Invoice Flow app icon Invoice Flow management ดาวน์โหลดแอป
TH

InvoiceFlow สำหรับธุรกิจขนส่งสินค้าด้วยรถบรรทุก: คู่มือการวางบิลฉบับสมบูรณ์

ระบบออกใบแจ้งหนี้ที่สร้างมาเพื่อเจ้าของรถที่ขับเอง กองรถขนาดเล็ก และผู้ขนส่งสินค้าอิสระ

การออกใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งซับซ้อนกว่าการวางบิลบริการทั่วไปส่วนใหญ่ ใบแจ้งหนี้เที่ยวขนส่งเที่ยวเดียวอาจรวมทั้งอัตราค่าขนส่งหลัก ค่าธรรมเนียมน้ำมัน ค่ารอสินค้า ค่าขนถ่าย ค่าบริการเสริม และข้อกำหนดด้านเอกสารสำหรับบริษัทรับซื้อลูกหนี้ ทั้งหมดนี้อ้างอิงกับหมายเลข BOL และหนังสือยืนยันอัตราค่าบริการ หากทำผิดแม้แต่รายการใดรายการหนึ่งก็จะทำให้เกิดการชำระเงินล่าช้า ข้อพิพาท และรายได้ที่สูญไป

InvoiceFlow จัดการการวางบิลค่าขนส่งได้ครบวงจรจากแอปเดียวบน Android คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีสร้างระบบใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งของคุณ

โครงสร้างมาตรฐานของใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง

ใบแจ้งหนี้ทุกเที่ยวควรถูกสร้างขึ้น ณ จุดส่งสินค้า ก่อนที่คุณจะออกจากสถานที่ของผู้รับ ขณะที่รายละเอียดทั้งหมดยังสดใหม่และจัดทำเอกสารได้

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ค่าขนส่งทุกใบ:

“ใบแจ้งหนี้ค่าขนส่ง — [ชื่อผู้ขนส่ง] — เที่ยว #[หมายเลขเที่ยว]: ผู้ส่งสินค้า: [ชื่อ] | ผู้รับสินค้า: [ชื่อ] รับสินค้า: [เมือง, รัฐ] | ส่งสินค้า: [เมือง, รัฐ] | ระยะทาง: [X] ไมล์ BOL #: [หมายเลข] | หนังสือยืนยันอัตราค่าบริการ #: [หมายเลข] ค่าขนส่งหลัก: [อัตรา] ดอลลาร์/ไมล์ × [ไมล์]: [จำนวน] ดอลลาร์ ค่าธรรมเนียมน้ำมัน ([%] ของค่าขนส่งหลัก, DOE [ราคา] ดอลลาร์/แกลลอน, สัปดาห์วันที่ [วันที่]): [จำนวน] ดอลลาร์ ค่ารอสินค้า: [ชั่วโมง] ชั่วโมง × [อัตรา] ดอลลาร์/ชม.: [จำนวน] ดอลลาร์ ค่าขนถ่าย Lumper (แนบใบเสร็จ): [จำนวน] ดอลลาร์ รวม: [จำนวน] ดอลลาร์ เงื่อนไขการชำระเงิน: Net-15”

การออกใบแจ้งหนี้ค่าธรรมเนียมน้ำมัน

โปรแกรมแก้ไขใบแจ้งหนี้ของ Invoice Flow app ของคนขับรถบรรทุกอิสระ — ค่าขนส่งพร้อมเรตพื้นฐาน ค่าธรรมเนียมน้ำมัน ค่ากักรถ และค่า lumper แยกรายการ พร้อมหมายเลขงานและ BOL ในฟิลด์กำหนดเอง
เรตพื้นฐาน ค่าธรรมเนียมน้ำมัน ค่ากักรถ และ lumper — ทุกค่าบริการเสริมในบรรทัดของตน หมายเลขงานและ BOL ในฟิลด์กำหนดเอง

ค่าธรรมเนียมน้ำมันเป็นองค์ประกอบมาตรฐานของการวางบิลค่าขนส่งที่เปลี่ยนแปลงทุกสัปดาห์ตามราคาดีเซลเฉลี่ยระดับประเทศของ DOE สัญญากับนายหน้าขนส่งของคุณจะระบุตารางค่าธรรมเนียม คือเปอร์เซ็นต์ของค่าขนส่งหลักที่ผูกกับช่วงราคาของ DOE

