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Das Café-Konto, das mir beibrachte, wie man eine Bäckerei abrechnet

Von Diane Kowalski, Bäckerei-Inhaberin — Portland, OR

Ich eröffnete die Honeycomb Bakery 2016 in einer Gewerbeküche, die ich stundenweise mietete. In den ersten beiden Jahren war alles Einzelhandel — Wochenmärkte, Pop-ups, ein kleines Vorbestellsystem über Instagram. Dann, Ende 2018, fragte ein Café vier Straßen von meinem Haus entfernt, ob ich ihre Gebäckvitrine beliefern könnte.

Acht Croissants pro Tag. Zwölf Muffins. Sechs Scones. Sie wollten Lieferung montags, mittwochs und freitags. Sie hatten etwa zwanzigtausend Dollar an Laufkundschaft pro Monat.

Ich sagte sofort zu.

Drei Monate später hatte ich ein Tabellenkalkulationsproblem, zwei verpasste Zahlungen und eine Rechnung aus der ersten Woche, die die Buchhalterin des Cafés als „einfach ein Foto von Ihrem Logo mit einer Zahl” beschrieb. Ich hatte ein Einzelhandelsgeschäft aufgebaut. Ich hatte keine Ahnung, wie man Großhandel abrechnet.

Das Problem der Großhandelskonto-Rechnung

Die Buchhalterin des Cafés hatte recht. Meine Rechnungsstellung war peinlich. Ich schickte ihr am Ende der Woche eine Summe per SMS, und sie brauchte eine formelle Rechnung mit Einzelposten, einer Bestellnummer und einer Rechnungsnummer, die sie nachverfolgen konnte.

Ich verstand auch nicht, wie „Zahlungsziel 30 Tage” in der Praxis funktioniert. Sie hatten zu Beginn „netto 30” gesagt, was ich so verstand, dass sie innerhalb von dreißig Tagen zahlen würden. Was ich nicht verstand, war, dass die Uhr zu laufen begann, wenn sie die Rechnung erhielten — und wenn ich die Rechnung erst am Monatsende schickte, begannen die dreißig Tage dann.

Ich rechnete die wöchentlichen Lieferungen alle auf einmal am Monatsende ab und wartete dann weitere dreißig Tage. Mein Geld war sechzig Tage lang gebunden für Zutaten, die ich sechs Wochen zuvor gekauft und geliefert hatte.

Das Café-Konto brachte 2.800 $/Monat. Mit meinem kaputten Abrechnungszyklus war mir dauerhaft ein bis zwei Monate Umsatz geschuldet. Als ich es zum ersten Mal tatsächlich aufschlüsselte, saß ich auf 4.900 $ an offenen Forderungen aus einem einzigen Konto.

Ich behob drei Dinge: Rechnungshäufigkeit, Rechnungsformat und Zahlungsziele.

Die wöchentliche Großhandelsrechnung

Invoice Flow app Rechnungseditor einer Bäckerei – eine 3-stöckige Hochzeitstorte, Verkostungsbox, Lieferung zum Veranstaltungsort und Ständermiete mit Veranstaltungsdatum, Portionen und Design in benutzerdefinierten Feldern
Die Torte, die Verkostungsbox, die Lieferung, der Ständer – mit dem Hochzeitsdatum und 50 % Anzahlung dokumentiert.

Nach dem Café-Problem stellte ich Großhandelskonten auf wöchentliche Rechnungsstellung mit einem Zahlungsziel von 7 Tagen um. Netto 7 ist ungewöhnlich für den Großhandel — die meisten Bäckereien rechnen monatlich mit netto 30 ab. Aber für ein kleines Unternehmen mit täglichen Produktionskosten war es untragbar, dreißig Tage zu warten.

Großhandel Bäckerei — Wochenrechnung — [Kontoname] — Woche vom [Datum]:

Kontodaten:

Lieferungen diese Woche:

Die Aufschlüsselung nach Liefertag war der ausdrückliche Wunsch der Café-Buchhalterin — sie musste die Lieferungen mit ihrem Wareneingangsbuch abgleichen. Sobald ich anfing, ihrem Format zu entsprechen, sanken die Rechnungsstreitigkeiten auf null.

Rechnungen für Sondertorten und Sonderbestellungen

Sonderbestellungen — Hochzeitstorten, Geburtstagstorten, Spezialgebäck — erfordern eine Anzahlungsstruktur. Material und Arbeit fließen ein, bevor die Bestellung abgeholt wird.

Sonderbestellung — [Kundenname] — [Abhol-/Lieferdatum]:

Die Anzahlung für Sonderbestellungen ist unerlässlich. Ich fertigte einmal eine Geburtstagstorte für 380 $ an — Fondantdekorationen, ein bestimmtes Farbschema, der Name des Kindes des Kunden in Schreibschrift — und der Kunde tauchte nicht auf. Die Anzahlung, die ich damals eingezogen hatte, betrug 100 $. Ich verlor Material im Wert von 280 $ und einen ganzen Samstag Arbeit.

