Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan aplikasi
ID

Akun Kafe yang Mengajari Saya Cara Menagih untuk Toko Roti

Oleh Diane Kowalski, Pemilik Toko Roti — Portland, OR

Saya membuka Honeycomb Bakery pada 2016 dari sebuah dapur komersial yang saya sewa per jam. Selama dua tahun pertama, semuanya ritel — pasar tani, pop-up, sistem pra-pesan kecil melalui Instagram. Lalu pada akhir 2018 sebuah kafe empat blok dari rumah saya bertanya apakah saya mau memasok etalase pastry mereka.

Delapan croissant per hari. Dua belas muffin. Enam scone. Mereka ingin pengiriman Senin, Rabu, dan Jumat. Mereka punya sekitar dua puluh ribu dolar per bulan dari lalu lintas pengunjung.

Saya langsung mengiyakan.

Tiga bulan kemudian, saya punya masalah spreadsheet, dua pembayaran yang terlewat, dan faktur minggu pertama yang oleh pembuku kafe digambarkan sebagai “cuma foto logo Anda dengan sebuah angka.” Saya sudah membangun bisnis ritel. Saya sama sekali tidak tahu cara menagih grosir.

Masalah Faktur Akun Grosir

Pembuku kafe itu benar. Faktur saya memalukan. Saya mengirim SMS berisi total di akhir minggu, sementara ia butuh faktur resmi dengan rincian item, nomor PO, dan nomor faktur yang bisa ia lacak.

Saya juga tidak paham cara kerja net-30 dalam praktik. Mereka menyebut “net-30” di awal, yang saya pahami berarti mereka akan membayar dalam tiga puluh hari. Yang tidak saya pahami adalah bahwa hitungan dimulai saat mereka menerima faktur — dan jika saya tidak mengirim faktur sampai akhir bulan, tiga puluh hari itu baru mulai saat itu.

Saya menagih pengiriman mingguan sekaligus di akhir bulan, lalu menunggu tiga puluh hari lagi. Uang saya tertahan selama enam puluh hari untuk bahan yang sudah saya beli dan kirim enam minggu sebelumnya.

Akun kafe itu bernilai $2.800/bulan. Dengan siklus penagihan saya yang kacau, saya terus-menerus ditunggak satu hingga dua bulan pendapatan. Pertama kali saya benar-benar memetakannya, saya menyimpan $4.900 piutang tak tertagih dari satu akun saja.

Saya memperbaiki tiga hal: frekuensi faktur, format faktur, dan syarat pembayaran net.

Faktur Grosir Mingguan

Editor faktur Invoice Flow app milik toko roti — kue pernikahan 3 tingkat, kotak tasting, pengiriman ke lokasi, dan sewa stand dengan tanggal acara, porsi, dan desain di custom field
Kue, kotak tasting, pengiriman, stand — dengan tanggal pernikahan dan deposit 50% tercatat.

Setelah masalah kafe itu, saya mengubah akun grosir ke penagihan mingguan dengan syarat net-7. Net-7 tidak biasa untuk grosir — kebanyakan toko roti menagih bulanan dengan net-30. Tetapi untuk usaha kecil dengan biaya produksi harian, menunggu tiga puluh hari tidak berkelanjutan.

Toko Roti Grosir — Faktur Mingguan — [Nama Akun] — Minggu [Tanggal]:

Detail Akun:

Pengiriman Minggu Ini:

Perincian per hari pengiriman adalah permintaan spesifik pembuku kafe saya — ia perlu mencocokkan pengiriman dengan catatan penerimaannya. Begitu saya mulai menyesuaikan formatnya, sengketa faktur turun ke nol.

Faktur Kue Custom dan Pesanan Khusus

Pesanan custom — kue pernikahan, kue ulang tahun, produk roti khusus — memerlukan struktur uang muka. Bahan dan tenaga kerja dikeluarkan sebelum pesanan diambil.

Pesanan Custom — [Nama Klien] — [Tanggal Pengambilan/Pengiriman]:

Uang muka untuk pesanan custom sangat penting. Saya pernah membuat kue ulang tahun custom senilai $380 — dekorasi fondant, skema warna khusus, nama anak klien dalam tulisan tangan — dan klien tidak muncul. Uang muka yang saya kumpulkan saat itu $100. Saya kehilangan bahan senilai $280 dan satu hari Sabtu penuh kerja.

