Invoice Flow app icon Invoice Flow management Dapatkan apl
MS

Akaun Kafe yang Mengajar Saya Cara Menginvois Sebuah Kedai Roti

Oleh Diane Kowalski, Pemilik Kedai Roti — Portland, OR

Saya membuka Honeycomb Bakery pada 2016 daripada sebuah dapur komersial yang saya sewa mengikut jam. Dalam dua tahun pertama, semuanya adalah runcit — pasar tani, pop-up, sistem pra-tempahan kecil melalui Instagram. Kemudian pada penghujung 2018 sebuah kafe empat blok dari rumah saya bertanya sama ada saya boleh membekalkan kepada rak pastri mereka.

Lapan croissant sehari. Dua belas mufin. Enam scone. Mereka mahu penghantaran pada Isnin, Rabu, dan Jumaat. Mereka mempunyai kira-kira dua puluh ribu dolar sebulan dalam lalu lintas pelanggan.

Saya bersetuju serta-merta.

Tiga bulan kemudian, saya menghadapi masalah hamparan, dua bayaran terlepas, dan invois minggu pertama yang digambarkan oleh penyimpan buku kafe sebagai “hanya foto logo anda dengan satu nombor.” Saya telah membina perniagaan runcit. Saya langsung tidak tahu cara mengebil borong.

Masalah Invois Akaun Borong

Penyimpan buku kafe itu betul. Penginvoisan saya memalukan. Saya menghantar mesej jumlah kepadanya pada hujung minggu, sedangkan dia memerlukan invois rasmi dengan item baris, nombor PO, dan nombor invois yang boleh dia jejaki.

Saya juga tidak faham bagaimana net-30 berfungsi dalam amalan. Mereka menyebut “net-30” pada awalnya, yang saya faham bermaksud mereka akan membayar dalam masa tiga puluh hari. Apa yang saya tidak faham ialah jam bermula apabila mereka menerima invois — dan jika saya tidak menghantar invois sehingga hujung bulan, tiga puluh hari itu bermula ketika itu.

Saya menginvois penghantaran mingguan sekaligus pada hujung bulan, kemudian menunggu tiga puluh hari lagi. Wang tunai saya terikat selama enam puluh hari untuk bekalan yang telah saya beli dan hantar enam minggu sebelumnya.

Akaun kafe itu bernilai $2,800/bulan. Dengan kitaran pengebilan saya yang rosak, saya sentiasa terhutang satu hingga dua bulan hasil. Kali pertama saya benar-benar memetakannya, saya menanggung $4,900 dalam akaun belum terima yang belum dijelaskan daripada satu akaun.

Saya membetulkan tiga perkara: kekerapan invois, format invois, dan terma net.

Invois Borong Mingguan

Editor invois Invoice Flow app bagi bakeri — kek perkahwinan 3 tingkat, kotak rasa, penghantaran lokasi dan sewaan pendiri dengan tarikh acara, hidangan dan reka bentuk dalam medan tersuai
Kek, kotak rasa, penghantaran, pendiri — dengan tarikh perkahwinan dan deposit 50% direkodkan.

Selepas masalah kafe itu, saya menukar akaun borong kepada penginvoisan mingguan dengan terma net-7. Net-7 tidak biasa untuk borong — kebanyakan kedai roti menginvois bulanan dengan net-30. Tetapi untuk perniagaan kecil dengan kos pengeluaran harian, menunggu tiga puluh hari tidak mampan.

Kedai Roti Borong — Invois Mingguan — [Nama Akaun] — Minggu bagi [Tarikh]:

Butiran Akaun:

Penghantaran Minggu Ini:

Pemperincian mengikut hari penghantaran ialah permintaan khusus penyimpan buku kafe saya — dia perlu menyelaraskan penghantaran dengan log penerimaannya. Sebaik sahaja saya mula memadankan formatnya, pertikaian invois menurun kepada sifar.

Invois Kek Tempahan dan Pesanan Khas

Pesanan tempahan — kek kahwin, kek hari jadi, produk bakeri khusus — memerlukan struktur deposit. Bahan dan tenaga kerja dimasukkan sebelum pesanan diambil.

