Buổi tư vấn khám phá khiến tôi mất 2.400 $

Bởi Darius Flemming, Life Coach được chứng nhận — Denver, CO

Tôi rời bộ phận nhân sự của một tập đoàn năm 2019 để làm coach toàn thời gian. Tôi có chứng chỉ ICF, một website, một logo, và tuyệt nhiên không có hệ thống lập hóa đơn nào.

Sáu tháng đầu tiên của tôi trông như thế này: ai đó tìm thấy tôi, đặt lịch một buổi tư vấn khám phá, quyết định làm việc với tôi, và tôi gửi cho họ một yêu cầu thanh toán PayPal cho buổi đầu tiên. Rồi tôi gửi thêm một yêu cầu nữa cho buổi kế tiếp. Rồi tôi nhắc lại khi họ không trả. Rồi tôi lại gửi lần nữa.

Tháng 11 năm 2019, một khách hàng — cứ gọi anh ấy là Marcus — đã hoàn thành tám buổi trong ba tháng. Khai vấn sự nghiệp, công việc chuyển đổi lớn, thực sự ý nghĩa với cả hai chúng tôi. Anh ấy đã trả tiền cho năm buổi. Ba buổi còn nợ, mỗi buổi 200 $.

Tôi đòi khoản 600 $ suốt bốn tháng. Tôi không bao giờ thu được. Tôi xóa sổ nó. Và rồi tôi dành rất nhiều thời gian suy nghĩ về những gì đáng lẽ mình đã làm khác đi.

Câu trả lời là mọi thứ.

Xây dựng cấu trúc hóa đơn mà lẽ ra tôi phải có ngay từ ngày đầu

Tôi đã coi việc lập hóa đơn như một chuyện phụ. Mọi cuộc trò chuyện đều ấm áp và ủng hộ; rồi tôi gượng gạo đính kèm một liên kết PayPal. Không hợp đồng. Không cấu trúc gói. Không lưu thẻ. Không hóa đơn.

Tôi xây lại từ nền móng:

Thứ nhất: gói dịch vụ, không phải tính theo buổi.

Một hành trình khai vấn là cam kết với một quá trình, không phải một chuỗi giao dịch riêng lẻ. Khách hàng đặt lịch từng buổi một không bao giờ thực sự toàn tâm với công việc. Khách hàng mua một gói 3 tháng đã đưa ra một quyết định thật sự.

Thứ hai: điều khoản thanh toán được thiết lập ngay từ đầu. Luôn luôn.

Không phải tùy chọn. Không phải một lời đề nghị ngượng ngùng. Thống nhất cách thanh toán — và thu kỳ trả góp đầu tiên trước buổi đầu tiên — là một phần của quá trình onboarding, được nêu rõ ngay từ đầu.

Thứ ba: lập hóa đơn khi ghi danh, không phải sau mỗi buổi.

Gửi hóa đơn gói khi ghi danh. Lập tài liệu về những gì được bao gồm. Bắt đầu mối quan hệ với sự rõ ràng về những gì đã được thống nhất.

Đây là hình dung của nó:

Gói Khai vấn — [Tên khách hàng] — [Ngày ghi danh]:

• Gói: [Foundations 3 tháng / Accelerator 6 tháng / Executive 12 tháng]
• Bao gồm:
  • [N] buổi 60 phút
  • [N] cuộc gọi check-in (20 phút)
  • Nhắn tin giữa các buổi qua [nền tảng]
  • Ghi chú buổi làm việc và kế hoạch hành động
  • [Tài nguyên tùy chỉnh nếu có]
• Khoản đầu tư cho gói: [số tiền] $
• Thanh toán: Trọn gói — [số tiền] $ | hoặc Hằng tháng: [số tiền] $ × [N] tháng

Lịch trả góp hằng tháng:

• Tháng 1 (đến hạn khi ghi danh): [số tiền] $
• Tháng 2 (tự động lập hóa đơn [ngày]): [số tiền] $
• Tháng 3 (tự động lập hóa đơn [ngày]): [số tiền] $

InvoiceFlow tạo và gửi hóa đơn của mỗi tháng vào ngày đã định. Tôi thiết lập nó khi ghi danh; nó tự chạy.

