InvoiceFlow для вантажних автоперевезень: повний посібник з виставлення рахунків

Система виставлення рахунків, створена для власників-водіїв, невеликих автопарків і незалежних вантажних перевізників

Виставлення рахунків за фрахт складніше за більшість сервісних білінгів. Один рахунок за вантаж може включати лінійну ставку, паливну надбавку, оплату за простій, оплату вантажників (lumper), додаткові збори та вимоги до документації для факторингу — усе задокументоване проти номера BOL і підтвердження ставки. Будь-яка помилка в цьому створює затримки платежів, суперечки й втрачений дохід.

InvoiceFlow опрацьовує повний вантажний білінг з одного застосунку для Android. Цей посібник показує, як побудувати вашу систему вантажних рахунків.

Стандартна структура вантажного рахунка

Кожен рахунок за вантаж слід створювати в точці доставки — перш ніж ви покинете місце одержувача, поки всі деталі свіжі та їх можна задокументувати.

Обов’язкові поля для кожного вантажного рахунка:

• Назва перевізника та MC-номер
• Номер вантажу/Pro
• Назва та розташування відправника
• Назва та розташування одержувача
• Дата завантаження та дата доставки
• Номер BOL
• Номер посилання на підтвердження ставки (для брокерських вантажів)
• Загальна кількість миль
• Лінійна ставка (за милю або фіксована)
• Паливна надбавка (відсоток від лінійної, на основі поточної середньої DOE)
• Будь-який простій, додаткові збори чи оплати — з розбивкою по позиціях

«Вантажний рахунок — [Назва перевізника] — Вантаж #[Номер вантажу]: Відправник: [Назва] | Одержувач: [Назва] Завантаження: [Місто, штат] | Доставка: [Місто, штат] | Милі: [X] BOL #: [Номер] | Підтвердження ставки #: [Номер] Лінійна ставка: $[Ставка]/милю × [Милі]: $[Сума] Паливна надбавка ([%] від лінійної, DOE $[ціна]/галон, тиждень [дата]): $[Сума] Простій: [Години] годин × $[Ставка]/год: $[Сума] Оплата вантажників (квитанція додається): $[Сума] Разом: $[Сума] Умови оплати: Net-15»

Виставлення рахунків за паливну надбавку

Паливна надбавка — стандартний компонент вантажного білінгу, що змінюється щотижня на основі національної середньої ціни на дизель за даними DOE. Ваш контракт із фрахтовим брокером визначає таблицю надбавок — відсоток від лінійної ставки, прив’язаний до цінових діапазонів DOE.

Найпоширеніша помилка виставлення рахунків у власників-водіїв — застосування минулотижневої ставки надбавки до цьотижневих вантажів або ручний розрахунок із помилкою.

Налаштуйте свою паливну надбавку в InvoiceFlow як позицію «відсоток від лінійної ставки». Оновлюйте відсоток щопонеділка, коли DOE публікує нову середню. Коли ви створюєте рахунок за вантаж, паливна надбавка розраховується автоматично від суми лінійної ставки. Жодної ручної арифметики, жодних помилок.

Документування та виставлення рахунків за простій

Оплата за простій — це найчастіше недовиставлений вантажний збір. Більшість контрактів передбачають $50–$100/годину після двох безкоштовних годин на завантаженні чи доставці. Проблема — у документації: без позначок часу, що показують, коли ви прибули й коли фактично почалося завантаження чи розвантаження, претензії щодо простою важко довести.

Документування простою на кожній зупинці:

1. Зафіксуйте час прибуття
2. Зафіксуйте, коли вас викликали на рампу (початок відліку безкоштовного часу)
3. Зафіксуйте, коли завантаження чи розвантаження завершено й вас відпустили
4. Розрахуйте безкоштовний час і оплачуваний простій

«Простій — одержувач [Назва] — [Дата]: Прибуття до одержувача: 14:00 Розвантаження почалося: 16:15 (2 безкоштовні години закінчилися о 16:00) Відпущено: 17:30 Оплачуваний простій: 1,5 години × $75/год: $112,50»

Претензія щодо простою з позначками часу оскаржується рідко. Претензія без документації — часто.