Pesanan Tempahan — [Nama Pelanggan] — [Tarikh Ambil/Hantar]:

Deposit untuk pesanan tempahan adalah penting. Saya pernah membuat kek hari jadi tempahan bernilai $380 — hiasan fondant, skema warna khusus, nama anak pelanggan dalam tulisan tangan — dan pelanggan itu tidak muncul. Deposit yang saya kutip pada masa itu hanya $100. Saya kerugian bahan bernilai $280 dan sehari penuh tenaga kerja pada hari Sabtu.

Kini, pesanan tempahan adalah 50% tidak boleh dikembalikan semasa pengesahan. Deposit menampung bahan. Baki dikutip semasa ambil.

Pra-Pesanan Korporat dan Acara

Dokumen Invoice Flow app sebuah kedai roti — kek perkahwinan atas deposit, pesanan kafe borong, program kek pejabat korporat dibayar dan penghantaran dibayar
Kek tersuai, borong kafe, program korporat — setiap jenis pesanan direkodkan.

Pejabat, penyelaras acara, dan kenalan tempat sering membuat pra-pesanan besar untuk mesyuarat, sarapan pejabat, dan acara katering.

Pra-Pesanan Pastri Korporat — [Nama Syarikat] — [Tarikh]:

Pra-pesanan korporat adalah tempat nombor PO menjadi penting. Sebuah firma hartanah yang saya bekalkan untuk sarapan ejen bulanan pernah membuatkan saya menunggu lapan minggu untuk bayaran $460 kerana saya tidak mempunyai nombor PO pada invois. Sistem akaun belum bayar mereka tidak dapat memprosesnya. Kini saya meminta PO semasa pesanan dibuat.

Resit Jualan Pasar Tani dan Runcit

Jualan pasar tani adalah tunai dan kad — tiada penginvoisan diperlukan. Tetapi sesetengah pelanggan mahukan resit untuk pelaporan perbelanjaan atau tujuan cukai perniagaan.

Resit Jualan Runcit — Honeycomb Bakery — [Tarikh]:

InvoiceFlow menjana ini dengan pantas apabila pelanggan meminta — resit profesional dengan nama perniagaan dan kenalan saya, dihantar ke e-mel mereka.

Invois Langganan dan Pesanan Tetap

Invois berulang Invoice Flow app bagi kedai roti — pesanan tetap kafe mingguan dan langganan kelab roti artisan bulanan
Pesanan mingguan kafe dan kelab roti membil sendiri — anda membakar, bukan mengejar.

Sesetengah pelanggan membuat pesanan yang sama setiap minggu — sebuah restoran yang memesan roti dua kali seminggu, sebuah isi rumah yang melanggan kotak pastri mingguan. Untuk ini, saya menggunakan invois berulang.

Langganan Kotak Pastri Mingguan — [Nama Pelanggan] — Minggu bagi [Tarikh]:

Model langganan mengambil masa dua tahun untuk saya cuba, dan saya berharap saya memulakannya lebih awal. Tiga puluh satu langganan aktif pada purata $52/minggu = $1,612/minggu dalam hasil terjamin, tanpa mengira cuaca atau hari pasar.

Perniagaan Lapan Tahun Kemudian

Pecahan hasil semasa:

Ketika saya menjual di pasar tani sahaja, saya memperoleh kira-kira $2,800/bulan. Akaun borong mengubah paras terendah. Langganan mengubah paras tertinggi.

Apa yang InvoiceFlow Lakukan untuk Kedai Roti

Pengebilan kedai roti merangkumi invois borong mingguan dengan pemperincian hari penghantaran, deposit kek tempahan dengan dasar pembatalan, pra-pesanan korporat dengan medan PO, resit runcit, dan pengebilan langganan berulang. InvoiceFlow mengendalikan kesemuanya daripada satu aplikasi Android — invois berulang mingguan untuk akaun borong, penjejakan deposit untuk pesanan tempahan, dan medan PO untuk pelanggan korporat.

Muat turun InvoiceFlow. Bina templat invois borong dengan pemperincian hari penghantaran dan terma net-7. Sediakan pengebilan langganan dengan auto-invois mingguan. Tambah dasar deposit dan pembatalan pada invois pesanan tempahan. Akaun kafe yang membayar net-7 bernilai lebih daripada sebulan meja pasar — dan ia bermula dengan invois profesional.

Diane Kowalski ialah pemilik Honeycomb Bakery di Portland, Oregon, yang menyediakan pastri borong, kek tempahan, kotak langganan, jualan pasar runcit, dan pra-pesanan korporat.