Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

Tài khoản quán cà phê đã dạy tôi cách lập hóa đơn cho tiệm bánh

Bởi Diane Kowalski, Chủ tiệm bánh — Portland, OR

Tôi mở tiệm bánh Honeycomb Bakery năm 2016 từ một căn bếp thương mại tôi thuê theo giờ. Trong hai năm đầu, mọi thứ đều là bán lẻ — chợ phiên, cửa hàng pop-up, một hệ thống đặt trước nhỏ qua Instagram. Rồi cuối năm 2018, một quán cà phê cách nhà tôi bốn dãy phố hỏi tôi có muốn cung cấp bánh cho tủ trưng bày của họ không.

Tám chiếc bánh sừng bò mỗi ngày. Mười hai bánh muffin. Sáu bánh scone. Họ muốn giao vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu. Họ có khoảng hai mươi nghìn đô doanh thu khách vãng lai mỗi tháng.

Tôi đồng ý ngay lập tức.

Ba tháng sau, tôi có một mớ bảng tính rối rắm, hai lần bị thiếu thanh toán, và một hóa đơn tuần đầu mà kế toán của quán mô tả là “chỉ là một tấm ảnh logo của bạn kèm một con số.” Tôi đã dựng nên một công việc bán lẻ. Tôi hoàn toàn không biết cách lập hóa đơn bán sỉ.

Vấn đề hóa đơn tài khoản bán sỉ

Kế toán của quán cà phê đã nói đúng. Cách lập hóa đơn của tôi thật đáng xấu hổ. Tôi nhắn tin cho cô ấy một con số tổng vào cuối tuần, trong khi cô ấy cần một hóa đơn chính thức có từng dòng hạng mục, một số PO (đơn đặt hàng) và một số hóa đơn để có thể theo dõi.

Tôi cũng không hiểu net-30 vận hành thực tế thế nào. Ngay từ đầu họ đã nói “net-30”, tôi hiểu là họ sẽ trả trong vòng ba mươi ngày. Điều tôi không hiểu là đồng hồ bắt đầu tính từ lúc họ nhận được hóa đơn — và nếu tôi không gửi hóa đơn cho đến cuối tháng thì ba mươi ngày mới bắt đầu từ đó.

Tôi gộp tất cả các lần giao trong tuần vào cuối tháng mới lập hóa đơn, rồi lại chờ thêm ba mươi ngày nữa. Tiền của tôi bị kẹt suốt sáu mươi ngày cho nguyên liệu mà tôi đã mua và giao từ sáu tuần trước.

Tài khoản quán cà phê là 2.800 đô/tháng. Với chu kỳ lập hóa đơn hỏng hóc của mình, tôi luôn bị nợ một đến hai tháng doanh thu. Lần đầu tiên tôi thật sự vẽ ra được bức tranh, tôi đang ôm 4.900 đô công nợ chưa thu từ một tài khoản.

Tôi sửa ba thứ: tần suất lập hóa đơn, định dạng hóa đơn, và điều khoản thanh toán.

Hóa đơn bán sỉ hằng tuần

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một tiệm bánh — bánh cưới 3 tầng, hộp nếm thử, giao đến địa điểm và thuê giá đỡ với ngày sự kiện, số suất và thiết kế trong trường tùy chỉnh
Chiếc bánh, hộp nếm thử, giao hàng, giá đỡ — với ngày cưới và cọc 50% được ghi lại.

Sau vụ quán cà phê, tôi chuyển các tài khoản bán sỉ sang lập hóa đơn hằng tuần với điều khoản net-7. Net-7 là bất thường trong bán sỉ — hầu hết tiệm bánh lập hóa đơn hằng tháng với net-30. Nhưng với một cơ sở nhỏ có chi phí sản xuất hằng ngày, chờ ba mươi ngày là không kham nổi.

Bánh bán sỉ — Hóa đơn tuần — [Tên tài khoản] — Tuần từ [Ngày]:

Thông tin tài khoản:

Các lần giao trong tuần này:

Việc liệt kê chi tiết theo từng ngày giao là yêu cầu cụ thể của kế toán quán — cô ấy cần đối chiếu các lần giao với sổ nhận hàng của mình. Ngay khi tôi bắt đầu làm khớp định dạng của cô ấy, các tranh chấp hóa đơn giảm về con số không.

Hóa đơn bánh kem đặt riêng và đơn hàng đặc biệt

Đơn đặt riêng — bánh cưới, bánh sinh nhật, các loại bánh đặc biệt — cần một cơ cấu tiền cọc. Nguyên liệu và công sức bỏ ra trước khi khách đến lấy hàng.

Đơn đặt riêng — [Tên khách] — [Ngày lấy/giao]:

Tiền cọc cho đơn đặt riêng là thiết yếu. Có lần tôi làm một chiếc bánh sinh nhật đặt riêng trị giá 380 đô — trang trí fondant, phối màu cụ thể, tên con của khách viết kiểu chữ thư pháp — và khách không đến lấy. Khoản cọc tôi thu lúc đó là 100 đô. Tôi mất 280 đô nguyên liệu và trọn một ngày thứ Bảy làm việc.

