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Das Erstgespräch, das mich 2.400 € gekostet hat

Von Darius Flemming, zertifizierter Life Coach — Denver, CO

2019 habe ich die Personalabteilung eines Konzerns verlassen, um hauptberuflich zu coachen. Ich hatte meine ICF-Zertifizierung, eine Website, ein Logo — und absolut kein Abrechnungssystem.

Meine ersten sechs Monate sahen so aus: Jemand fand mich, vereinbarte ein Erstgespräch, entschied sich für eine Zusammenarbeit, und ich schickte eine Zahlungsaufforderung für die erste Sitzung. Dann schickte ich eine weitere für die nächste Sitzung. Dann hakte ich nach, wenn nicht gezahlt wurde. Dann schickte ich sie erneut.

Im November 2019 absolvierte ein Klient — nennen wir ihn Marcus — acht Sitzungen über drei Monate. Karriere-Coaching, tiefgreifende Umbruchsarbeit, für uns beide wirklich bedeutsam. Er hatte fünf davon bezahlt. Drei waren offen, zu je 200 €/Sitzung.

Ich lief vier Monate lang 600 € hinterher. Ich habe sie nie eingetrieben. Ich schrieb sie ab. Und dann verbrachte ich viel Zeit damit, darüber nachzudenken, was ich anders hätte machen sollen.

Die Antwort war: alles.

Die Rechnungsstruktur aufbauen, die ich von Tag eins an hätte haben sollen

Ich hatte die Abrechnung wie einen nachträglichen Einfall behandelt. Jedes Gespräch war herzlich und unterstützend; dann hängte ich unbeholfen einen Zahlungslink an. Kein Vertrag. Keine Paketstruktur. Keine hinterlegte Zahlungsmethode. Keine Rechnung.

Ich baute alles von Grund auf neu auf:

Erstens: Pakete statt Einzelsitzungen.

Ein Coaching-Engagement ist eine Verpflichtung zu einem Prozess, keine Reihe von Einzeltransaktionen. Wer Sitzung für Sitzung bucht, ist der Arbeit nie ganz verpflichtet. Wer ein 3-Monats-Paket kauft, hat eine echte Entscheidung getroffen.

Zweitens: Zahlungsbedingungen von Anfang an festlegen. Immer.

Nicht optional. Keine unbeholfene Bitte. Zu vereinbaren, wie die Zahlung abläuft — und die erste Rate vor der ersten Sitzung bezahlt zu bekommen — ist Teil des Onboardings und wird von Anfang an klar kommuniziert.

Drittens: Rechnung bei Anmeldung, nicht nach jeder Sitzung.

Senden Sie die Paketrechnung bei der Anmeldung. Dokumentieren Sie, was enthalten ist. Beginnen Sie die Beziehung mit Klarheit darüber, was vereinbart wurde.

So sah das aus:

Coaching-Paket — [Name der Klientin/des Klienten] — [Anmeldedatum]:

Monatlicher Ratenplan:

InvoiceFlow erstellt und versendet die Rechnung jedes Monats zum geplanten Datum. Ich stelle es bei der Anmeldung ein; dann läuft es.

Der Firmen-Coaching-Vertrag, der die Größenordnung veränderte

Invoice Flow app Dokumente einer Coaching-Praxis — ein 6-Monats-Programm mit bezahlter erster Rate, ein gesendetes Firmenmandat, eine bezahlte Gruppen-Kohorte und ein bezahltes Erstgespräch
Programm, Kohorte, Retainer, Erstgespräch — jedes Mandat mit lückenloser Dokumentation.

Ein Jahr nach dem Start machte ich 5.400 €/Monat — überwiegend Einzelpersonen, einige Empfehlungen von einer Therapeutin, mit der ich in Kontakt gekommen war.

Dann rief die HR-Leiterin eines Tech-Unternehmens an. Sie wollte Leadership-Coaching für 12 Führungskräfte des mittleren Managements über 6 Monate. Das Budget war das Coaching-Budget, nicht das Ermessensbudget einer Einzelperson.

Der Umfang lag bei 24.000 € für das Engagement: 12 Teilnehmende × 2.000 € pro Person für ein 6-Monats-Paket. Sie brauchten einen formellen Vertrag, eine Leistungsbeschreibung und Rechnungen, die ihre Kreditorenbuchhaltung verarbeiten konnte.