Hợp đồng khai vấn doanh nghiệp làm thay đổi quy mô

Một năm sau khi khởi nghiệp, tôi kiếm được 5.400 $/tháng — chủ yếu là khách hàng cá nhân, một vài giới thiệu từ một nhà trị liệu mà tôi đã kết nối.

Rồi giám đốc nhân sự của một công ty công nghệ gọi đến. Họ muốn khai vấn lãnh đạo cho 12 quản lý cấp trung trong 6 tháng. Ngân sách là ngân sách khai vấn của công ty, không phải chi tiêu tùy ý của một cá nhân.

Phạm vi là 24.000 $ cho toàn bộ hành trình: 12 người tham gia × 2.000 $ mỗi người cho một gói 6 tháng. Họ cần một hợp đồng chính thức, một bản mô tả công việc, và những hóa đơn mà bộ phận công nợ phải trả của họ có thể xử lý.

Tôi có chuyên môn khai vấn. Tôi không có cấu trúc hóa đơn.

Chương trình Khai vấn Doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Kỳ lập hóa đơn]:

Chương trình: [Chương trình Khai vấn Lãnh đạo / Phát triển Điều hành / Khai vấn Đội nhóm] Kỳ lập hóa đơn: [Tháng Năm]

• Người tham gia: [N] quản lý/lãnh đạo đã ghi danh
• Số buổi khai vấn hằng tháng mỗi người: [N] × 60 phút
• Buổi nhóm cohort (hằng tháng): [N] × 90 phút
• Người phụ trách: [Tên coach chính]
• Tháng chương trình: [N] trên [tổng số]

Lập hóa đơn trong kỳ này:

• Buổi cá nhân: [N] người tham gia × [N] buổi × [đơn giá] $ = [tổng] $
• Buổi nhóm cohort: [N] người tham gia × [đơn giá] $ = [tổng] $
• Quản lý chương trình và báo cáo: [số tiền] $
• Tổng hóa đơn: [tổng] $

Thanh toán cho: [Tên của bạn], [Chứng chỉ] | MST: [XXXXXXXXXX] Số PO: [PO-####] Điều khoản thanh toán: 30 ngày Thông tin nhà cung cấp đã lưu

Hành trình đó kéo dài 6 tháng. Doanh thu ròng: 22.800 $ (tôi giảm giá nhóm 5%). Và vị giám đốc nhân sự đã giới thiệu tôi cho hai công ty khác.

Chính sách buổi tư vấn khám phá

Sau vụ Marcus, tôi cũng thay đổi cách xử lý các buổi tư vấn khám phá.

Buổi khám phá kéo dài 30 phút, miễn phí, và diễn ra trước bất kỳ cam kết nào. Nhưng giờ tôi lập tài liệu về kết quả:

Tóm tắt sau Buổi Khám phá — [Tên khách hàng tiềm năng] — [Ngày]:

• Buổi tư vấn khám phá: 30 phút | Ngày: [Ngày]
• Các lĩnh vực đã thảo luận: [Mô tả ngắn]
• Chương trình đề xuất: [Tên gói, mức phí, thời lượng]
• Bước tiếp theo: [Liên kết ghi danh / Cuộc gọi theo dõi / Quyết định trước ngày]

Đây không phải hóa đơn — đó là một bản ghi bằng văn bản mà tôi gửi qua InvoiceFlow dưới dạng báo giá. Nếu họ ghi danh, tôi chuyển nó thành hóa đơn. Nếu không, tôi có tài liệu về phạm vi chúng tôi đã thảo luận. Nó giảm 100% sự nhầm lẫn kiểu “tôi tưởng buổi tư vấn khám phá đã bao gồm trong gói”.

