Invoice Flow app icon Invoice Flow management ดาวน์โหลดแอป
TH

บัญชีคาเฟ่ที่สอนให้ฉันรู้วิธีออกใบแจ้งหนี้เบเกอรี่

โดย Diane Kowalski เจ้าของร้านเบเกอรี่ — พอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน

ฉันเปิดร้าน Honeycomb Bakery ในปี 2016 จากครัวเชิงพาณิชย์ที่ฉันเช่าเป็นรายชั่วโมง สองปีแรกทุกอย่างเป็นการขายปลีก — ตลาดนัดเกษตรกร ป๊อปอัป ระบบสั่งจองล่วงหน้าเล็ก ๆ ผ่าน Instagram แล้วในช่วงปลายปี 2018 คาเฟ่แห่งหนึ่งที่อยู่ห่างจากบ้านฉันสี่ช่วงตึกถามว่าฉันจะซัพพลายขนมอบให้ตู้โชว์ของพวกเขาได้ไหม

ครัวซองต์วันละแปดชิ้น มัฟฟินสิบสองชิ้น สโคนหกชิ้น พวกเขาต้องการให้ส่งวันจันทร์ วันพุธ และวันศุกร์ พวกเขามีลูกค้าเดินเข้าร้านคิดเป็นเงินประมาณสองหมื่นดอลลาร์ต่อเดือน

ฉันตอบตกลงทันที

สามเดือนต่อมา ฉันมีปัญหากับสเปรดชีต การชำระเงินตกหล่นสองครั้ง และใบแจ้งหนี้สัปดาห์แรกที่พนักงานบัญชีของคาเฟ่บรรยายว่าเป็น “แค่รูปโลโก้ของคุณกับตัวเลขหนึ่งตัว” ฉันสร้างธุรกิจค้าปลีกมา ฉันไม่รู้เลยว่าจะออกใบแจ้งหนี้ขายส่งอย่างไร

ปัญหาใบแจ้งหนี้บัญชีลูกค้าขายส่ง

พนักงานบัญชีของคาเฟ่พูดถูก ใบแจ้งหนี้ของฉันน่าอาย ฉันส่งข้อความยอดรวมให้เธอตอนสิ้นสัปดาห์ ในขณะที่เธอต้องการใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการที่มีรายการสินค้า เลข PO และหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เธอติดตามได้

ฉันยังไม่เข้าใจว่าเงื่อนไข net-30 ทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติ พวกเขาบอก “net-30” ตั้งแต่แรก ซึ่งฉันเข้าใจว่าหมายถึงพวกเขาจะจ่ายภายในสามสิบวัน แต่สิ่งที่ฉันไม่เข้าใจคือ นาฬิกาเริ่มนับเมื่อพวกเขาได้รับใบแจ้งหนี้ — และถ้าฉันไม่ส่งใบแจ้งหนี้จนถึงสิ้นเดือน สามสิบวันก็เริ่มนับตอนนั้น

ฉันออกใบแจ้งหนี้สำหรับการจัดส่งรายสัปดาห์ทั้งหมดครั้งเดียวตอนสิ้นเดือน แล้วรออีกสามสิบวัน เงินสดของฉันถูกผูกไว้นานถึงหกสิบวันกับวัตถุดิบที่ฉันซื้อและส่งมอบไปแล้วเมื่อหกสัปดาห์ก่อน

บัญชีคาเฟ่มีมูลค่า 2,800 ดอลลาร์/เดือน ด้วยรอบการเรียกเก็บเงินที่พังของฉัน ฉันถูกค้างรายได้อยู่หนึ่งถึงสองเดือนตลอดเวลา ครั้งแรกที่ฉันลองคำนวณออกมาจริง ๆ ฉันมีลูกหนี้ค้างชำระถึง 4,900 ดอลลาร์จากบัญชีเดียว

ฉันแก้สามอย่าง: ความถี่ในการออกใบแจ้งหนี้ รูปแบบใบแจ้งหนี้ และเงื่อนไขการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ขายส่งรายสัปดาห์

โปรแกรมแก้ไขใบแจ้งหนี้ของ Invoice Flow app ของร้านเบเกอรี่ — เค้กแต่งงาน 3 ชั้น กล่องชิม ค่าจัดส่งถึงสถานที่ และเช่าฐานวางเค้ก พร้อมวันงาน จำนวนที่เสิร์ฟ และดีไซน์ในฟิลด์กำหนดเอง
เค้ก กล่องชิม การจัดส่ง ฐานวาง — พร้อมวันแต่งงานและมัดจำ 50% ในบันทึก

