Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

Kahvila-asiakas, joka opetti minulle leipomon laskutuksen

Kirjoittanut Diane Kowalski, leipomon omistaja — Portland, Oregon

Avasin Honeycomb Bakeryn vuonna 2016 ammattikeittiössä, jota vuokrasin tunneittain. Ensimmäiset kaksi vuotta kaikki oli vähittäismyyntiä — toreja, pop-uppeja, pieni ennakkotilausjärjestelmä Instagramin kautta. Sitten loppuvuodesta 2018 neljän korttelin päässä kotoani sijaitseva kahvila kysyi, toimittaisinko heidän leivonnaisvitriiniinsä.

Kahdeksan croissantia päivässä. Kaksitoista muffinssia. Kuusi scone-leivonnaista. He halusivat toimituksen maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin. Heillä oli noin kaksikymmentätuhatta dollaria kuukaudessa asiakasvirtaa.

Sanoin heti kyllä.

Kolme kuukautta myöhemmin minulla oli taulukkolaskentaongelma, kaksi maksamatonta laskua ja ensimmäisen viikon lasku, jota kahvilan kirjanpitäjä kuvaili “vain valokuvaksi logostasi ja jostakin numerosta.” Olin rakentanut vähittäiskaupan liiketoiminnan. Minulla ei ollut aavistustakaan, miten tukkukauppaa laskutetaan.

Tukkuasiakkaan laskutusongelma

Kahvilan kirjanpitäjä oli oikeassa. Laskutukseni oli nolostuttavaa. Tekstasin hänelle kokonaissumman viikon lopussa, mutta hän tarvitsi virallisen laskun rivikohtaisine tietoineen, tilausnumeron ja laskunnumeron, jota hän pystyi seuraamaan.

En myöskään ymmärtänyt, miten 30 päivän maksuaika käytännössä toimi. He olivat sanoneet alussa “netto-30”, jonka ymmärsin tarkoittavan, että he maksaisivat 30 päivän kuluessa. Mitä en ymmärtänyt, oli että kello alkoi käydä siitä, kun he vastaanottivat laskun — ja jos en lähettänyt laskua ennen kuun loppua, 30 päivää alkoi vasta silloin.

Laskutin viikoittaiset toimitukset kaikki kerralla kuun lopussa ja odotin sitten vielä kolmekymmentä päivää. Rahani oli kiinni 60 päivää tarvikkeissa, jotka olin ostanut ja toimittanut kuusi viikkoa aiemmin.

Kahvila-asiakas oli 2 800 $/kk. Rikkinäisellä laskutussyklilläni minulle oltiin jatkuvasti velkaa yhden tai kahden kuukauden liikevaihto. Kun ensimmäisen kerran laskin sen auki, minulla oli 4 900 $ avoimia saatavia yhdeltä asiakkaalta.

Korjasin kolme asiaa: laskutustiheyden, laskun muodon ja maksuehdot.

Viikoittainen tukkulasku

Invoice Flow app -laskueditori leipomolta — 3-kerroksinen hääkakku, maistelurasia, toimitus paikalle ja telineen vuokra tapahtumapäivän, annosten ja designin ollessa mukautetuissa kentissä
Kakku, maistelurasia, toimitus, teline — hääpäivän ja 50 % ennakon ollessa kirjattuna.

Kahvilaongelman jälkeen siirsin tukkuasiakkaat viikoittaiseen laskutukseen netto-7-ehdoilla. Netto-7 on tukkukaupassa epätavallinen — useimmat leipomot laskuttavat kuukausittain netto-30-ehdoilla. Mutta pienyritykselle, jolla on päivittäisiä tuotantokustannuksia, kolmenkymmenen päivän odottaminen oli kestämätöntä.

Leipomon tukku — Viikkolasku — [Asiakkaan nimi] — Viikko [päivämäärä]:

Asiakastiedot:

Tämän viikon toimitukset:

Erittely toimituspäivittäin oli kahvilan kirjanpitäjän erityinen toive — hänen piti täsmäyttää toimitukset vastaanottokirjanpitoonsa. Kun aloin noudattaa hänen muotoaan, laskukiistat putosivat nollaan.

Tilauskakut ja erikoistilauslaskut

Tilaustyöt — hääkakut, syntymäpäiväkakut, erikoisleivonnaiset — vaativat ennakkomaksurakenteen. Materiaalit ja työ menevät sisään ennen kuin tilaus noudetaan.

Tilaustyö — [Asiakkaan nimi] — [Nouto-/toimituspäivä]:

Ennakkomaksu tilaustöistä on välttämätön. Tein kerran 380 dollarin tilaussyntymäpäiväkakun — fondant-koristeet, tietty värimaailma, asiakkaan lapsen nimi käsialalla — eikä asiakas tullut paikalle. Ennakkomaksu, jonka olin siihen aikaan kerännyt, oli 100 dollaria. Menetin 280 dollarin arvosta materiaaleja ja kokonaisen lauantain työn.

Nyt tilaustyöt ovat 50 % ei-palautettavia vahvistuksessa. Ennakkomaksu kattaa materiaalit. Loppusumma kerätään noudossa.

Yritys- ja tapahtumaennakkotilaukset

Invoice Flow app -asiakirjat leipomolle — hääkakku ennakolla, tukkukahvilatilaus, maksettu yrityksen toimistokakkuohjelma ja maksettu toimitus
Räätälöidyt kakut, kahvilatukku, yritysohjelmat — jokainen tilaustyyppi kirjattuna.

Toimistot, tapahtumakoordinaattorit ja juhlapaikkojen yhteyshenkilöt tekevät usein suuria ennakkotilauksia kokouksiin, toimistoaamiaisiin ja pitopalvelutapahtumiin.

Yrityksen leivonnaisennakkotilaus — [Yrityksen nimi] — [pvm]:

Yritysennakkotilauksissa tilausnumerot (PO) ovat tärkeitä. Kiinteistövälitysyritys, jolle toimitan kuukausittain agenttien aamiaisia, antoi minun odottaa kahdeksan viikkoa 460 dollarin maksua kerran, koska laskussani ei ollut tilausnumeroa. Heidän ostoreskontransa ei pystynyt käsittelemään sitä. Nyt pyydän tilausnumeron tilaushetkellä.

Torimyynti- ja vähittäismyyntikuitit

Torimyynti on käteistä ja korttia — laskutusta ei tarvita. Mutta jotkut asiakkaat haluavat kuitin kuluraportointia tai yritysverotusta varten.

Vähittäismyyntikuitti — Honeycomb Bakery — [pvm]:

InvoiceFlow luo nämä nopeasti, kun asiakkaat pyytävät — ammattimainen kuitti yritykseni nimellä ja yhteystiedoilla, lähetettynä heidän sähköpostiinsa.

Tilaus- ja vakiotilauslaskut

Invoice Flow app -toistuvat laskut leipomolta — viikoittainen kahvilan jatkuva tilaus ja kuukausittainen artesaanileipäkerhon tilaus
Kahvilan viikkotilaus ja leipäkerho laskuttavat itsensä — sinä leivot, et jahtaa.

Jotkut asiakkaat tekevät saman tilauksen joka viikko — ravintola, joka tilaa leipää kahdesti viikossa, tai kotitalous, joka tilaa viikoittaisen leivonnaislaatikon. Näihin käytän toistuvaislaskua.

Viikoittainen leivonnaislaatikkotilaus — [Asiakkaan nimi] — Viikko [pvm]:

Tilausmalliin siirtymiseen meni minulta kaksi vuotta, ja toivon, että olisin aloittanut aiemmin. Kolmekymmentäyksi aktiivista tilausta keskimäärin 52 dollarilla viikossa = 1 612 dollaria/viikko taattua liikevaihtoa, säästä tai toripäivästä riippumatta.

Liiketoiminta kahdeksan vuoden jälkeen

Nykyinen liikevaihdon jakauma:

Kun myin vain toreilla, tienasin noin 2 800 dollaria kuukaudessa. Tukkuasiakkaat muuttivat pohjatason. Tilaukset muuttivat katon.

Mitä InvoiceFlow tekee leipomoille

Leipomon laskutus kattaa viikoittaiset tukkulaskut toimituspäiväerittelyineen, tilauskakkujen ennakkomaksut peruutusehtoineen, yritysennakkotilaukset tilausnumerokenttineen, vähittäismyyntikuitit ja toistuvan tilauslaskutuksen. InvoiceFlow hoitaa kaikki nämä yhdestä Android-sovelluksesta — viikoittaiset toistuvaislaskut tukkuasiakkaille, ennakkomaksujen seuranta tilaustöille ja tilausnumerokentät yritysasiakkaille.

Lataa InvoiceFlow. Rakenna tukkulaskupohja toimituspäiväerittelyllä ja netto-7-ehdoilla. Aseta tilauslaskutus viikoittaisella automaattilaskutuksella. Lisää ennakkomaksu- ja peruutusehto tilaustyölaskuihin. Kahvila-asiakas, joka maksaa netto-7, on arvokkaampi kuin kuukausi toripöytiä — ja se alkaa ammattimaisesta laskusta.

Diane Kowalski on Honeycomb Bakeryn omistaja Portlandissa, Oregonissa, ja tarjoaa tukkuleivonnaisia, tilauskakkuja, tilauslaatikoita, vähittäismyyntiä toreilla ja yritysennakkotilauksia.