Giờ đây, đơn đặt riêng cọc 50% không hoàn lại khi xác nhận. Tiền cọc bù cho nguyên liệu. Số dư thu khi lấy hàng.

Đơn đặt trước cho doanh nghiệp và sự kiện

Tài liệu của Invoice Flow app cho một tiệm bánh — một bánh cưới đã đặt cọc, một đơn sỉ café, một chương trình bánh văn phòng doanh nghiệp đã thanh toán và một đơn giao đã thanh toán
Bánh tùy chỉnh, sỉ café, chương trình doanh nghiệp — mọi loại đơn hàng đều được ghi nhận.

Văn phòng, điều phối viên sự kiện và người phụ trách địa điểm thường đặt trước số lượng lớn cho các cuộc họp, bữa sáng văn phòng và sự kiện có phục vụ ăn uống.

Đặt trước bánh ngọt doanh nghiệp — [Tên công ty] — [Ngày]:

Đơn đặt trước cho doanh nghiệp là nơi số PO trở nên quan trọng. Có lần một công ty bất động sản mà tôi cung cấp bánh cho bữa sáng nhân viên hằng tháng bắt tôi chờ tám tuần mới trả 460 đô, chỉ vì tôi không có số PO trên hóa đơn. Hệ thống công nợ phải trả của họ không xử lý được. Giờ tôi hỏi số PO ngay khi nhận đơn.

Biên nhận bán tại chợ phiên và bán lẻ

Bán tại chợ phiên là tiền mặt và thẻ — không cần lập hóa đơn. Nhưng một số khách muốn có biên nhận để báo cáo chi phí hoặc khai thuế kinh doanh.

Biên nhận bán lẻ — Honeycomb Bakery — [Ngày]:

InvoiceFlow tạo nhanh những biên nhận này khi khách yêu cầu — một biên nhận chuyên nghiệp có tên và thông tin liên hệ của tiệm, gửi đến email của họ.

Hóa đơn gói đăng ký và đơn đặt cố định

Hóa đơn định kỳ Invoice Flow app của một tiệm bánh — một đơn cố định hàng tuần cho café và một gói đăng ký câu lạc bộ bánh mì thủ công hàng tháng
Đơn hàng tuần của café và câu lạc bộ bánh mì tự lập hóa đơn — bạn nướng bánh, không phải đi đòi.

Một số khách đặt cùng một đơn mỗi tuần — một nhà hàng đặt bánh mì hai lần một tuần, một hộ gia đình đăng ký hộp bánh ngọt hằng tuần. Với những đơn này, tôi dùng hóa đơn định kỳ.

Gói hộp bánh ngọt hằng tuần — [Tên khách] — Tuần từ [Ngày]:

Mô hình đăng ký định kỳ tôi mất hai năm mới dám thử, và tôi ước gì mình bắt đầu sớm hơn. Ba mươi mốt gói đang hoạt động với trung bình 52 đô/tuần = 1.612 đô/tuần doanh thu chắc chắn, bất kể thời tiết hay ngày chợ.

Công việc kinh doanh sau tám năm

Cơ cấu doanh thu hiện tại:

Khi chỉ bán ở chợ phiên, tôi kiếm khoảng 2.800 đô/tháng. Tài khoản bán sỉ thay đổi mức sàn. Gói đăng ký định kỳ thay đổi mức trần.

InvoiceFlow làm được gì cho tiệm bánh

Việc lập hóa đơn của tiệm bánh trải rộng từ hóa đơn bán sỉ hằng tuần liệt kê theo ngày giao, tiền cọc bánh kem đặt riêng kèm chính sách hủy, đơn đặt trước doanh nghiệp có trường PO, biên nhận bán lẻ, đến hóa đơn gói đăng ký định kỳ. InvoiceFlow xử lý tất cả những việc này từ một ứng dụng Android duy nhất — hóa đơn định kỳ hằng tuần cho tài khoản bán sỉ, theo dõi tiền cọc cho đơn đặt riêng, và trường PO cho khách doanh nghiệp.

Tải InvoiceFlow. Dựng mẫu hóa đơn bán sỉ với chi tiết theo ngày giao và điều khoản net-7. Thiết lập hóa đơn gói đăng ký với tự động lập hóa đơn hằng tuần. Thêm chính sách tiền cọc và hủy đơn vào hóa đơn đặt riêng. Tài khoản quán cà phê trả net-7 đáng giá hơn cả một tháng bàn chợ — và nó bắt đầu bằng một hóa đơn chuyên nghiệp.

Diane Kowalski là chủ tiệm bánh Honeycomb Bakery ở Portland, Oregon, cung cấp bánh ngọt bán sỉ, bánh kem đặt riêng, hộp bánh đăng ký, bán lẻ tại chợ và đặt trước cho doanh nghiệp.