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베이커리 청구하는 법을 가르쳐 준 카페 거래처

작성: Diane Kowalski, 베이커리 소유주 — 오리건주 포틀랜드

저는 2016년에 시간 단위로 임대하던 상업용 주방에서 Honeycomb Bakery를 열었습니다. 처음 2년 동안은 모든 것이 소매였습니다 — 파머스 마켓, 팝업, 인스타그램을 통한 소규모 선주문 시스템. 그러다 2018년 말, 집에서 네 블록 떨어진 카페가 자기네 페이스트리 진열장을 채워줄 수 있느냐고 물었습니다.

하루 크루아상 8개. 머핀 12개. 스콘 6개. 월, 수, 금 배송을 원했습니다. 그들은 월 약 2만 달러의 유동 인구를 갖고 있었습니다.

저는 즉시 그러겠다고 했습니다.

3개월 후, 저에게는 스프레드시트 문제 하나, 놓친 결제 두 건, 그리고 카페 경리 담당자가 “그냥 숫자가 적힌 당신 로고 사진”이라고 표현한 첫 주 인보이스가 있었습니다. 저는 소매 사업을 일궈왔습니다. 도매 청구하는 법은 전혀 몰랐습니다.

도매 거래처 인보이스 문제

카페 경리 담당자의 말이 맞았습니다. 제 인보이스 발행은 부끄러운 수준이었습니다. 저는 주말에 그녀에게 총액을 문자로 보내고 있었는데, 그녀는 품목별 라인, PO 번호, 그리고 추적할 수 있는 인보이스 번호가 있는 정식 인보이스가 필요했습니다.

저는 또한 net-30이 실제로 어떻게 작동하는지 이해하지 못했습니다. 그들은 처음에 “net-30”이라고 했고, 저는 30일 이내에 지급한다는 뜻으로 이해했습니다. 제가 몰랐던 것은 그들이 인보이스를 받은 시점에 시계가 시작된다는 것 — 그리고 제가 월말까지 인보이스를 보내지 않으면 30일이 그때부터 시작된다는 것이었습니다.

저는 주간 배송을 월말에 한꺼번에 청구한 다음, 다시 30일을 기다리고 있었습니다. 6주 전에 구입하고 배송한 물품에 대한 제 현금이 60일 동안 묶였습니다.

카페 거래처는 월 2,800달러였습니다. 망가진 청구 주기 때문에 저는 항상 한두 달치 매출을 받지 못하고 있었습니다. 처음으로 실제로 계산해 봤을 때, 저는 한 거래처에서만 4,900달러의 미수금을 안고 있었습니다.

저는 세 가지를 고쳤습니다: 인보이스 빈도, 인보이스 형식, 그리고 지급 조건.

주간 도매 인보이스

베이커리의 Invoice Flow app 청구서 편집기 — 3단 웨딩 케이크, 시식 박스, 행사장 배송, 스탠드 대여와 맞춤 필드의 행사 날짜·인분·디자인
케이크, 시식 박스, 배송, 스탠드 — 결혼식 날짜와 50% 계약금 기록과 함께.

카페 문제 이후, 저는 도매 거래처를 net-7 조건의 주간 청구로 옮겼습니다. net-7은 도매에서는 이례적입니다 — 대부분의 베이커리는 net-30으로 월별 청구합니다. 하지만 매일 생산 비용이 발생하는 소규모 사업에게 30일을 기다리는 것은 지속 불가능했습니다.

도매 베이커리 — 주간 인보이스 — [거래처명] — [날짜] 주간:

거래처 정보:

이번 주 배송:

배송일별 품목 명세는 카페 경리 담당자의 구체적인 요청이었습니다 — 그녀는 자신의 수령 기록과 배송을 대조해야 했습니다. 제가 그녀의 형식에 맞추기 시작하자 인보이스 분쟁이 0으로 떨어졌습니다.

맞춤 케이크 및 특별 주문 인보이스

맞춤 주문 — 웨딩 케이크, 생일 케이크, 전문 제과 — 는 계약금 구조가 필요합니다. 주문이 픽업되기 전에 재료와 노동이 투입되기 때문입니다.

