động lập hóa đơn thuê bao một lần cho mỗi khách hàng. Hóa đơn được tạo và gửi vào ngày đã lên lịch mỗi tháng mà không cần thao tác thủ công.

Hóa đơn chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp

Hợp đồng chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp thường yêu cầu mã số thuế (MST), thông tin nhà cung cấp trong hồ sơ, số đơn đặt hàng (PO) và điều khoản thanh toán net-30. Đây là những yêu cầu hóa đơn trong quy trình chi trả của phòng kế toán ở bất kỳ doanh nghiệp cỡ vừa trở lên nào.

Dịch vụ Chăm sóc Sức khỏe Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Tháng Năm]:

Kỳ lập hóa đơn: [Tháng Năm]

• Workshop dinh dưỡng toàn thể nhân viên hằng tháng ([N] phút): [số tiền] $
• Buổi tư vấn cá nhân cho nhân viên: [N] buổi × [đơn giá] $/buổi = [tổng] $
• Báo cáo chăm sóc sức khỏe hằng tháng (tổng hợp mức tham gia, chỉ số tổng hợp): [số tiền] $
• [Dịch vụ bổ sung: lunch-and-learn, buổi theo phòng ban, v.v.]: [số tiền] $
• Tổng hóa đơn: [tổng] $

Thanh toán cho: [Tên bạn], [Chứng chỉ] | MST: [mã số thuế] Số PO: [PO-####] Điều khoản thanh toán: Net-30 Thông tin nhà cung cấp đã có trong hồ sơ | [Ngày nộp]

Quan trọng: Luôn ghi MST của bạn trên hóa đơn doanh nghiệp. Doanh nghiệp thanh toán cho nhà thầu dựa trên hồ sơ thuế. Phòng kế toán của họ không thể tạo hồ sơ nhà cung cấp hay xử lý thanh toán nếu thiếu MST. Không có MST = thanh toán chậm hoặc bị trả lại.

Các phương án phạm vi chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp

• Workshop nhóm hằng tháng (toàn thể nhân viên, 1 buổi): [đơn giá] $
• Chương trình toàn diện theo quý (4 buổi + báo cáo): [đơn giá] $/quý
• Chương trình chăm sóc sức khỏe cả năm (12 tháng, nhóm + cá nhân): [giá năm] $
• Trợ giá tư vấn cá nhân cho từng nhân viên: [đơn giá] $/buổi, lập hóa đơn hằng tháng theo mức sử dụng

Hóa đơn chương trình nhóm

Chương trình theo nhóm trực tuyến, workshop và khóa học dinh dưỡng.

Chương trình Dinh dưỡng Nhóm — [Tên chương trình] — [Ngày bắt đầu]:

• Chương trình: [Tiêu đề] — nhóm [N] tuần
• Hình thức: [Video trực tiếp / Ghi hình + hỏi đáp trực tiếp / Trực tiếp tại chỗ]
• Thời gian: [Bắt đầu] đến [Kết thúc]
• Giá chương trình: [số tiền] $ mỗi người tham gia

Lựa chọn thanh toán:

• Trả toàn bộ khi đăng ký: [số tiền] $
• Trả góp: [số tiền] $ khi đăng ký + [số tiền] $ khi bắt đầu chương trình

Với chương trình nhóm cho doanh nghiệp:

• Giá nhóm: [N] người tham gia × [đơn giá] $/người = [tổng] $
• Chiết khấu nhóm ([N]+): giảm [N]% trên giá mỗi người

Chứng từ hoàn phí (superbill) cho tài khoản chi tiêu sức khỏe

Khách hàng sử dụng tài khoản tiết kiệm sức khỏe hoặc tài khoản chi tiêu linh hoạt, hoặc muốn xin hoàn phí ngoài mạng lưới bảo hiểm, có thể yêu cầu chứng từ hoàn phí (superbill).

