Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Afklaringssamtalen, der kostede mig 2.400 dollars

Af Darius Flemming, certificeret life coach — Denver, Colorado

Jeg forlod HR i erhvervslivet i 2019 for at coache på fuld tid. Jeg havde min ICF-certificering, en hjemmeside, et logo og absolut intet faktureringssystem.

Mine første seks måneder så sådan her ud: nogen fandt mig, bookede en afklaringssamtale, besluttede sig for at arbejde med mig, og jeg sendte dem en PayPal-anmodning for den første session. Så sendte jeg endnu en for den næste session. Så fulgte jeg op, når de ikke betalte. Så sendte jeg den igen.

I november 2019 gennemførte en klient — lad os kalde ham Marcus — otte sessioner over tre måneder. Karrierecoaching, stort forandringsarbejde, virkelig meningsfuldt for os begge. Han havde betalt for fem af dem. Tre var udestående til 200 dollars pr. session.

Jeg jagtede 600 dollars i fire måneder. Jeg fik dem aldrig. Jeg afskrev dem. Og så brugte jeg meget tid på at tænke over, hvad jeg skulle have gjort anderledes.

Svaret var: alt.

At bygge den fakturastruktur, jeg burde have haft fra dag ét

Jeg havde behandlet fakturering som en eftertanke. Hver samtale var varm og støttende; så tilføjede jeg akavet et PayPal-link. Ingen kontrakt. Ingen pakkestruktur. Intet kort på fil. Ingen faktura.

Jeg byggede om fra bunden:

Først: pakker, ikke pr. session.

Et coachingforløb er en forpligtelse til en proces, ikke en række enkeltstående transaktioner. Klienten, der booker session for session, er aldrig fuldt engageret i arbejdet. Klienten, der køber en 3-måneders pakke, har truffet en reel beslutning.

For det andet: betalingsbetingelser aftalt på forhånd. Altid.

Ikke valgfrit. Ikke en akavet forespørgsel. At aftale, hvordan betaling fungerer — og få den første rate betalt før den første session — er en del af onboardingprocessen, klart angivet på forhånd.

For det tredje: fakturér ved tilmelding, ikke efter hver session.

Send pakkefakturaen ved tilmelding. Dokumentér, hvad der er inkluderet. Start relationen med klarhed om, hvad der er aftalt.

Sådan så det ud:

Coachingpakke — [Klientnavn] — [Tilmeldingsdato]:

Månedlig rateplan:

InvoiceFlow genererer og sender hver måneds faktura på den planlagte dato. Jeg opsatte det ved tilmelding; det kører.

Virksomhedscoachingkontrakten, der ændrede skalaen

Invoice Flow app dokumenter for en coachingpraksis — et 6-måneders program med første rate betalt, en virksomhedsopgave sendt, et betalt gruppeforløb og en betalt afklaringssession
Program, forløb, retainer, afklaringsopkald — hver opgave med et papirspor.

Et år efter jeg startede, tjente jeg 5.400 dollars om måneden — mest enkeltpersoner, nogle henvisninger fra en terapeut, jeg havde fået kontakt med.

Så ringede HR-direktøren fra en teknologivirksomhed. De ønskede ledelsescoaching til 12 mellemledere over 6 måneder. Budgettet var coachingbudgettet, ikke én persons frie forbrug.

Omfanget var 24.000 dollars for forløbet: 12 deltagere × 2.000 dollars hver for en 6-måneders pakke. De havde brug for en formel kontrakt, et ydelseskatalog og fakturaer, deres kreditorafdeling kunne behandle.

Jeg havde coachingfærdighederne. Jeg havde ikke fakturastrukturen.

Virksomhedscoachingprogram — [Virksomhedsnavn] — [Faktureringsperiode]:

Program: [Ledelsescoachingprogram / Lederudvikling / Teamcoaching] Faktureringsperiode: [Måned år]

Fakturering denne periode:

Betales til: [Dit navn], [Kvalifikationer] | CVR-nr.: [XXXXXXXX] PO-nummer: [PO-####] Betalingsbetingelser: Netto 30 dage

Det forløb kørte i 6 måneder. Nettoomsætning: 22.800 dollars (jeg gav 5 % grupperabat). Og HR-direktøren henviste mig til to andre virksomheder.

Politik for afklaringssamtaler

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for en coach — en månedlig to-sessions retainer og ratebetalingsplanen for et 6-måneders executive-program
Retainere og rater kører sig selv — du coacher, faktureringen sker.

Efter Marcus-situationen ændrede jeg også, hvordan jeg håndterer afklaringssamtaler.

Afklaringssamtaler varer 30 minutter, er gratis og finder sted før enhver forpligtelse. Men jeg dokumenterer nu resultatet:

Resumé efter afklaringssamtale — [Emnenavn] — [Dato]:

Dette er ikke en faktura — det er en skriftlig optegnelse, jeg sender via InvoiceFlow som et tilbud. Hvis de tilmelder sig, konverterer jeg det til en faktura. Hvis de ikke gør, har jeg dokumentation for det omfang, vi drøftede. Det reducerede min “jeg troede, afklaringssamtalen var inkluderet i pakken”-forvirring med 100 %.

Gruppecoachingprogrammer

Invoice Flow app-fakturaeditor for en life coach — et Q3-lederprogram for tre ledere med pris pr. session og 360-debriefer, projektkode i brugerdefinerede felter
18 sessioner, 3 ledere, projektkoden deres økonomiteam har brug for — friktionsfrit.

Online gruppecoachingforløb blev en vigtig indtægtskanal efter 2021.

Gruppecoachingprogram — [Programnavn] — [Måned år]:

Betalingsmuligheder:

For forløbsprogrammer opkræver jeg fuld betaling (eller første rate) ved tilmelding. Ingen forpligtelse uden en betaling på forhånd.

VIP-intensivdage

Heldags- eller halvdags-intensivsessioner for klienter, der ønsker koncentreret arbejde.

VIP-intensiv — [Klientnavn] — [Dato]:

VIP-intensivforløb kræver altid et depositum. Alene forberedelsesarbejdet (gennemgang af spørgeskema, sessionsplanlægning) er betydeligt. Jeg har aldrig haft en udeblivelse, siden jeg indførte kravet om depositum.

Fire år inde

De 600 dollars, jeg aldrig fik fra Marcus, er de bedste penge, jeg aldrig fik. De fik mig til at bygge det faktureringssystem, som alt andet kører på.

Download InvoiceFlow. Byg pakkeskabeloner for hvert forløbsniveau med rateplaner. Indstil rater til at auto-fakturere ved tilmelding. Tilføj CVR-nummer og PO-felt til virksomhedsskabeloner. Tilføj depositumstruktur til VIP-intensivforløb. Send aldrig en PayPal-anmodning efter en session igen.

Darius Flemming er en certificeret life coach i Denver, Colorado, der betjener individuelle klienter på pakkeprogrammer, ledelsescoaching til virksomheder, gruppeforløb og VIP-intensivforløb.