ความผิดพลาดในการวางบิลที่พบบ่อยที่สุดของเจ้าของรถที่ขับเองคือการนำอัตราค่าธรรมเนียมของสัปดาห์ที่แล้วมาใช้กับเที่ยวขนส่งของสัปดาห์นี้ หรือคำนวณด้วยมือแล้วผิด

ตั้งค่าธรรมเนียมน้ำมันของคุณใน InvoiceFlow เป็นรายการแบบเปอร์เซ็นต์ของค่าขนส่งหลัก อัปเดตเปอร์เซ็นต์ทุกวันจันทร์เมื่อ DOE เผยแพร่ค่าเฉลี่ยใหม่ เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้เที่ยวขนส่ง ค่าธรรมเนียมน้ำมันจะคำนวณโดยอัตโนมัติจากจำนวนค่าขนส่งหลัก ไม่ต้องคิดเลขด้วยมือ ไม่มีความผิดพลาด

การจัดทำเอกสารและการวางบิลค่ารอสินค้า

ค่ารอสินค้าเป็นค่าธรรมเนียมค่าขนส่งที่ถูกวางบิลต่ำกว่าความเป็นจริงบ่อยที่สุด สัญญาส่วนใหญ่ให้ 50-100 ดอลลาร์/ชั่วโมงหลังจากเวลาฟรีสองชั่วโมงที่จุดรับหรือส่งสินค้า ปัญหาอยู่ที่เอกสาร หากไม่มีการบันทึกเวลาที่แสดงว่าคุณมาถึงเมื่อไหร่และเริ่มขนขึ้นหรือขนลงจริงเมื่อไหร่ การเรียกเก็บค่ารอสินค้าก็พิสูจน์ได้ยาก

การจัดทำเอกสารค่ารอสินค้าที่ทุกจุดจอด:

  1. บันทึกเวลาที่มาถึง
  2. บันทึกเวลาที่ถูกเรียกให้เข้าท่าขนถ่าย (เริ่มนับเวลาฟรี)
  3. บันทึกเวลาที่ขนขึ้นหรือขนลงเสร็จและคุณถูกปล่อยตัว
  4. คำนวณเวลาฟรีและค่ารอสินค้าที่เรียกเก็บได้

“ค่ารอสินค้า — ผู้รับ [ชื่อ] — [วันที่]: มาถึงที่ผู้รับ: 14:00 เริ่มขนสินค้าลง: 16:15 (เวลาฟรี 2 ชั่วโมงหมดเมื่อ 16:00) ปล่อยตัว: 17:30 ค่ารอสินค้าที่เรียกเก็บได้: 1.5 ชั่วโมง × 75 ดอลลาร์/ชม.: 112.50 ดอลลาร์”

การเรียกเก็บค่ารอสินค้าที่มีการบันทึกเวลาแทบจะไม่เคยถูกโต้แย้ง ส่วนการเรียกเก็บที่ไม่มีเอกสารมักถูกโต้แย้ง

การออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการเสริม

ค่าบริการเสริมเป็นรายการที่เรียกเก็บได้อย่างชอบด้วยเหตุผลที่เจ้าของรถที่ขับเองหลายคนแบกรับไว้เองโดยไม่วางบิล ค่าบริการเสริมที่พบบ่อยที่ควรจัดทำเอกสารและวางบิลเสมอ:

แต่ละรายการควรปรากฏเป็นรายการที่มีชื่อชัดเจนบนใบแจ้งหนี้ พร้อมระบุใบเสร็จประกอบหากมี

การออกใบแจ้งหนี้สำหรับเที่ยวจากนายหน้า

เอกสารใน Invoice Flow app ของคนขับรถบรรทุกเจ้าของกิจการ — การขนส่งสินค้าสำหรับโบรกเกอร์และผู้ส่งสินค้า พร้อมงานที่ผ่าน factoring แต่ละรายการมีหมายเลขโหลดและเลขอ้างอิง BOL
โหลดจากโบรกเกอร์ ผู้ส่งสินค้าโดยตรง และโหลดที่ผ่าน factoring — การขนส่งทั้งเดือนในรายการเดียว

