Invoice Flow app icon Invoice Flow management Descarcă aplicația
RO

Contul de cafenea care m-a învățat cum să facturez o brutărie

De Diane Kowalski, proprietară de brutărie — Portland, OR

Am deschis brutăria Honeycomb în 2016, într-o bucătărie comercială pe care o închiriam cu ora. În primii doi ani, totul a fost retail — piețe de fermieri, pop-up-uri, un mic sistem de precomandă prin Instagram. Apoi, la sfârșitul lui 2018, o cafenea la patru străzi de casa mea m-a întrebat dacă i-aș aproviziona vitrina de patiserie.

Opt cornuri pe zi. Douăsprezece brioșe. Șase scones. Voiau livrare luni, miercuri și vineri. Aveau un rulaj de aproximativ o sută de mii de lei pe lună.

Am spus da imediat.

Trei luni mai târziu, aveam o problemă de foaie de calcul, două plăți ratate și o primă factură pe care contabila cafenelei a descris-o drept „doar o poză cu logoul tău și un număr”. Construisem o afacere de retail. Nu aveam nici cea mai vagă idee cum să facturez angro.

Problema facturii pentru contul angro

Contabila cafenelei avea dreptate. Facturarea mea era jenantă. Îi trimiteam un total prin mesaj la sfârșitul săptămânii, iar ea avea nevoie de o factură oficială cu articole detaliate, un număr de comandă (PO) și un număr de factură pe care să îl poată urmări.

De asemenea, nu înțelegeam cum funcționează în practică termenul net-30. Spuseseră „net-30” la început, ceea ce am înțeles că înseamnă că vor plăti în treizeci de zile. Ce nu înțelesesem era că ceasul pornea în momentul în care primeau factura — și dacă nu trimiteam factura decât la sfârșitul lunii, cele treizeci de zile începeau abia atunci.

Facturam livrările săptămânale toate deodată, la sfârșitul lunii, apoi mai așteptam încă treizeci de zile. Banii mei erau blocați șaizeci de zile pentru materiale pe care le cumpărasem și le livrasem cu șase săptămâni în urmă.

Contul cafenelei era de 14.000 RON/lună. Cu ciclul meu de facturare defect, îmi era perpetuu datorată una-două luni de venit. Prima dată când chiar am pus totul pe hârtie, aveam 24.500 RON creanțe restante de la un singur cont.

Am reparat trei lucruri: frecvența facturării, formatul facturii și termenii de plată.

Factura angro săptămânală

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unei brutării — un tort de nuntă cu 3 etaje, o cutie de degustare, livrare la locație și închiriere de suport cu data evenimentului, porțiile și designul în câmpuri personalizate
Tortul, cutia de degustare, livrarea, suportul — cu data nunții și avansul de 50% consemnate.

După problema cu cafeneaua, am mutat conturile angro pe facturare săptămânală cu termeni net-7. Net-7 este neobișnuit pentru angro — majoritatea brutăriilor facturează lunar cu net-30. Dar pentru o afacere mică, cu costuri de producție zilnice, așteptarea de treizeci de zile era nesustenabilă.

Brutărie angro — Factură săptămânală — [Nume cont] — Săptămâna de [Data]:

Detalii cont:

Livrări în această săptămână:

Detalierea pe zile de livrare a fost cererea specifică a contabilei cafenelei — avea nevoie să reconcilieze livrările cu registrul ei de recepție. Din momentul în care am început să respect formatul ei, disputele legate de facturi au scăzut la zero.

Facturi pentru torturi personalizate și comenzi speciale

Comenzile personalizate — torturi de nuntă, torturi aniversare, produse de panificație speciale — necesită o structură de avans. Materialele și munca intră înainte ca comanda să fie ridicată.

Comandă personalizată — [Nume client] — [Data ridicării/livrării]:

Avansul pentru comenzile personalizate este esențial. Am făcut odată un tort aniversar personalizat de 1.900 RON — decorațiuni din fondant, o schemă de culori specifică, numele copilului clientului scris cu litere de mână — iar clientul nu s-a prezentat. Avansul pe care îl încasasem era de 500 RON la momentul respectiv. Am pierdut materiale în valoare de 1.400 RON și o sâmbătă întreagă de muncă.