หลังจากปัญหาคาเฟ่ ฉันเปลี่ยนบัญชีขายส่งมาเป็นการออกใบแจ้งหนี้รายสัปดาห์พร้อมเงื่อนไข net-7 net-7 เป็นเรื่องผิดปกติสำหรับการขายส่ง — ร้านเบเกอรี่ส่วนใหญ่ออกใบแจ้งหนี้รายเดือนแบบ net-30 แต่สำหรับธุรกิจเล็กที่มีต้นทุนการผลิตรายวัน การรอสามสิบวันเป็นเรื่องที่ยั่งยืนไม่ได้

เบเกอรี่ขายส่ง — ใบแจ้งหนี้รายสัปดาห์ — [ชื่อบัญชี] — สัปดาห์ของ [วันที่]:

รายละเอียดบัญชี:

การจัดส่งในสัปดาห์นี้:

การแยกรายการตามวันจัดส่งเป็นคำขอเฉพาะของพนักงานบัญชีคาเฟ่ของฉัน — เธอต้องกระทบยอดการจัดส่งกับบันทึกการรับสินค้าของเธอ เมื่อฉันเริ่มทำให้ตรงกับรูปแบบของเธอ ข้อพิพาทเรื่องใบแจ้งหนี้ลดลงเหลือศูนย์

ใบแจ้งหนี้เค้กสั่งทำพิเศษและออร์เดอร์พิเศษ

ออร์เดอร์สั่งทำพิเศษ — เค้กแต่งงาน เค้กวันเกิด ขนมอบเฉพาะทาง — ต้องมีโครงสร้างเงินมัดจำ วัตถุดิบและแรงงานลงไปก่อนที่ออร์เดอร์จะถูกมารับ

ออร์เดอร์สั่งทำพิเศษ — [ชื่อลูกค้า] — [วันที่รับ/ส่ง]:

เงินมัดจำสำหรับออร์เดอร์สั่งทำพิเศษเป็นสิ่งจำเป็น ครั้งหนึ่งฉันทำเค้กวันเกิดสั่งทำพิเศษมูลค่า 380 ดอลลาร์ — ตกแต่งฟองดอง โทนสีเฉพาะ ชื่อลูกของลูกค้าเขียนด้วยลายมือ — แล้วลูกค้าไม่มารับ เงินมัดจำที่ฉันเก็บตอนนั้นคือ 100 ดอลลาร์ ฉันสูญเสียวัตถุดิบมูลค่า 280 ดอลลาร์และแรงงานเต็มวันเสาร์

ตอนนี้ออร์เดอร์สั่งทำพิเศษเป็น 50% ไม่คืนเงินเมื่อยืนยัน เงินมัดจำครอบคลุมวัตถุดิบ ยอดคงเหลือเก็บตอนมารับ

ออร์เดอร์ล่วงหน้าองค์กรและงานอีเวนต์

เอกสารของแอป Invoice Flow ของร้านเบเกอรี่ — เค้กงานแต่งแบบมัดจำ คำสั่งซื้อร้านกาแฟขายส่ง โปรแกรมเค้กสำนักงานองค์กรที่ชำระแล้ว และการจัดส่งที่ชำระแล้ว
เค้กสั่งทำ ร้านกาแฟขายส่ง โปรแกรมองค์กร — คำสั่งซื้อทุกประเภทมีบันทึก

ออฟฟิศ ผู้ประสานงานอีเวนต์ และผู้ติดต่อสถานที่จัดงาน มักสั่งล่วงหน้าจำนวนมากสำหรับการประชุม อาหารเช้าออฟฟิศ และงานเลี้ยงจัดเลี้ยง

สั่งขนมอบล่วงหน้าองค์กร — [ชื่อบริษัท] — [วันที่]:

ออร์เดอร์ล่วงหน้าองค์กรคือจุดที่เลข PO สำคัญ บริษัทอสังหาริมทรัพย์ที่ฉันซัพพลายอาหารเช้าให้เอเจนต์รายเดือนเคยให้ฉันรอถึงแปดสัปดาห์สำหรับเงิน 460 ดอลลาร์ เพราะฉันไม่มีเลข PO บนใบแจ้งหนี้ ระบบบัญชีเจ้าหนี้ของพวกเขาดำเนินการไม่ได้ ตอนนี้ฉันขอ PO ตั้งแต่ตอนสั่ง