Chương trình khai vấn nhóm

Cohort khai vấn nhóm trực tuyến trở thành một kênh doanh thu lớn sau năm 2021.

Chương trình Khai vấn Nhóm — [Tên chương trình] — [Tháng Năm]:

• Chương trình: [Tiêu đề] — cohort [N] tuần | Thời gian: [Bắt đầu] đến [Kết thúc]
• Hình thức: Buổi trực tiếp trực tuyến hằng tuần + cộng đồng giữa các buổi + tài nguyên
• Ghi danh: [N] người tham gia
• Khoản đầu tư: [số tiền] $ mỗi người tham gia

Lựa chọn thanh toán:

• Thanh toán trọn gói khi ghi danh: [số tiền] $ (tiết kiệm [số tiền] $)
• Kế hoạch 2 lần thanh toán: [số tiền] $ khi ghi danh + [số tiền] $ vào Tuần 4

Với các chương trình cohort, tôi thu trọn gói (hoặc kỳ trả góp đầu tiên) khi ghi danh. Không có cam kết nếu không thanh toán trước.

Ngày VIP chuyên sâu

Các buổi chuyên sâu trọn ngày hoặc nửa ngày dành cho khách hàng muốn làm việc tập trung.

VIP Chuyên sâu — [Tên khách hàng] — [Ngày]:

• Hình thức: [Trọn ngày (6 giờ) / Nửa ngày (3 giờ)] chuyên sâu
• Ngày: [Ngày] | Địa điểm: [Trực tiếp hoặc nền tảng trực tuyến]
• Trọng tâm: [Chủ đề — ví dụ: Định hướng sự nghiệp, khai vấn mối quan hệ, tầm nhìn kinh doanh]
• Bao gồm: Bảng câu hỏi tiếp nhận trước buổi + buổi làm việc + cuộc gọi theo dõi sau 2 tuần + bản tóm tắt bằng văn bản
• Khoản đầu tư: [số tiền] $
• Tiền cọc (50%, đến hạn khi đặt lịch): [tiền cọc] $
• Số dư còn lại (đến hạn 7 ngày trước buổi): [số dư] $

Các buổi VIP chuyên sâu luôn yêu cầu đặt cọc. Chỉ riêng công tác chuẩn bị (rà soát bảng câu hỏi tiếp nhận, lên kế hoạch buổi) đã rất đáng kể. Tôi chưa từng bị khách vắng mặt kể từ khi thêm yêu cầu đặt cọc.

Bốn năm nhìn lại

• Chương trình khai vấn doanh nghiệp (4 công ty, đang duy trì): khoảng 12.800 $/tháng
• Gói cá nhân (khách hàng đang hoạt động): khoảng 6.200 $/tháng
• Chương trình nhóm cohort: khoảng 4.100 $/tháng
• Ngày VIP chuyên sâu: khoảng 2.400 $/tháng
• Thu nhập từ đối tác giới thiệu: khoảng 800 $/tháng
• Tổng doanh thu hằng tháng: khoảng 26.300 $/tháng

Khoản 600 $ mà tôi không bao giờ thu được từ Marcus là số tiền tuyệt vời nhất mà tôi từng không nhận được. Nó khiến tôi xây dựng hệ thống lập hóa đơn mà mọi thứ khác đang vận hành dựa trên đó.

Tải InvoiceFlow. Xây mẫu gói cho từng cấp hành trình kèm lịch trả góp. Thiết lập các kỳ trả góp tự động lập hóa đơn khi ghi danh. Thêm MST và trường PO vào mẫu doanh nghiệp. Thêm cấu trúc đặt cọc cho các buổi VIP chuyên sâu. Không bao giờ gửi yêu cầu PayPal sau một buổi làm việc nữa.

Darius Flemming là một life coach được chứng nhận tại Denver, Colorado, phục vụ khách hàng cá nhân theo các gói chương trình, khai vấn lãnh đạo doanh nghiệp, nhóm cohort, và các hành trình VIP chuyên sâu.