Jetzt sind Sonderbestellungen zu 50 % nicht erstattungsfähig bei Bestätigung. Die Anzahlung deckt das Material. Der Restbetrag wird bei Abholung eingezogen.

Firmen- und Event-Vorbestellungen

Invoice Flow app Dokumente einer Bäckerei — eine Hochzeitstorte auf Anzahlung, eine Großhandels-Café-Bestellung, ein bezahltes Firmen-Kuchenprogramm für Büros und eine bezahlte Lieferung
Individuelle Torten, Café-Großhandel, Firmenprogramme — jeder Bestelltyp festgehalten.

Büros, Eventkoordinatoren und Ansprechpartner von Veranstaltungsorten geben oft große Vorbestellungen für Meetings, Büro-Frühstücke und Catering-Events auf.

Firmen-Gebäckvorbestellung — [Firmenname] — [Datum]:

Bei Firmen-Vorbestellungen sind die Bestellnummern entscheidend. Eine Immobilienfirma, die ich mit monatlichen Frühstücken für Makler beliefere, ließ mich einmal acht Wochen auf eine Zahlung von 460 $ warten, weil ich keine Bestellnummer auf der Rechnung hatte. Ihr Kreditorenbuchhaltungssystem konnte sie nicht verarbeiten. Jetzt frage ich die Bestellnummer bereits bei der Auftragserteilung ab.

Quittungen für Wochenmarkt- und Einzelhandelsverkäufe

Wochenmarktverkäufe erfolgen bar und per Karte — keine Rechnung nötig. Aber einige Kunden wollen eine Quittung für die Spesenabrechnung oder steuerliche Zwecke.

Einzelhandelsquittung — Honeycomb Bakery — [Datum]:

InvoiceFlow erstellt diese schnell, wenn Kunden danach fragen — eine professionelle Quittung mit meinem Firmennamen und Kontakt, per E-Mail versendet.

Abonnement- und Dauerauftragsrechnungen

Wiederkehrende Rechnungen einer Bäckerei in der Invoice Flow app – ein wöchentlicher Café-Dauerauftrag und ein monatliches Abo für einen Handwerksbrot-Club
Der wöchentliche Café-Auftrag und der Brot-Club rechnen sich selbst ab – Sie backen, statt hinterherzulaufen.

Manche Kunden geben jede Woche dieselbe Bestellung auf — ein Restaurant, das zweimal pro Woche Brot bestellt, ein Haushalt, der eine wöchentliche Gebäckbox abonniert. Dafür verwende ich eine wiederkehrende Rechnung.

Abonnement Wöchentliche Gebäckbox — [Kundenname] — Woche vom [Datum]:

Für das Abonnementmodell brauchte ich zwei Jahre, um es auszuprobieren, und ich wünschte, ich hätte früher damit begonnen. Einunddreißig aktive Abonnements zu durchschnittlich 52 $/Woche = 1.612 $/Woche an garantiertem Umsatz, unabhängig von Wetter oder Markttag.

Das Geschäft nach acht Jahren

Aktuelle Umsatzaufteilung:

Als ich nur auf Wochenmärkten verkaufte, verdiente ich etwa 2.800 $/Monat. Die Großhandelskonten veränderten die Untergrenze. Die Abonnements veränderten die Obergrenze.

Was InvoiceFlow für Bäckereien leistet

Die Bäckereiabrechnung umfasst wöchentliche Großhandelsrechnungen mit Aufschlüsselung nach Liefertag, Anzahlungen für Sondertorten mit Stornierungsbedingungen, Firmen-Vorbestellungen mit Bestellnummernfeldern, Einzelhandelsquittungen und wiederkehrende Abonnementabrechnung. InvoiceFlow bewältigt all dies aus einer einzigen Android-App — wöchentlich wiederkehrende Rechnungen für Großhandelskonten, Anzahlungsverfolgung für Sonderbestellungen und Bestellnummernfelder für Firmenkunden.

Laden Sie InvoiceFlow herunter. Erstellen Sie die Großhandels-Rechnungsvorlage mit Aufschlüsselung nach Liefertag und Zahlungsziel von 7 Tagen. Richten Sie die Abonnementabrechnung mit wöchentlicher automatischer Rechnungsstellung ein. Fügen Sie die Anzahlungs- und Stornierungsbedingungen zu Sonderbestellungsrechnungen hinzu. Das Café-Konto, das netto 7 zahlt, ist mehr wert als ein Monat voller Markttische — und es beginnt mit einer professionellen Rechnung.

Diane Kowalski ist Inhaberin der Honeycomb Bakery in Portland, Oregon, und bietet Großhandelsgebäck, Sondertorten, Abonnementboxen, Einzelhandelsverkäufe auf Märkten und Firmen-Vorbestellungen an.