Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

Café-kontoen, der lærte mig at fakturere et bageri

Af Diane Kowalski, bageriejer — Portland, OR

Jeg åbnede Honeycomb Bakery i 2016 ud fra et industrikøkken, som jeg lejede på timebasis. De første to år var alt detailhandel — markeder, pop-ups, et lille forudbestillingssystem gennem Instagram. Så i slutningen af 2018 spurgte en café fire gader fra mit hus, om jeg ville levere til deres bagværksdisk.

Otte croissanter om dagen. Tolv muffins. Seks scones. De ville have levering mandag, onsdag og fredag. De havde omkring tyve tusind dollars om måneden i kundetrafik.

Jeg sagde ja med det samme.

Tre måneder senere havde jeg et regnearksproblem, to manglende betalinger og en første-uges faktura, som caféens bogholder beskrev som “bare et billede af dit logo med et tal på.” Jeg havde bygget en detailvirksomhed. Jeg anede ikke, hvordan man fakturerer engros.

Problemet med engroskontofakturaen

Caféens bogholder havde ret. Min fakturering var pinlig. Jeg sendte hende en sms med et totalbeløb i slutningen af ugen, og hun havde brug for en formel faktura med linjeposter, et indkøbsordrenummer og et fakturanummer, hun kunne spore.

Jeg forstod heller ikke, hvordan netto-30 fungerede i praksis. De havde sagt “netto-30” fra starten, hvilket jeg forstod som, at de ville betale inden for tredive dage. Hvad jeg ikke forstod var, at uret startede, når de modtog fakturaen — og hvis jeg ikke sendte fakturaen før slutningen af måneden, startede de tredive dage der.

Jeg fakturerede ugentlige leveringer alle på én gang i slutningen af måneden og ventede så yderligere tredive dage. Mine penge var bundet i tres dage på råvarer, jeg havde købt og leveret seks uger tidligere.

Café-kontoen var 2.800 dollars om måneden. Med min ødelagte faktureringscyklus skyldte man mig konstant en til to måneders omsætning. Første gang jeg faktisk fik det kortlagt, sad jeg på 4.900 dollars i udestående tilgodehavender fra én konto.

Jeg fiksede tre ting: faktureringsfrekvens, fakturaformat og betalingsbetingelser.

Den ugentlige engrosfaktura

Invoice Flow app-fakturaeditor for et bageri — en 3-etagers bryllupskage, smagsboks, levering til lokation og stativleje med eventdato, antal kuverter og design i brugerdefinerede felter
Kagen, smagsboksen, leveringen, stativet — med bryllupsdatoen og 50 % depositum registreret.

Efter café-problemet flyttede jeg engroskonti til ugentlig fakturering med netto-7-betingelser. Netto-7 er usædvanligt for engros — de fleste bagerier fakturerer månedligt med netto-30. Men for en lille virksomhed med daglige produktionsomkostninger var det uholdbart at vente tredive dage.

Engrosbageri — ugentlig faktura — [Kontonavn] — uge med [Dato]:

Kontooplysninger:

Leveringer denne uge:

Opdelingen efter leveringsdag var min café-bogholders specifikke ønske — hun havde brug for at afstemme leveringer mod sin modtagelseslog. Da jeg begyndte at matche hendes format, faldt fakturauenigheder til nul.

Fakturaer for specialkager og specialordrer

Specialordrer — bryllupskager, fødselsdagskager, specialbagværk — kræver en depositumstruktur. Materialerne og arbejdet lægges i, før ordren afhentes.

Specialordre — [Kundenavn] — [Afhentnings-/leveringsdato]:

Depositummet for specialordrer er afgørende. Jeg lavede engang en special fødselsdagskage til 380 dollars — fondantdekorationer, et bestemt farveskema, kundens barns navn i skriveskrift — og kunden dukkede ikke op. Depositummet, jeg havde opkrævet, var 100 dollars dengang. Jeg tabte 280 dollars i materialer og en hel lørdags arbejde.