เมื่อคุณรับงานให้นายหน้าขนส่ง ใบแจ้งหนี้ของคุณจะส่งให้นายหน้า ข้อมูลที่จำเป็น:

นายหน้าประมวลผลใบแจ้งหนี้เทียบกับหนังสือยืนยันอัตราค่าบริการ หากใบแจ้งหนี้ของคุณตรงกับหนังสือยืนยัน การชำระเงินจะปล่อยออกมาเร็ว ความไม่ตรงกันจะทำให้ต้องตรวจสอบ

การออกใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ส่งสินค้าโดยตรง

ความสัมพันธ์กับผู้ส่งสินค้าโดยตรงมักมีข้อกำหนดในการวางบิลที่ต่างจากเที่ยวจากนายหน้า:

ใช้ช่องข้อมูลที่กำหนดเองของ InvoiceFlow เพื่อเก็บข้อกำหนดเฉพาะของลูกค้าแต่ละราย สำหรับผู้ส่งสินค้าโดยตรงแต่ละราย และนำมาใช้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบโดยอัตโนมัติ

ความเข้ากันได้กับบริษัทรับซื้อลูกหนี้ (Factoring)

หากคุณขายลูกหนี้ของคุณ บริษัทรับซื้อลูกหนี้ต้องการรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอ บริษัทรับซื้อลูกหนี้มักต้องการ:

ใบแจ้งหนี้ PDF ที่จัดรูปแบบแล้วของ InvoiceFlow เข้ากันได้กับบริษัทรับซื้อลูกหนี้ การยื่นเอกสารที่เรียบร้อยและสม่ำเสมอจะประมวลผลได้เร็วขึ้นและสร้างประวัติที่ดีของคุณกับบริษัทรับซื้อลูกหนี้

การวางบิลกองรถสำหรับบริษัทขนส่งขนาดเล็ก

การวิเคราะห์ของแอป Invoice Flow ของคนขับรถบรรทุกอิสระ — รายได้ค่าขนส่งตั้งแต่ต้นปีในงานขนส่งต่าง ๆ สำหรับการประเมินภาษีรายไตรมาส
รายได้ของทุกงานขนส่งรวมเป็นแนวโน้มตั้งแต่ต้นปี — ตัวเลขที่การประเมินรายไตรมาสของคุณต้องการ

หากคุณมีรถหลายคัน InvoiceFlow ช่วยให้คุณติดตามใบแจ้งหนี้แยกตามเที่ยวขนส่ง ตามคนขับ (โดยใช้บันทึกย่อ) และตามลูกค้า คุณสามารถดูได้ตลอดเวลาว่าเที่ยวไหนวางบิลแล้ว เที่ยวไหนชำระแล้ว และเที่ยวไหนยังค้างอยู่

InvoiceFlow ทำอะไรให้ผู้ขนส่งสินค้า

เริ่มต้นใช้งาน

  1. สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้เที่ยวขนส่งมาตรฐานของคุณโดยจัดโครงสร้างข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ล่วงหน้า
  2. ตั้งค่าธรรมเนียมน้ำมันของคุณเป็นรายการแบบเปอร์เซ็นต์ อัปเดตอัตราทุกวันจันทร์
  3. ตั้งกฎ: บันทึกเวลาค่ารอสินค้าที่ทุกจุดจอดที่อาจเกินเวลาฟรี
  4. สร้างรายการสำหรับค่าบริการเสริมที่พบบ่อยของคุณ (ค่ารอสินค้า ค่าขนถ่าย TONU)
  5. วางบิลก่อนออกจากสถานที่ส่งของในทุกเที่ยวขนส่ง

ดาวน์โหลด InvoiceFlow เลิกปล่อยให้รายได้จากค่าธรรมเนียมน้ำมัน ค่ารอสินค้า และค่าบริการเสริมหลุดลอยไปโดยไม่ได้เก็บ การวางบิลค่าขนส่งอย่างมืออาชีพช่วยกู้เงินที่คุณหาได้อยู่แล้วกลับคืนมา

InvoiceFlow เป็นแอปออกใบแจ้งหนี้ฟรีสำหรับ Android ออกแบบมาสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก