Akaunti ya Mkahawa Iliyonifundisha Jinsi ya Kuandika Ankara ya Oka la Mikate

Na Diane Kowalski, Mmiliki wa Oka — Portland, OR

Nilifungua Honeycomb Bakery mwaka 2016 kutoka jikoni la kibiashara nililokuwa nakodisha kwa saa. Kwa miaka miwili ya kwanza, kila kitu kilikuwa cha rejareja — masoko ya wakulima, maonyesho ya muda, mfumo mdogo wa kuagiza mapema kupitia Instagram. Kisha mwishoni mwa 2018 mkahawa uliokuwa vitongoji vinne kutoka nyumbani kwangu uliniuliza kama ningesambaza kwenye kabati lao la maandazi.

Croissants nane kwa siku. Muffins kumi na mbili. Scones sita. Walitaka usambazaji Jumatatu, Jumatano, na Ijumaa. Walikuwa na takribani dola elfu ishirini kwa mwezi za mzunguko wa wateja.

Nilisema ndiyo mara moja.

Miezi mitatu baadaye, nilikuwa na tatizo la lahajedwali, malipo mawili yaliyokosekana, na ankara ya wiki ya kwanza ambayo mhasibu wa mkahawa aliieleza kama “picha tu ya nembo yako na namba.” Nilikuwa nimejenga biashara ya rejareja. Sikujua kabisa jinsi ya kuandika ankara ya jumla.

Tatizo la Ankara ya Akaunti ya Jumla

Mhasibu wa mkahawa alikuwa sahihi. Uandishi wangu wa ankara ulikuwa wa aibu. Nilikuwa nikimtumia jumla mwishoni mwa wiki kwa ujumbe, naye alihitaji ankara rasmi yenye mistari ya vitu, namba ya PO, na namba ya ankara ambayo angeweza kuifuatilia.

Pia sikuelewa jinsi net-30 inavyofanya kazi kivitendo. Walikuwa wamesema “net-30” mwanzoni, ambayo nilielewa kumaanisha wangelipa ndani ya siku thelathini. Nisichokielewa ni kwamba saa ilianza pale walipopokea ankara — na kama sikutuma ankara mpaka mwisho wa mwezi, siku thelathini zilianza wakati huo.

Nilikuwa nikiandika ankara za usambazaji wa kila wiki zote kwa pamoja mwishoni mwa mwezi, kisha nikisubiri siku thelathini zaidi. Fedha zangu zilikuwa zimefungwa kwa siku sitini kwa vifaa nilivyokuwa nimenunua na kusambaza wiki sita mapema.

Akaunti ya mkahawa ilikuwa $2,800/mwezi. Kwa mzunguko wangu wa ankara ulioharibika, nilikuwa nadai daima mapato ya mwezi mmoja hadi miwili. Mara ya kwanza nilipoyachora, nilikuwa nimekaa na $4,900 za madeni ambayo hayajalipwa kutoka akaunti moja.

Nilirekebisha mambo matatu: mzunguko wa ankara, muundo wa ankara, na masharti ya net.

Ankara ya Jumla ya Kila Wiki

Kihariri cha ankara cha Invoice Flow app cha mkate — keki ya harusi ya tabaka 3, kisanduku cha kuonja, uwasilishaji wa ukumbi na ukodishaji wa stendi na tarehe ya tukio, huduma na muundo kwenye sehemu maalum — Keki, kisanduku cha kuonja, uwasilishaji, stendi — na tarehe ya harusi na amana ya 50% kwenye rekodi.

Baada ya tatizo la mkahawa, nilihamishia akaunti za jumla kwenye ankara za kila wiki zenye masharti ya net-7. Net-7 si ya kawaida kwa jumla — mikate mingi huandika ankara kila mwezi kwa net-30. Lakini kwa biashara ndogo yenye gharama za uzalishaji za kila siku, kusubiri siku thelathini haikuwa endelevu.

Oka la Jumla — Ankara ya Kila Wiki — [Jina la Akaunti] — Wiki ya [Tarehe]:

Maelezo ya Akaunti:

Akaunti: [Jina la mkahawa/mgahawa]
Ratiba ya usambazaji: [Jumatatu, Jumatano, Ijumaa — usambazaji tatu wiki hii]
Kipindi cha ankara: [Tarehe ya Jumatatu] – [Tarehe ya Ijumaa]

Usambazaji wa Wiki Hii:

Jumatatu [Tarehe]: croissants 8 × $3.50 = $28.00 | muffins 12 × $2.75 = $33.00 | scones 6 × $3.00 = $18.00 | Usambazaji: $0 (imejumuishwa). Jumla ndogo ya Jumatatu: $79.00
Jumatano [Tarehe]: croissants 8 × $3.50 = $28.00 | muffins 12 × $2.75 = $33.00 | scones 6 × $3.00 = $18.00. Jumla ndogo ya Jumatano: $79.00
Ijumaa [Tarehe]: croissants 8 × $3.50 = $28.00 | muffins 14 × $2.75 = $38.50 | scones 6 × $3.00 = $18.00. Jumla ndogo ya Ijumaa: $84.50
Jumla ya wiki: $242.50
Masharti ya Malipo: Net-7 | Inastahili: [Tarehe siku 7 baada ya ankara]
Namba ya PO: [PO-2026-0044]

Uorodheshaji kwa siku ya usambazaji ulikuwa ombi mahususi la mhasibu wa mkahawa — alihitaji kuoanisha usambazaji dhidi ya rekodi yake ya upokeaji. Nilipoanza kufuata muundo wake, mizozo ya ankara ilishuka hadi sifuri.

Ankara za Keki Maalum na Maagizo Maalum

Maagizo maalum — keki za harusi, keki za siku za kuzaliwa, bidhaa maalum za mikate — yanahitaji muundo wa amana. Vifaa na kazi vinaingia kabla ya agizo kuchukuliwa.

Agizo Maalum — [Jina la Mteja] — [Tarehe ya Uchukuaji/Uwasilishaji]:

Agizo: [Maelezo — mfano, keki ya harusi ya tabaka nne, fondant, mapambo ya maua, ujazo wa vanilla na raspberry]
Tarehe ya uchukuaji: [Tarehe] | Mahali pa uchukuaji: [Anwani] au uwasilishaji hadi [Ukumbi]
Ada ya agizo maalum: $[kiasi]
Marekebisho ya lishe: [Bila gluteni / bila karanga / vegan — malipo ya ziada: $[kiasi]]
Jumla ya agizo: $[jumla]
Amana (50%, isiyorejeshwa, inastahili wakati wa uthibitisho wa agizo): $[amana]
Salio (linastahili wakati wa uchukuaji au uwasilishaji): $[salio]
Maghairi: Amana haiwezi kurejeshwa. Ada kamili inatozwa kwa maghairi ndani ya saa 72 za tarehe ya uchukuaji.
Kikao cha kuonja: [Kimejumuishwa / kimepangwa kwa Tarehe kwenye Anwani / $[ada] inatumika kwa agizo]

Amana kwa maagizo maalum ni muhimu. Wakati mmoja nilitengeneza keki maalum ya siku ya kuzaliwa ya $380 — mapambo ya fondant, mpangilio maalum wa rangi, jina la mtoto wa mteja kwa herufi za mkato — na mteja hakufika. Amana niliyokuwa nimekusanya ilikuwa $100 wakati huo. Nilipoteza vifaa vya $280 na Jumamosi nzima ya kazi.

Sasa, maagizo maalum ni 50% isiyorejeshwa wakati wa uthibitisho. Amana inagharimia vifaa. Salio linakusanywa wakati wa uchukuaji.

Maagizo ya Awali ya Makampuni na Matukio

Nyaraka za Invoice Flow app za mkate — keki ya harusi kwa amana, agizo la jumla la mkahawa, programu ya keki za ofisi ya kampuni iliyolipwa na uwasilishaji uliolipwa — Keki maalum, jumla ya mkahawa, programu za kampuni — kila aina ya agizo imerekodiwa.

Ofisi, waratibu wa matukio, na watu wa kumbi mara nyingi huweka maagizo makubwa ya awali kwa mikutano, kifungua kinywa cha ofisi, na matukio ya upishi.

Agizo la Awali la Maandazi ya Kampuni — [Jina la Kampuni] — [Tarehe]:

Agizo: [Maelezo ya tukio — Kifungua kinywa cha timu cha kila mwezi / maandazi ya mkutano wa bodi / maandalizi ya wasilisho la mteja]
Tarehe ya uwasilishaji: [Tarehe] | Muda: [Muda] | Mahali: [Anwani]
Vitu:
- Croissants mchanganyiko (24): 24 × $3.50 = $84.00
- Muffins za blueberry (18): 18 × $2.75 = $49.50
- Mikate ya sourdough (4): 4 × $9.00 = $36.00
- Scones za berry mchanganyiko (12): 12 × $3.00 = $36.00
Jumla ndogo: $205.50
Ada ya usambazaji wa kampuni: $25.00
Jumla: $230.50
Namba ya PO: [PO-####]
Masharti ya Malipo: Net-15
Muda wa mwisho wa Agizo: Maagizo yanapaswa kuwekwa siku [N] za kazi mapema

Maagizo ya awali ya makampuni ndipo namba za PO zinapokuwa muhimu. Kampuni ya mali isiyohamishika ninayosambaza kwa kifungua kinywa cha wakala cha kila mwezi ilinifanya nisubiri wiki nane kwa malipo ya $460 wakati mmoja kwa sababu sikuwa na namba ya PO kwenye ankara. Mfumo wao wa malipo haukuweza kuishughulikia. Sasa naomba PO wakati wa agizo.

Risiti za Mauzo ya Soko la Wakulima na Rejareja

Mauzo ya soko la wakulima ni ya fedha taslimu na kadi — hakuna ankara inayohitajika. Lakini baadhi ya wateja wanataka risiti kwa taarifa ya gharama au madhumuni ya kodi ya biashara.

Risiti ya Mauzo ya Rejareja — Honeycomb Bakery — [Tarehe]:

Vitu:
- Sourdough boule (1): $12.00
- Cinnamon rolls, nusu dazeni: $18.00
- Muffins za cardamom (2): $7.00
Jumla: $37.00
Malipo: Yamelipwa [taslimu/kadi]
Noti: Risiti kwa madhumuni ya gharama/kodi

InvoiceFlow inazitengeneza haraka wateja wanapoomba — risiti ya kitaalamu yenye jina la biashara yangu na mawasiliano, iliyotumwa kwa barua pepe yao.

Ankara za Usajili na Maagizo ya Kudumu

Ankara zinazojirudia za Invoice Flow app za mkate — oda ya kudumu ya cafe ya kila wiki na usajili wa klabu ya mkate wa ufundi wa kila mwezi — Oda ya kila wiki ya cafe na klabu ya mkate zinajitoza ankara — wewe unaoka, si kufukuza.

Baadhi ya wateja huweka agizo lilelile kila wiki — mgahawa unaoagiza mkate mara mbili kwa wiki, kaya inayojiandikisha kwa sanduku la maandazi la kila wiki. Kwa hawa, natumia ankara ya kujirudia.

Usajili wa Sanduku la Maandazi la Kila Wiki — [Jina la Mteja] — Wiki ya [Tarehe]:

Usajili: Honeycomb Weekly Pastry Box — Kawaida (inatosheleza 2–3)
Yaliyomo: maandazi 4 mchanganyiko + mkate 1 maalum + jamu ya msimu
Kiwango cha usajili: $48.00/wiki
Ankara inajitengeneza na kutumwa kila wiki siku ya [siku]. Mteja analipa kupitia njia ya malipo iliyoonyeshwa kwenye ankara.

Mfumo wa usajili ulinichukua miaka miwili kujaribu, na natamani ningeanza mapema. Usajili 31 hai kwa wastani wa $52/wiki = $1,612/wiki ya mapato ya uhakika, bila kujali hali ya hewa au siku ya soko.

Biashara Baada ya Miaka Minane

Mchanganuo wa mapato wa sasa:

Akaunti za jumla (akaunti 4): $2,800 + $2,200 + $1,600 + $940 = $7,540/mwezi
Masanduku ya usajili (31 hai): 31 × $52 wastani = $6,552/mwezi
Keki maalum na maagizo maalum (12–16/mwezi): takribani $4,200/mwezi
Soko la wakulima na rejareja (masoko 2/wiki): takribani $3,100/mwezi
Maagizo ya awali ya makampuni: takribani $1,400/mwezi
Jumla ya mapato ya kila mwezi: takribani $22,800/mwezi

Nilipokuwa nikiuza kwenye masoko ya wakulima pekee, nilikuwa napata takribani $2,800/mwezi. Akaunti za jumla zilibadilisha sakafu. Usajili ulibadilisha dari.

InvoiceFlow Inafanya Nini kwa Mikate na Maandazi

Ankara za mikate zinaenea katika ankara za jumla za kila wiki zenye uorodheshaji kwa siku ya usambazaji, amana za keki maalum zenye sera za maghairi, maagizo ya awali ya makampuni yenye sehemu za PO, risiti za rejareja, na ankara za usajili za kujirudia. InvoiceFlow inashughulikia zote kutoka programu moja ya Android — ankara za kujirudia za kila wiki kwa akaunti za jumla, ufuatiliaji wa amana kwa maagizo maalum, na sehemu za PO kwa wateja wa makampuni.

Pakua InvoiceFlow. Jenga kiolezo cha ankara ya jumla chenye uorodheshaji kwa siku ya usambazaji na masharti ya net-7. Weka ankara za usajili zenye uandishi wa kiotomatiki wa kila wiki. Ongeza sera ya amana na maghairi kwenye ankara za maagizo maalum. Akaunti ya mkahawa inayolipa net-7 ina thamani zaidi ya mwezi wa meza za soko — na inaanza na ankara ya kitaalamu.

Diane Kowalski ni mmiliki wa Honeycomb Bakery mjini Portland, Oregon, akitoa maandazi ya jumla, keki maalum, masanduku ya usajili, mauzo ya soko la rejareja, na maagizo ya awali ya makampuni.