Виставлення рахунків за додаткові збори

Додаткові збори — це законні оплачувані позиції, які багато власників-водіїв поглинають, не виставляючи за них рахунки. Поширені додаткові збори, які завжди слід документувати й виставляти:

• Оплата вантажників (з квитанцією): сплачується працівникам складу одержувача за розвантаження
• Додаткові пункти завантаження/розвантаження: збір за зупинку понад початковий маршрут
• Дозволи на негабарит/перевагу: державні збори за дозволи для особливого вантажу
• Збори TWIC або за безпеку: збори за доступ до захищених об’єктів
• Знаки небезпечного вантажу (hazmat): для відповідних вантажів
• Оплата за ночівлю (layover): коли затримали на ніч через зволікання відправника/одержувача
• Замовлення вантажівки не використано (TONU): коли вас направили, але вантаж скасували

Кожна з цих позицій має з’явитися як іменована позиція в рахунку із зазначенням будь-якої підтверджувальної квитанції.

Виставлення рахунків за брокерські вантажі

Коли ви везете вантаж для фрахтового брокера, ваш рахунок іде до брокера. Обов’язкові поля:

• Назва вашого перевізника та MC-номер
• Номер вантажу/посилання брокера
• Номер підтвердження ставки
• Номер BOL (підписаний одержувачем)
• Лінійна ставка за підтвердженням ставки
• Паливна надбавка за узгодженим графіком
• Будь-який погоджений простій чи додаткові збори

Брокери обробляють рахунки проти своїх підтверджень ставки. Якщо ваш рахунок збігається з підтвердженням ставки, оплата вивільняється швидко. Розбіжності запускають перевірку.

Виставлення рахунків прямим відправникам

Відносини з прямими відправниками часто мають інші вимоги до білінгу, ніж брокерські вантажі:

• Деякі відправники видають замовлення на закупівлю — вказуйте номер PO
• Деякі призначають перевізникам номери рахунків — вказуйте свій номер рахунку
• Умови оплати можуть бути net-30, а не net-15
• Деякі відправники вимагають ваш номер операційного дозволу FMCSA

Використовуйте користувацькі поля InvoiceFlow, щоб зберігати вимоги за кожним прямим відправником. Застосовуйте їх автоматично до кожного рахунка.

Сумісність із факторинговою компанією

Якщо ви факторизуєте свою дебіторську заборгованість, факторинговій компанії потрібне стабільне форматування рахунків. Факторингові компанії зазвичай вимагають:

• Сам рахунок (відформатований, професійний)
• Підписаний BOL
• Підтвердження ставки (для брокерських вантажів)

Відформатовані PDF-рахунки InvoiceFlow сумісні з факторинговими компаніями. Чисті, стабільні подання обробляються швидше й будують вашу репутацію у факторингової компанії.

Виставлення рахунків для невеликих автопарків

Якщо ви керуєте кількома вантажівками, InvoiceFlow дає змогу відстежувати рахунки за вантажем, за водієм (за допомогою нотаток) і за клієнтом. У будь-який момент ви можете побачити, за які вантажі виставлено рахунки, які оплачено, а які ще в очікуванні.

Що InvoiceFlow робить для вантажних перевізників

• Шаблони рахунків за вантаж: готова структура вантажного рахунка з усіма стандартними полями
• Позиція «паливна надбавка»: розрахунок «відсоток від лінійної ставки», оновлюйте щотижня з новою ставкою DOE
• Користувацькі поля: MC-номер, посилання на BOL, номер підтвердження ставки, номер PO для кожного відправника
• Шаблони додаткових зборів: готові позиції для простою, вантажників, додаткових зупинок, TONU
• Мобільне виставлення рахунків: створюйте й надсилайте рахунок, перш ніж покинути місце доставки
• Відстеження платежів: бачте несплачені рахунки за вантажем і за клієнтом/брокером

Початок роботи

1. Побудуйте свій стандартний шаблон рахунка за вантаж з усіма попередньо структурованими обов’язковими полями
2. Налаштуйте паливну надбавку як відсоткову позицію — оновлюйте ставку щопонеділка
3. Установіть правило: документувати позначки часу простою на кожній зупинці, де безкоштовний час може бути перевищено
4. Створіть позиції для ваших поширених додаткових зборів (простій, вантажники, TONU)
5. Виставляйте рахунок, перш ніж покинути місце доставки, на кожному вантажі

Завантажте InvoiceFlow. Припиніть залишати незібраними дохід від паливної надбавки, простою та додаткових зборів. Професійне виставлення рахунків за фрахт повертає гроші, які ви вже заробляєте.

InvoiceFlow — безкоштовний застосунок для виставлення рахунків на Android, створений для незалежних фахівців і власників малого бізнесу.