Das Coaching-Können hatte ich. Die Rechnungsstruktur hatte ich nicht.

Firmen-Coaching-Programm — [Firmenname] — [Abrechnungszeitraum]:

Programm: [Leadership-Coaching-Programm / Führungskräfteentwicklung / Team-Coaching] Abrechnungszeitraum: [Monat Jahr]

Abrechnung in diesem Zeitraum:

Zahlungsempfänger: [Ihr Name], [Qualifikationen] | Steuernummer/USt-IdNr.: [Nummer] Bestellnummer (PO): [PO-####] Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto Steuerangaben hinterlegt

Dieses Engagement lief 6 Monate. Nettoumsatz: 22.800 € (ich gab 5 % Gruppenrabatt). Und die HR-Leiterin empfahl mich an zwei weitere Unternehmen.

Erstgespräch-Richtlinie

Wiederkehrende Rechnungen eines Coachs in der Invoice Flow app – ein monatlicher Retainer mit zwei Sitzungen und der Ratenplan eines 6-monatigen Executive-Programms
Retainer und Raten laufen von selbst – Sie coachen, die Abrechnung passiert.

Nach der Sache mit Marcus änderte ich auch, wie ich Erstgespräche handhabe.

Erstgespräche dauern 30 Minuten, sind kostenlos und finden vor jeder Verpflichtung statt. Aber ich dokumentiere jetzt das Ergebnis:

Zusammenfassung nach Erstgespräch — [Name des Interessenten] — [Datum]:

Das ist keine Rechnung — es ist eine schriftliche Aufzeichnung, die ich über InvoiceFlow als Angebot sende. Meldet sich die Person an, wandle ich es in eine Rechnung um. Tut sie es nicht, habe ich eine Dokumentation des besprochenen Umfangs. Es reduzierte die Verwirrung nach dem Motto „Ich dachte, das Erstgespräch sei im Paket enthalten” um 100 %.

Gruppen-Coaching-Programme

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Life-Coaches – ein Q3-Leadership-Programm für drei Führungskräfte mit Preisen pro Sitzung und 360-Grad-Debriefings, Projektcode in benutzerdefinierten Feldern
18 Sitzungen, 3 Führungskräfte, der Projektcode, den ihr Finanzteam braucht – reibungslos.

Online-Gruppen-Coaching-Kohorten wurden nach 2021 zu einem wichtigen Umsatzkanal.

Gruppen-Coaching-Programm — [Programmname] — [Monat Jahr]:

Zahlungsoptionen:

Bei Kohortenprogrammen kassiere ich die vollständige Zahlung (oder die erste Rate) bei der Anmeldung. Keine Verpflichtung ohne vorherige Zahlung.

VIP-Intensivtage

Ganz- oder Halbtags-Intensivsitzungen für Klientinnen und Klienten, die konzentrierte Arbeit wünschen.

VIP-Intensiv — [Name der Klientin/des Klienten] — [Datum]:

VIP-Intensivtage erfordern immer eine Anzahlung. Allein der Vorbereitungsaufwand (Auswertung des Fragebogens, Sitzungsplanung) ist erheblich. Seit ich die Anzahlungspflicht eingeführt habe, hatte ich kein einziges Nichterscheinen mehr.

Vier Jahre später

Die 600 €, die ich nie von Marcus eingetrieben habe, sind das beste Geld, das ich nie bekommen habe. Es brachte mich dazu, das Abrechnungssystem aufzubauen, auf dem alles andere läuft.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie Paketvorlagen für jede Engagement-Stufe mit Ratenplänen. Stellen Sie die Raten so ein, dass sie bei Anmeldung automatisch abgerechnet werden. Fügen Sie Firmenvorlagen Steuernummer und PO-Feld hinzu. Ergänzen Sie VIP-Intensivtage um eine Anzahlungsstruktur. Senden Sie nie wieder eine Zahlungsaufforderung nach einer Sitzung.

Darius Flemming ist zertifizierter Life Coach in Denver, Colorado, und betreut Einzelklienten in Paketprogrammen, Firmen-Leadership-Coaching, Gruppenkohorten und VIP-Intensiv-Engagements.