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那个教会我如何为烘焙店开票的咖啡馆客户

作者：Diane Kowalski，烘焙店主——俄勒冈州波特兰市

我于 2016 年创办了 Honeycomb 烘焙店，当时租用的是一间按小时计费的商用厨房。头两年一切都是零售——集市、快闪，以及通过 Instagram 运营的一套小型预订系统。后来在 2018 年底，一家离我家四个街区的咖啡馆问我是否愿意为他们的糕点柜供货。

每天 8 个牛角包。12 个玛芬。6 个司康。他们希望周一、周三、周五配送。他们每月大约有两万美元的客流消费。

我当即答应了。

三个月后，我遇上了电子表格的麻烦、两笔漏收的款项，还有一张被咖啡馆记账员形容为”就是一张带数字的你的 logo 照片”的首周发票。我建立的是一门零售生意。我完全不懂如何做批发开票。

批发客户发票问题

咖啡馆的记账员说得对。我的开票方式很难堪。我在每周末给她发一个总额短信，而她需要的是一张带明细行、PO 号和可追踪发票号的正式发票。

我也不懂 net-30 在实际操作中是怎么运作的。他们一开始说”net-30”，我理解为他们会在三十天内付款。我没弄明白的是，计时从他们收到发票时才开始——如果我直到月底才发出发票，那三十天从那时才开始算。

我把整周的配送在月底一次性开票，然后再等三十天。我的资金在六周前就已购入并配送的物料上被占用了 60 天。

这个咖啡馆客户每月 2800 美元。由于我这套失灵的开票周期，我长期被拖欠一到两个月的收入。当我第一次真正把账理清楚时，仅这一个客户就有 4900 美元的应收账款挂在那里。

我改了三件事：开票频率、发票格式和账期。

每周批发发票

Invoice Flow app 中一家烘焙店的发票编辑器——一个三层婚礼蛋糕、试吃盒、场地配送和支架租赁，活动日期、份数和设计记于自定义字段
蛋糕、试吃盒、配送、支架——婚期和 50% 定金一并记录在案。

在咖啡馆这件事之后，我把批发客户改为每周开票、采用 net-7 账期。Net-7 对批发来说不常见——大多数烘焙店按月开票、采用 net-30。但对于每天都有生产成本的小生意来说，等三十天难以为继。

批发烘焙——每周发票——[客户名称]——[日期]所在周：

客户详情：

本周配送：

按配送日逐项列出是我那位咖啡馆记账员的明确要求——她需要将配送与她的收货记录进行核对。自从我开始匹配她的格式，发票争议就降到了零。

定制蛋糕和特殊订单发票

定制订单——婚礼蛋糕、生日蛋糕、特色烘焙品——需要一套定金结构。原料和人工在订单被取走之前就已投入。

定制订单——[客户名称]——[取货/交付日期]：

定制订单的定金至关重要。我曾做过一个 380 美元的定制生日蛋糕——翻糖装饰、指定配色、用花体字写着客户孩子的名字——而客户没有出现。我当时收的定金是 100 美元。我损失了价值 280 美元的原料和一整个周六的人工。

如今，定制订单在确认时收取 50% 不可退定金。定金覆盖原料。余款在取货时收取。

企业和活动预订

Invoice Flow app 烘焙店的文档——一份收了定金的婚礼蛋糕、一份批发咖啡馆订单、一份已付款的企业办公室蛋糕计划和一次已付款配送
定制蛋糕、咖啡馆批发、企业计划——每种订单类型都有记录。

办公室、活动策划人和场地联系人经常为会议、办公室早餐和承办活动下大额预订。

企业糕点预订——[公司名称]——[日期]：

企业预订正是 PO 号发挥作用的地方。我供货的一家房地产公司为每月经纪人早餐订货，有一次因为发票上没有 PO 号，让我等了八周才收到 460 美元的付款。他们的应付账款系统无法处理。如今我在下单时就索要 PO 号。

集市和零售销售收据

集市销售用现金和刷卡——无需开发票。但有些顾客想要一张收据用于报销或企业税务目的。

零售销售收据——Honeycomb 烘焙店——[日期]：

顾客索要时，InvoiceFlow 能快速生成这些收据——一张带有我的店名和联系方式的专业收据，发送到他们的邮箱。

订阅和长期订单发票

Invoice Flow app 中面包房的周期性发票——一份每周的咖啡馆固定订单和一份每月的手工面包俱乐部订阅
咖啡馆的每周订单和面包俱乐部自动开票——你只管烘焙，无需催款。

有些客户每周都下相同的订单——一家每周订两次面包的餐厅，一个订阅每周糕点盒的家庭。对于这些，我使用周期性发票。

每周糕点盒订阅——[客户名称]——[日期]所在周：

订阅模式我花了两年才尝试，真希望早点开始。31 个活跃订阅，平均每周 52 美元 = 每周 1612 美元的保证收入，不受天气或集市日影响。

经营八年后的生意

当前收入构成：

当我只在集市上销售时，每月大约赚 2800 美元。批发客户改变了下限。订阅改变了上限。

InvoiceFlow 为烘焙店做了什么

烘焙店开票涵盖按配送日逐项列出的每周批发发票、带取消政策的定制蛋糕定金、带 PO 字段的企业预订、零售收据，以及周期性订阅开票。InvoiceFlow 在一个 Android 应用中处理所有这些——为批发客户开每周周期性发票、为定制订单跟踪定金、为企业客户提供 PO 字段。

下载 InvoiceFlow。建立带配送日明细和 net-7 账期的批发发票模板。用每周自动开票设置订阅开票。为定制订单发票添加定金和取消政策。一个按 net-7 付款的咖啡馆客户，比一个月的集市摊位更有价值——而这一切始于一张专业的发票。

Diane Kowalski 是俄勒冈州波特兰市 Honeycomb 烘焙店的店主，提供批发糕点、定制蛋糕、订阅盒、零售集市销售和企业预订。