맞춤 주문 — [고객명] — [픽업/배송 날짜]:

맞춤 주문의 계약금은 필수입니다. 언젠가 저는 380달러짜리 맞춤 생일 케이크를 만들었는데 — 폰던트 장식, 특정 색상 배합, 필기체로 쓴 고객 아이의 이름 — 고객이 나타나지 않았습니다. 당시 제가 받은 계약금은 100달러였습니다. 저는 280달러어치의 재료와 토요일 하루의 노동을 잃었습니다.

이제 맞춤 주문은 확정 시 50% 환불 불가입니다. 계약금은 재료비를 충당합니다. 잔금은 픽업 시 받습니다.

기업 및 행사 선주문

베이커리의 Invoice Flow app 문서 — 보증금 있는 웨딩 케이크, 도매 카페 주문, 결제된 기업 사무실 케이크 프로그램, 결제된 배송
맞춤 케이크, 카페 도매, 기업 프로그램 — 모든 주문 유형 기록.

사무실, 행사 담당자, 장소 담당자는 회의, 사무실 조식, 케이터링 행사를 위해 대량 선주문을 하는 경우가 많습니다.

기업 페이스트리 선주문 — [회사명] — [날짜]:

기업 선주문은 PO 번호가 중요한 곳입니다. 제가 월간 중개인 조식을 공급하는 한 부동산 회사는 인보이스에 PO 번호가 없다는 이유로 한 번은 460달러 지급을 8주나 기다리게 했습니다. 그들의 미지급금 시스템이 이를 처리할 수 없었습니다. 이제 저는 주문 시점에 PO를 요청합니다.

파머스 마켓 및 소매 판매 영수증

파머스 마켓 판매는 현금과 카드입니다 — 인보이스가 필요 없습니다. 하지만 일부 고객은 비용 보고나 사업 세무 목적으로 영수증을 원합니다.

소매 판매 영수증 — Honeycomb Bakery — [날짜]:

고객이 요청할 때 InvoiceFlow가 이를 신속하게 생성합니다 — 제 상호와 연락처가 담긴 전문 영수증이 그들의 이메일로 발송됩니다.

구독 및 정기 주문 인보이스

베이커리의 Invoice Flow app 반복 인보이스 — 주간 카페 정기 주문과 월간 아티산 브레드 클럽 구독
카페의 주간 주문과 브레드 클럽이 스스로 청구됩니다 — 당신은 굽고, 쫓지 않습니다.

일부 고객은 매주 같은 주문을 합니다 — 빵을 주 2회 주문하는 레스토랑, 주간 페이스트리 박스를 구독하는 가정. 이들에게 저는 반복 인보이스를 사용합니다.

주간 페이스트리 박스 구독 — [고객명] — [날짜] 주간:

구독 모델은 시도하기까지 2년이 걸렸고, 더 일찍 시작했더라면 좋았을 것입니다. 활성 구독 31건에 평균 주당 52달러 = 주당 1,612달러의 보장된 매출이, 날씨나 마켓 데이와 무관하게 발생합니다.

8년 차 사업

현재 매출 구성:

파머스 마켓에서만 팔던 시절에는 월 약 2,800달러를 벌었습니다. 도매 거래처가 하한선을 바꿨습니다. 구독이 상한선을 바꿨습니다.

InvoiceFlow가 베이커리를 위해 하는 일

베이커리 청구는 배송일별 명세가 있는 도매 주간 인보이스, 취소 정책이 있는 맞춤 케이크 계약금, PO 필드가 있는 기업 선주문, 소매 영수증, 그리고 반복 구독 청구에 걸쳐 있습니다. InvoiceFlow는 이 모든 것을 하나의 Android 앱에서 처리합니다 — 도매 거래처를 위한 주간 반복 인보이스, 맞춤 주문을 위한 계약금 추적, 그리고 기업 고객을 위한 PO 필드까지.

InvoiceFlow를 다운로드하세요. 배송일별 명세와 net-7 조건으로 도매 인보이스 템플릿을 만드세요. 주간 자동 청구로 구독 청구를 설정하세요. 맞춤 주문 인보이스에 계약금과 취소 정책을 추가하세요. net-7으로 결제하는 카페 거래처는 한 달치 마켓 테이블보다 더 가치 있습니다 — 그리고 그것은 전문적인 인보이스에서 시작됩니다.

Diane Kowalski는 오리건주 포틀랜드에 있는 Honeycomb Bakery의 소유주로, 도매 페이스트리, 맞춤 케이크, 구독 박스, 소매 마켓 판매, 기업 선주문을 제공합니다.