Acum, comenzile personalizate au un avans de 50% nerambursabil la confirmare. Avansul acoperă materialele. Diferența se încasează la ridicare.

Precomenzi corporate și pentru evenimente

Documente în aplicația Invoice Flow ale unei brutării — un tort de nuntă cu avans, o comandă en-gros pentru o cafenea, un program corporate de torturi pentru birou plătit și o livrare plătită
Torturi personalizate, en-gros pentru cafenele, programe corporate — fiecare tip de comandă înregistrat.

Birourile, coordonatorii de evenimente și persoanele de contact ale locațiilor plasează adesea precomenzi mari pentru ședințe, mic dejun la birou și evenimente cu catering.

Precomandă patiserie corporate — [Nume companie] — [Data]:

Precomenzile corporate sunt zona în care numerele PO contează. O firmă imobiliară pe care o aprovizionez cu mic dejun lunar pentru agenți m-a pus odată să aștept opt săptămâni pentru o plată de 2.300 RON, pentru că nu aveam un număr PO pe factură. Sistemul lor de contabilitate nu o putea procesa. Acum cer PO-ul la momentul comenzii.

Chitanțe pentru piețele de fermieri și vânzări retail

Vânzările la piețele de fermieri se fac cu numerar și card — nu necesită facturare. Dar unii clienți vor o chitanță pentru raportarea cheltuielilor sau în scopuri fiscale.

Chitanță vânzare retail — Honeycomb Bakery — [Data]:

InvoiceFlow generează rapid aceste chitanțe când clienții le cer — o chitanță profesională cu numele și datele mele de contact, trimisă pe e-mailul lor.

Facturi pentru abonamente și comenzi permanente

Facturile recurente din Invoice Flow app ale unei brutării — o comandă permanentă săptămânală de cafenea și un abonament lunar la clubul de pâine artizanală
Comanda săptămânală a cafenelei și clubul de pâine se facturează singure — tu coci, nu alergi după bani.

Unii clienți plasează aceeași comandă în fiecare săptămână — un restaurant care comandă pâine de două ori pe săptămână, o gospodărie abonată la o cutie săptămânală de patiserie. Pentru aceștia, folosesc o factură recurentă.

Abonament cutie săptămânală de patiserie — [Nume client] — Săptămâna de [Data]:

Modelul de abonament mi-a luat doi ani să îl încerc și îmi doresc să fi început mai devreme. Treizeci și una de abonamente active la o medie de 260 RON/săptămână = 8.060 RON/săptămână venit garantat, indiferent de vreme sau de ziua de piață.

Afacerea după opt ani

Structura actuală a veniturilor:

Când vindeam doar la piețele de fermieri, câștigam aproximativ 14.000 RON/lună. Conturile angro au schimbat pragul de jos. Abonamentele au schimbat plafonul.

Ce face InvoiceFlow pentru brutării

Facturarea unei brutării acoperă facturi angro săptămânale cu detaliere pe zile de livrare, avansuri pentru torturi personalizate cu politici de anulare, precomenzi corporate cu câmpuri PO, chitanțe retail și facturare recurentă pentru abonamente. InvoiceFlow gestionează toate acestea dintr-o singură aplicație Android — facturi recurente săptămânale pentru conturi angro, urmărirea avansurilor pentru comenzi personalizate și câmpuri PO pentru clienții corporate.

Descarcă InvoiceFlow. Construiește șablonul de factură angro cu detaliere pe zile de livrare și termeni net-7. Configurează facturarea abonamentelor cu emitere automată săptămânală. Adaugă avansul și politica de anulare la facturile pentru comenzi personalizate. Contul de cafenea care plătește net-7 valorează mai mult decât o lună de mese la piață — și începe cu o factură profesională.

Diane Kowalski este proprietara brutăriei Honeycomb din Portland, Oregon, oferind produse de patiserie angro, torturi personalizate, cutii de abonament, vânzări retail la piață și precomenzi corporate.