ใบเสร็จตลาดนัดเกษตรกรและการขายปลีก

ยอดขายตลาดนัดเกษตรกรเป็นเงินสดและบัตร — ไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่ลูกค้าบางรายต้องการใบเสร็จเพื่อทำรายงานค่าใช้จ่ายหรือวัตถุประสงค์ทางภาษีธุรกิจ

ใบเสร็จการขายปลีก — Honeycomb Bakery — [วันที่]:

InvoiceFlow สร้างใบเสร็จเหล่านี้ได้รวดเร็วเมื่อลูกค้าถาม — ใบเสร็จระดับมืออาชีพพร้อมชื่อธุรกิจและข้อมูลติดต่อของฉัน ส่งไปยังอีเมลของพวกเขา

ใบแจ้งหนี้สมาชิกและออร์เดอร์ประจำ

ใบแจ้งหนี้ประจำงวดใน Invoice Flow app ของเบเกอรี — คำสั่งประจำของคาเฟ่รายสัปดาห์ และการสมัครสมาชิกชมรมขนมปังอาร์ทิซานรายเดือน
คำสั่งรายสัปดาห์ของคาเฟ่และชมรมขนมปังวางบิลตัวเอง — คุณอบ ไม่ใช่ไล่ทวง

ลูกค้าบางรายสั่งออร์เดอร์เดิมทุกสัปดาห์ — ร้านอาหารที่สั่งขนมปังสัปดาห์ละสองครั้ง ครัวเรือนที่สมัครกล่องขนมอบรายสัปดาห์ สำหรับกรณีเหล่านี้ ฉันใช้ใบแจ้งหนี้ซ้ำ

สมาชิกกล่องขนมอบรายสัปดาห์ — [ชื่อลูกค้า] — สัปดาห์ของ [วันที่]:

โมเดลสมาชิกใช้เวลาสองปีกว่าฉันจะลอง และฉันเสียดายที่ไม่เริ่มเร็วกว่านี้ สมาชิกที่ใช้งานอยู่ 31 รายในอัตราเฉลี่ย 52 ดอลลาร์/สัปดาห์ = 1,612 ดอลลาร์/สัปดาห์ในรายได้ที่รับประกัน ไม่ว่าสภาพอากาศหรือวันตลาดจะเป็นอย่างไร

ธุรกิจเมื่อเข้าสู่ปีที่แปด

รายละเอียดรายได้ปัจจุบัน:

ตอนที่ฉันขายแต่ในตลาดนัดเกษตรกร ฉันทำเงินได้ประมาณ 2,800 ดอลลาร์/เดือน บัญชีขายส่งเปลี่ยนพื้นฐาน สมาชิกเปลี่ยนเพดาน

InvoiceFlow ทำอะไรให้ร้านเบเกอรี่

การเรียกเก็บเงินของเบเกอรี่ครอบคลุมใบแจ้งหนี้ขายส่งรายสัปดาห์พร้อมการแยกรายการตามวันจัดส่ง เงินมัดจำเค้กสั่งทำพิเศษพร้อมนโยบายการยกเลิก ออร์เดอร์ล่วงหน้าองค์กรพร้อมฟิลด์ PO ใบเสร็จค้าปลีก และการเรียกเก็บเงินสมาชิกแบบซ้ำ InvoiceFlow จัดการทั้งหมดนี้จากแอป Android เดียว — ใบแจ้งหนี้ซ้ำรายสัปดาห์สำหรับบัญชีขายส่ง การติดตามเงินมัดจำสำหรับออร์เดอร์สั่งทำพิเศษ และฟิลด์ PO สำหรับลูกค้าองค์กร

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ขายส่งพร้อมการแยกรายการตามวันจัดส่งและเงื่อนไข net-7 ตั้งค่าการเรียกเก็บเงินสมาชิกพร้อมออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติรายสัปดาห์ เพิ่มเงินมัดจำและนโยบายการยกเลิกลงในใบแจ้งหนี้ออร์เดอร์สั่งทำพิเศษ บัญชีคาเฟ่ที่จ่าย net-7 มีค่ามากกว่าโต๊ะตลาดหนึ่งเดือน — และมันเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพ

Diane Kowalski เป็นเจ้าของร้าน Honeycomb Bakery ในพอร์ตแลนด์ รัฐออริกอน ซึ่งให้บริการขนมอบขายส่ง เค้กสั่งทำพิเศษ กล่องสมาชิก การขายในตลาดค้าปลีก และออร์เดอร์ล่วงหน้าองค์กร