Nu er specialordrer 50 % ikke-refunderbare ved bekræftelse. Depositummet dækker materialerne. Restbeløbet opkræves ved afhentning.

Virksomheds- og arrangements-forudbestillinger

Invoice Flow app dokumenter for et bageri — en bryllupskage med depositum, en engrosordre til en café, et betalt virksomhedsprogram med kontorkage og en betalt levering
Skræddersyede kager, café-engros, virksomhedsprogrammer — hver ordretype registreret.

Kontorer, arrangementskoordinatorer og lokalekontakter afgiver ofte store forudbestillinger til møder, kontormorgenmad og cateringarrangementer.

Virksomheds-bagværksforudbestilling — [Virksomhedsnavn] — [Dato]:

Virksomhedsforudbestillinger er der, hvor indkøbsordrenumre betyder noget. Et ejendomsmæglerfirma, jeg leverer månedlig mæglermorgenmad til, fik mig engang til at vente otte uger på en betaling på 460 dollars, fordi jeg ikke havde et indkøbsordrenummer på fakturaen. Deres kreditorsystem kunne ikke behandle den. Nu beder jeg om indkøbsordrenummeret ved bestillingstidspunktet.

Kvitteringer for markeds- og detailsalg

Markedssalg er kontant og kort — ingen fakturering nødvendig. Men nogle kunder vil have en kvittering til udgiftsrapportering eller erhvervsskatteformål.

Detailsalgskvittering — Honeycomb Bakery — [Dato]:

InvoiceFlow genererer disse hurtigt, når kunderne beder om dem — en professionel kvittering med mit firmanavn og kontaktoplysninger, sendt til deres e-mail.

Fakturaer for abonnementer og faste ordrer

Invoice Flow app tilbagevendende fakturaer for et bageri — en ugentlig fast café-ordre og et månedligt abonnement på håndværksbrødsklub
Caféens ugentlige ordre og brødklubben fakturerer sig selv — du bager, jager ikke.

Nogle kunder afgiver den samme ordre hver uge — en restaurant, der bestiller brød to gange om ugen, en husstand, der abonnerer på en ugentlig bagværkskasse. Til disse bruger jeg en tilbagevendende faktura.

Ugentligt bagværkskasse-abonnement — [Kundenavn] — uge med [Dato]:

Abonnementsmodellen tog mig to år at prøve, og jeg ville ønske, jeg var begyndt tidligere. Enogtredive aktive abonnementer med et gennemsnit på 52 $/uge = 1.612 $/uge i garanteret omsætning, uanset vejr eller markedsdag.

Virksomheden otte år inde

Aktuel omsætningsfordeling:

Da jeg kun solgte på markeder, tjente jeg omkring 2.800 $/måned. Engroskonti ændrede bunden. Abonnementer ændrede loftet.

Hvad InvoiceFlow gør for bagerier

Bagerifakturering spænder over ugentlige engrosfakturaer med opdeling efter leveringsdag, depositummer for specialkager med annulleringspolitikker, virksomhedsforudbestillinger med indkøbsordrefelter, detailkvitteringer og tilbagevendende abonnementsfakturering. InvoiceFlow håndterer alle disse fra én Android-app — ugentlige tilbagevendende fakturaer for engroskonti, depositumsporing for specialordrer og indkøbsordrefelter for erhvervskunder.

Download InvoiceFlow. Byg engrosfaktura-skabelonen med opdeling efter leveringsdag og netto-7-betingelser. Opsæt abonnementsfakturering med ugentlig automatisk fakturering. Tilføj depositum- og annulleringspolitik til specialordrefakturaer. Café-kontoen, der betaler netto-7, er mere værd end en måneds markedsboder — og det starter med en professionel faktura.

Diane Kowalski er ejer af Honeycomb Bakery i Portland, Oregon, og leverer engrosbagværk, specialkager, abonnementskasser, detailmarkedssalg og virksomhedsforudbestillinger.