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La chiamata conoscitiva che mi è costata 2.400 $

Di Darius Flemming, Life Coach Certificato — Denver, CO

Ho lasciato le risorse umane aziendali nel 2019 per fare il coach a tempo pieno. Avevo la mia certificazione ICF, un sito web, un logo e assolutamente nessun sistema di fatturazione.

I miei primi sei mesi sono andati così: qualcuno mi trovava, fissava una chiamata conoscitiva, decideva di lavorare con me e io gli inviavo una richiesta PayPal per la prima sessione. Poi ne inviavo un’altra per la sessione successiva. Poi sollecitavo quando non pagavano. Poi la rimandavo di nuovo.

A novembre 2019, un cliente — chiamiamolo Marcus — ha completato otto sessioni in tre mesi. Coaching di carriera, un lavoro di transizione importante, davvero significativo per entrambi. Ne aveva pagate cinque. Tre erano in sospeso a 200 $ a sessione.

Ho rincorso 600 $ per quattro mesi. Non li ho mai incassati. Li ho stralciati. E poi ho passato molto tempo a pensare a cosa avrei fatto diversamente.

La risposta era: tutto.

Costruire la struttura di fatturazione che avrei dovuto avere dal primo giorno

Avevo trattato la fatturazione come un ripensamento. Ogni conversazione era calorosa e di sostegno; poi ci appiccicavo goffamente un link PayPal. Nessun contratto. Nessuna struttura a pacchetto. Nessuna carta registrata. Nessuna fattura.

Ho ricostruito tutto da zero:

Primo: pacchetti, non singole sessioni.

Un percorso di coaching è un impegno verso un processo, non una serie di transazioni individuali. Il cliente che prenota sessione per sessione non è mai pienamente impegnato nel lavoro. Il cliente che acquista un pacchetto di 3 mesi ha preso una vera decisione.

Secondo: termini di pagamento stabiliti fin dall’inizio. Sempre.

Non opzionale. Non una richiesta imbarazzante. Concordare come funziona il pagamento — e farsi pagare la prima rata prima della prima sessione — fa parte del processo di onboarding, dichiarato chiaramente fin dall’inizio.

Terzo: fattura all’iscrizione, non dopo ogni sessione.

Invia la fattura del pacchetto all’iscrizione. Documenta cosa è incluso. Avvia la relazione con chiarezza su ciò che è stato concordato.

Ecco com’è diventato:

Pacchetto di Coaching — [Nome cliente] — [Data di iscrizione]:

Calendario delle rate mensili:

InvoiceFlow genera e invia la fattura di ogni mese alla data prevista. Lo imposto all’iscrizione; va da solo.

Il contratto di coaching aziendale che ha cambiato la scala

Documenti dell'app Invoice Flow di uno studio di coaching — un programma di 6 mesi con prima rata pagata, un incarico aziendale inviato, un percorso di gruppo pagato e una sessione di scoperta pagata
Programma, gruppo, compenso, call di scoperta — ogni incarico con la sua traccia documentale.

Un anno dopo aver iniziato, fatturavo 5.400 $/mese — soprattutto privati, con qualche referral da una terapeuta con cui ero in contatto.

Poi mi ha chiamato la direttrice delle risorse umane di un’azienda tech. Volevano coaching di leadership per 12 manager intermedi su 6 mesi. Il budget era quello aziendale per il coaching, non la spesa discrezionale di una singola persona.

Il perimetro era di 24.000 $ per l’incarico: 12 partecipanti × 2.000 $ ciascuno per un pacchetto di 6 mesi. Avevano bisogno di un contratto formale, di una descrizione del lavoro e di fatture che il loro ufficio amministrativo potesse elaborare.

Avevo la competenza di coaching. Non avevo la struttura di fatturazione.

Programma di Coaching Aziendale — [Nome azienda] — [Periodo di fatturazione]:

Programma: [Programma di Leadership Coaching / Executive Development / Team Coaching] Periodo di fatturazione: [Mese Anno]

Fatturazione del periodo:

Intestato a: [Tuo nome], [Qualifiche] | Partita IVA: [IT XXXXXXXXXXX] Numero d’ordine: [PO-####] Termini di pagamento: 30 giorni Dati fiscali agli atti

Quell’incarico è durato 6 mesi. Ricavo netto: 22.800 $ (ho concesso uno sconto di gruppo del 5%). E la direttrice HR mi ha presentato ad altre due aziende.

Politica per le chiamate conoscitive

Fatture ricorrenti di Invoice Flow app di un coach — un retainer mensile di due sedute e il piano rateale di un programma executive di 6 mesi
Retainer e rate si gestiscono da soli — tu fai coaching, la fatturazione avviene.

Dopo la vicenda Marcus, ho cambiato anche il modo in cui gestisco le chiamate conoscitive.

Le chiamate conoscitive durano 30 minuti, sono gratuite e avvengono prima di qualsiasi impegno. Ma ora documento l’esito:

Riepilogo post Chiamata Conoscitiva — [Nome potenziale cliente] — [Data]:

Questa non è una fattura — è un documento scritto che invio tramite InvoiceFlow come preventivo. Se si iscrivono, lo converto in fattura. Se non lo fanno, ho la documentazione del perimetro discusso. Ha ridotto del 100% la confusione del tipo “pensavo che la chiamata conoscitiva fosse inclusa nel pacchetto”.

Programmi di coaching di gruppo

Editor di fatture dell'app Invoice Flow di un life coach — un programma di leadership del Q3 per tre dirigenti con prezzi per sessione e debrief a 360°, codice progetto nei campi personalizzati
18 sessioni, 3 dirigenti, il codice progetto che il loro ufficio finanziario richiede — senza attriti.

Le coorti di coaching di gruppo online sono diventate un canale di ricavo importante dopo il 2021.

Programma di Coaching di Gruppo — [Nome programma] — [Mese Anno]:

Opzioni di pagamento:

Per i programmi a coorte, incasso il saldo completo (o la prima rata) all’iscrizione. Nessun impegno senza un pagamento anticipato.

Giornate intensive VIP

Sessioni intensive di un’intera giornata o di mezza giornata per clienti che desiderano un lavoro concentrato.

Intensivo VIP — [Nome cliente] — [Data]:

Gli intensivi VIP richiedono sempre un acconto. Il solo lavoro di preparazione (revisione del questionario di assessment, pianificazione della sessione) è notevole. Non ho più avuto un mancato arrivo da quando ho aggiunto l’obbligo di acconto.

Quattro anni dopo

I 600 $ che non ho mai incassato da Marcus sono i soldi migliori che non ho mai ricevuto. Mi hanno spinto a costruire il sistema di fatturazione su cui gira tutto il resto.

Scarica InvoiceFlow. Costruisci template di pacchetto per ogni livello di percorso con calendari rateali. Imposta la fatturazione automatica delle rate all’iscrizione. Aggiungi Partita IVA e campo ordine d’acquisto ai template aziendali. Aggiungi la struttura dell’acconto agli intensivi VIP. Non inviare mai più una richiesta PayPal dopo una sessione.

Darius Flemming è un life coach certificato a Denver, Colorado, che segue clienti individuali con programmi a pacchetto, coaching di leadership aziendale, coorti di gruppo e incarichi intensivi VIP.