Kini, pesanan custom 50% tidak dapat dikembalikan saat konfirmasi. Uang muka menutup biaya bahan. Sisanya ditagih saat pengambilan.

Pra-Pesanan Korporat dan Acara

Dokumen Invoice Flow app milik toko roti — kue pernikahan dengan deposit, pesanan kafe grosir, program kue kantor korporat dibayar, dan pengiriman dibayar
Kue custom, grosir kafe, program korporat — setiap tipe pesanan tercatat.

Kantor, koordinator acara, dan kontak tempat acara sering melakukan pra-pesan besar untuk rapat, sarapan kantor, dan acara katering.

Pra-Pesanan Pastry Korporat — [Nama Perusahaan] — [Tanggal]:

Pra-pesanan korporat adalah tempat nomor PO menjadi penting. Sebuah firma real estat yang saya pasok untuk sarapan agen bulanan pernah membuat saya menunggu delapan minggu untuk pembayaran $460 karena saya tidak mencantumkan nomor PO di faktur. Sistem utang mereka tidak bisa memprosesnya. Kini saya meminta PO saat pemesanan.

Struk Penjualan Pasar Tani dan Ritel

Penjualan pasar tani adalah tunai dan kartu — tidak perlu faktur. Namun sebagian pelanggan ingin struk untuk pelaporan biaya atau keperluan pajak usaha.

Struk Penjualan Ritel — Honeycomb Bakery — [Tanggal]:

InvoiceFlow membuat struk ini dengan cepat saat pelanggan meminta — struk profesional dengan nama dan kontak usaha saya, dikirim ke email mereka.

Faktur Langganan dan Pesanan Tetap

Faktur berulang Invoice Flow app milik toko roti — pesanan tetap kafe mingguan dan langganan klub roti artisan bulanan
Pesanan mingguan kafe dan klub roti menagih dirinya sendiri — Anda memanggang, bukan mengejar.

Beberapa klien memesan hal yang sama setiap minggu — restoran yang memesan roti dua kali seminggu, rumah tangga yang berlangganan kotak pastry mingguan. Untuk ini, saya menggunakan faktur berulang.

Langganan Kotak Pastry Mingguan — [Nama Klien] — Minggu [Tanggal]:

Model langganan butuh dua tahun bagi saya untuk mencobanya, dan saya berharap memulainya lebih awal. Tiga puluh satu langganan aktif dengan rata-rata $52/minggu = $1.612/minggu pendapatan terjamin, terlepas dari cuaca atau hari pasar.

Bisnis Setelah Delapan Tahun

Rincian pendapatan saat ini:

Ketika saya hanya berjualan di pasar tani, saya menghasilkan sekitar $2.800/bulan. Akun grosir mengubah batas bawah. Langganan mengubah batas atas.

Apa yang InvoiceFlow Lakukan untuk Toko Roti

Penagihan toko roti mencakup faktur grosir mingguan dengan perincian per hari pengiriman, uang muka kue custom dengan kebijakan pembatalan, pra-pesanan korporat dengan kolom PO, struk ritel, dan penagihan langganan berulang. InvoiceFlow menangani semua ini dari satu aplikasi Android — faktur berulang mingguan untuk akun grosir, pelacakan uang muka untuk pesanan custom, dan kolom PO untuk klien korporat.

Unduh InvoiceFlow. Bangun templat faktur grosir dengan perincian per hari pengiriman dan syarat net-7. Atur penagihan langganan dengan faktur otomatis mingguan. Tambahkan kebijakan uang muka dan pembatalan ke faktur pesanan custom. Akun kafe yang membayar net-7 bernilai lebih dari sebulan meja pasar — dan itu dimulai dari faktur yang profesional.

Diane Kowalski adalah pemilik Honeycomb Bakery di Portland, Oregon, yang menyediakan pastry grosir, kue custom, kotak langganan, penjualan pasar ritel, dan pra-pesanan korporat.