Superbill — [Tên khách hàng] — [Ngày cung cấp dịch vụ]:

• Người cung cấp dịch vụ: [Tên], [Chứng chỉ] | NPI: [XXXXXXXXXX]
• Địa chỉ phòng khám: [Địa chỉ]
• Ngày dịch vụ: [Ngày]
• Mã chẩn đoán (ICD-10): [Z71.3 — Tư vấn dinh dưỡng / Z68.xx — BMI / E11.xx — Quản lý tiểu đường / v.v.]
• Mã thủ thuật (CPT): [97802 — Liệu pháp dinh dưỡng y khoa, ban đầu / 97803 — theo dõi / 97804 — nhóm]
• Mô tả dịch vụ: [Mô tả ngắn gọn]
• Phí đã tính: [số tiền] $
• Số tiền bệnh nhân đã trả: [số tiền] $
• Số dư: 0,00 $ (đã thanh toán đủ)

Thêm ghi chú: “Chứng từ hoàn phí này được cung cấp làm tài liệu hoàn phí cho bệnh nhân. Đây không phải là hồ sơ yêu cầu chi trả gửi tới bất kỳ đơn vị bảo hiểm y tế nào.”

Các mã ICD-10 và CPT thường dùng cho dịch vụ dinh dưỡng:

• Z71.3: Tư vấn dinh dưỡng
• Z68.1–Z68.45: Chẩn đoán liên quan đến BMI
• E66.01: Béo phì nghiêm trọng
• CPT 97802: MNT ban đầu, 15 phút
• CPT 97803: MNT theo dõi, 15 phút
• CPT 97804: MNT nhóm, 30 phút

Hãy tham khảo hiệp hội chuyên gia tiết chế tại địa phương hoặc chuyên gia lập hóa đơn y tế để xác nhận các mã áp dụng cho chứng chỉ và dịch vụ của bạn.

Sử dụng InvoiceFlow để lập hóa đơn cho phòng khám dinh dưỡng

Mẫu gói có trả góp: Xây dựng một mẫu cho mỗi cấp độ gói. Thiết lập lịch trả góp khi đăng ký. InvoiceFlow tạo và gửi hóa đơn cho tháng 2 và tháng 3 (hoặc tháng 4–6 với gói dài hơn) vào các ngày đã lên lịch.

Lập hóa đơn chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp: Nạp sẵn MST và điều khoản thanh toán vào mẫu doanh nghiệp của bạn. Thêm trường PO. Lập hóa đơn net-30. Gửi trước ngày mùng 1 mỗi tháng cho các dịch vụ đã cung cấp.

Tự động lập hóa đơn thuê bao: Đặt ngày lập hóa đơn cho từng khách thuê bao. Hóa đơn được tạo và gửi tự động. Không cần thao tác thủ công mỗi tháng.

Tạo chứng từ hoàn phí: Dùng định dạng hóa đơn chi tiết của InvoiceFlow để ghi lại mã ICD-10 và CPT, NPI cùng thông tin buổi làm việc. Lưu dưới dạng PDF để khách hàng xin hoàn phí.

Tự động lập hóa đơn: Với khách theo gói và thuê bao, hãy thiết lập hóa đơn định kỳ. Hóa đơn trả góp và thuê bao được tạo và gửi tự động; khách hàng thanh toán qua phương thức ghi trên hóa đơn.

Tải InvoiceFlow. Xây dựng mẫu gói cho từng cấp độ kèm lịch trả góp. Đặt thuê bao ở chế độ tự động lập hóa đơn. Thêm MST và trường PO vào mẫu doanh nghiệp. Tài khoản chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp đã gọi tuần trước — họ đang chờ một hóa đơn mà phòng kế toán của họ có thể xử lý.

InvoiceFlow là ứng dụng lập hóa đơn miễn phí trên Android, xây dựng dành cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Gửi hóa đơn dinh dưỡng chuyên nghiệp, quản lý trả góp theo gói, tự động lập hóa đơn cho khách thuê bao, lập hóa đơn cho tài khoản chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp và tạo chứng từ hoàn phí — tất cả ngay trên điện thoại của bạn.