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A Conta do Café Que Me Ensinou a Faturar Uma Padaria

Por Diane Kowalski, Proprietária de Padaria — Portland, OR

Abri a Honeycomb Bakery em 2016 a partir de uma cozinha comercial que alugava à hora. Nos primeiros dois anos, tudo era retalho — mercados de produtores, pop-ups, um pequeno sistema de encomendas antecipadas através do Instagram. Depois, no final de 2018, um café a quatro quarteirões de minha casa perguntou se eu podia fornecer a sua vitrina de pastelaria.

Oito croissants por dia. Doze queques. Seis scones. Queriam entrega à segunda, quarta e sexta-feira. Tinham cerca de vinte mil dólares por mês em movimento de clientes.

Disse que sim imediatamente.

Três meses depois, tinha um problema de folha de cálculo, dois pagamentos em atraso e uma primeira fatura da semana que a contabilista do café descreveu como “apenas uma foto do seu logótipo com um número”. Eu tinha construído um negócio de retalho. Não fazia ideia de como faturar por grosso.

O Problema da Fatura da Conta por Grosso

A contabilista do café tinha razão. A minha faturação era embaraçosa. Eu enviava-lhe um total por mensagem no final da semana, e ela precisava de uma fatura formal com linhas de itens, um número de ordem de compra (PO) e um número de fatura que pudesse acompanhar.

Também não percebia como funcionava o net-30 na prática. No início tinham dito “net-30”, o que eu entendi como pagarem dentro de trinta dias. O que eu não percebia era que o relógio começava a contar quando eles recebiam a fatura — e se eu só enviasse a fatura no fim do mês, os trinta dias começavam aí.

Eu faturava as entregas semanais todas de uma vez no fim do mês, e depois esperava mais trinta dias. O meu dinheiro ficava preso durante sessenta dias em fornecimentos que tinha comprado e entregue seis semanas antes.

A conta do café era de 2.800 $/mês. Com o meu ciclo de faturação avariado, andava perpetuamente com um a dois meses de receita por receber. A primeira vez que realmente mapeei isto, estava com 4.900 $ em contas a receber pendentes de uma só conta.

Corrigi três coisas: a frequência de faturação, o formato da fatura e os prazos net.

A Fatura Semanal por Grosso

Editor de faturas do Invoice Flow app de uma confeitaria — um bolo de casamento de 3 andares, caixa de degustação, entrega no local e aluguel de suporte com data do evento, porções e design em campos personalizados
O bolo, a caixa de degustação, a entrega, o suporte — com a data do casamento e 50% de entrada registrados.

Depois do problema do café, passei as contas por grosso para faturação semanal com prazos net-7. Net-7 é invulgar para vendas por grosso — a maioria das padarias fatura mensalmente com net-30. Mas para um pequeno negócio com custos de produção diários, esperar trinta dias era insustentável.

Padaria por Grosso — Fatura Semanal — [Nome da Conta] — Semana de [Data]:

Detalhes da Conta:

Entregas Desta Semana:

A discriminação por dia de entrega foi um pedido específico da contabilista do café — ela precisava de conciliar as entregas com o seu registo de receção. Assim que comecei a corresponder ao formato dela, as disputas de faturas caíram para zero.

Faturas de Bolos Personalizados e Encomendas Especiais

As encomendas personalizadas — bolos de casamento, bolos de aniversário, produtos de pastelaria de especialidade — exigem uma estrutura de sinal. Os materiais e a mão de obra entram antes de a encomenda ser levantada.

Encomenda Personalizada — [Nome do Cliente] — [Data de Levantamento/Entrega]:

O sinal para encomendas personalizadas é essencial. Uma vez fiz um bolo de aniversário personalizado de 380 $ — decorações em fondant, esquema de cores específico, o nome do filho do cliente em caligrafia — e o cliente não apareceu. O sinal que tinha cobrado era de 100 $ na altura. Perdi 280 $ em materiais e um sábado inteiro de trabalho.

Agora, as encomendas personalizadas têm 50% não reembolsável na confirmação. O sinal cobre os materiais. O saldo é cobrado no levantamento.

Pré-Encomendas Corporativas e de Eventos

Documentos do Invoice Flow app de uma padaria — um bolo de casamento com depósito, um pedido de café no atacado, um programa corporativo de bolos de escritório pago e uma entrega paga
Bolos personalizados, atacado para cafés, programas corporativos — todo tipo de pedido registrado.

Escritórios, coordenadores de eventos e contactos de espaços fazem frequentemente grandes pré-encomendas para reuniões, pequenos-almoços de escritório e eventos com catering.

Pré-Encomenda de Pastelaria Corporativa — [Nome da Empresa] — [Data]:

As pré-encomendas corporativas são onde os números de PO importam. Uma imobiliária a quem forneço para pequenos-almoços mensais de agentes fez-me esperar oito semanas por um pagamento de 460 $ uma vez porque eu não tinha um número de PO na fatura. O sistema de contas a pagar deles não conseguia processá-la. Agora peço o PO no momento da encomenda.

Recibos de Vendas em Mercado de Produtores e Retalho

As vendas no mercado de produtores são a dinheiro e por cartão — não é necessária faturação. Mas alguns clientes querem um recibo para efeitos de reporte de despesas ou fiscais do negócio.

Recibo de Venda a Retalho — Honeycomb Bakery — [Data]:

O InvoiceFlow gera estes rapidamente quando os clientes pedem — um recibo profissional com o nome e contacto do meu negócio, enviado para o email deles.

Faturas de Subscrição e Encomendas Permanentes

Faturas recorrentes do Invoice Flow app de uma padaria — um pedido fixo semanal de café e uma assinatura mensal de clube de pães artesanais
O pedido semanal do café e o clube de pães se faturam sozinhos — você assa, não corre atrás.

Alguns clientes fazem a mesma encomenda todas as semanas — um restaurante que encomenda pão duas vezes por semana, uma família que subscreve uma caixa de pastelaria semanal. Para estes, uso uma fatura recorrente.

Subscrição de Caixa de Pastelaria Semanal — [Nome do Cliente] — Semana de [Data]:

O modelo de subscrição levou-me dois anos a experimentar, e gostava de ter começado mais cedo. Trinta e uma subscrições ativas a uma média de 52 $/semana = 1.612 $/semana em receita garantida, independentemente do tempo ou do dia de mercado.

O Negócio Oito Anos Depois

Repartição atual da receita:

Quando vendia apenas em mercados de produtores, ganhava cerca de 2.800 $/mês. As contas por grosso mudaram o piso. As subscrições mudaram o teto.

O Que o InvoiceFlow Faz Pelas Padarias

A faturação de padaria abrange faturas semanais por grosso com discriminação por dia de entrega, sinais de bolos personalizados com políticas de cancelamento, pré-encomendas corporativas com campos de PO, recibos de retalho e faturação de subscrição recorrente. O InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma app Android — faturas semanais recorrentes para contas por grosso, acompanhamento de sinais para encomendas personalizadas e campos de PO para clientes corporativos.

Descarregue o InvoiceFlow. Construa o modelo de fatura por grosso com discriminação por dia de entrega e prazos net-7. Configure a faturação de subscrição com faturação automática semanal. Adicione o sinal e a política de cancelamento às faturas de encomendas personalizadas. A conta do café que paga a net-7 vale mais do que um mês de bancas de mercado — e começa com uma fatura profissional.

Diane Kowalski é a proprietária da Honeycomb Bakery em Portland, Oregon, fornecendo pastelaria por grosso, bolos personalizados, caixas de subscrição, vendas de retalho em mercado e pré-encomendas corporativas.