Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hanki sovellus
FI

InvoiceFlow rahtikuljetuksille: täydellinen laskutusopas

Laskutusjärjestelmä, joka on rakennettu omistajakuljettajille, pienille kalustoille ja itsenäisille rahtiliikennöitsijöille

Rahtilaskutus on monimutkaisempaa kuin useimpien palvelujen laskutus. Yksittäinen kuormalasku voi sisältää runkokuljetustaksan, polttoainelisän, odotuskorvauksen, purkumaksut, lisämaksut ja rahoitusdokumentaation vaatimukset — kaikki dokumentoituna rahtikirjanumeroa ja taksavahvistusta vasten. Minkä tahansa näistä virheellisyys aiheuttaa maksuviiveitä, kiistoja ja menetettyjä tuloja.

InvoiceFlow hoitaa täydellisen rahtilaskutuksen yhdestä Android-sovelluksesta. Tämä opas käsittelee, miten rakennat rahtilaskutusjärjestelmäsi.

Vakiorahtilaskun rakenne

Jokainen kuormalasku tulisi luoda toimituspisteessä — ennen kuin lähdet vastaanottajan paikalta, kun kaikki tiedot ovat tuoreita ja dokumentoitavissa.

Jokaisen rahtilaskun vaaditut kentät:

“Rahtilasku — [Kuljetusyrityksen nimi] — Kuorma #[Kuormanumero]: Lähettäjä: [Nimi] | Vastaanottaja: [Nimi] Nouto: [Kaupunki, osavaltio] | Toimitus: [Kaupunki, osavaltio] | Kilometrit: [X] BOL #: [Numero] | Taksavahvistus #: [Numero] Runkotaksa: [Taksa] $/maili × [Mailit]: [Summa] $ Polttoainelisä ([%] runkotaksasta, DOE [hinta] $/gallona, viikko [päivä]): [Summa] $ Odotusaika: [Tunnit] tuntia × [Taksa] $/h: [Summa] $ Purkumaksu (kuitti liitteenä): [Summa] $ Yhteensä: [Summa] $ Maksuehdot: Netto-15”

Polttoainelisän laskutus

Invoice Flow app -laskueditori itsenäiseltä rekkakuljettajalta — rahtikuorma peruskorvauksella, polttoainelisällä, seisontamaksulla ja lastausmaksulla eriteltyinä, kuormanumero ja BOL mukautetuissa kentissä
Peruskorvaus, polttoainelisä, seisonta ja lastaus — jokainen lisä omalla rivillään, kuorma ja BOL mukautetuissa kentissä.

Polttoainelisä on rahtilaskutuksen vakiokomponentti, joka muuttuu viikoittain DOE:n kansallisen dieselin keskihinnan perusteella. Rahtivälittäjäsopimuksesi määrittää lisätaulukon — prosenttiosuuden runkotaksasta sidottuna DOE-hintaportaisiin.

Yleisin laskutusvirhe, jonka omistajakuljettajat tekevät, on soveltaa viime viikon lisätaksaa tämän viikon kuormiin tai laskea se käsin ja saada väärä tulos.

Määritä polttoainelisäsi InvoiceFlow’ssa runkotaksan prosenttirivinä. Päivitä prosentti joka maanantai, kun DOE julkaisee uuden keskiarvon. Kun luot kuormalaskun, polttoainelisä laskee automaattisesti runkotaksan summasta. Ei käsin laskemista, ei virheitä.

Odotusajan dokumentointi ja laskutus

Odotuskorvaus on yleisimmin alilaskutettu rahtimaksu. Useimmat sopimukset sallivat 50–100 $/tunti kahden vapaatunnin jälkeen noudossa tai toimituksessa. Ongelma on dokumentointi: ilman aikaleimoja, jotka osoittavat milloin saavuit ja milloin lastaus tai purku todella alkoi, odotusvaatimuksia on vaikea todistaa.

Odotusajan dokumentointi jokaisella pysähdyksellä:

  1. Merkitse saapumisaika
  2. Merkitse milloin sinut kutsuttiin laiturille (vapaa-ajan kellon alku)
  3. Merkitse milloin lastaus tai purku valmistui ja sinut vapautettiin
  4. Laske vapaa-aika ja laskutettava odotusaika

“Odotusaika — Vastaanottaja [Nimi] — [Päivä]: Saapuminen vastaanottajalle: 14:00 Purku alkoi: 16:15 (2 vapaatuntia päättyi 16:00) Vapautettu: 17:30 Laskutettava odotusaika: 1,5 tuntia × 75 $/h: 112,50 $”

Aikaleimoilla varustettua odotusvaatimusta kiistetään harvoin. Ilman dokumentaatiota olevaa vaatimusta kiistetään usein.

Lisämaksujen laskutus

Lisämaksut ovat laillisia laskutettavia eriä, jotka monet omistajakuljettajat ottavat kannettavakseen laskuttamatta niitä. Yleisiä lisämaksuja, jotka tulisi aina dokumentoida ja laskuttaa:

Jokaisen näistä tulisi näkyä nimettynä rivinä laskulla mahdollinen tositekuitti merkittynä.

Välittäjäkuormien laskutus

Invoice Flow app -dokumentit omistaja-kuljettajalta — rahtikuormat välittäjille ja lähettäjille sekä faktoroitu kuorma, kukin kuormanumerolla ja BOL-viitteellä
Välittäjäkuormat, suora lähettäjä ja faktoroitu kuorma — koko kuukauden rahti yhdellä listalla.

Kun ajat rahtivälittäjälle, laskusi menee välittäjälle. Vaaditut kentät:

Välittäjät käsittelevät laskut taksavahvistuksiaan vasten. Jos laskusi vastaa taksavahvistusta, maksu vapautuu nopeasti. Poikkeamat käynnistävät tarkastuksen.

Suora lähettäjälaskutus

Suorilla lähettäjäsuhteilla on usein erilaiset laskutusvaatimukset kuin välittäjäkuormilla:

Käytä InvoiceFlow’n mukautettuja kenttiä tallentaaksesi asiakaskohtaiset vaatimukset jokaiselle suoralle lähettäjälle. Sovella niitä automaattisesti jokaiseen laskuun.

Yhteensopivuus rahoitusyhtiöiden kanssa

Jos rahoitat saataviasi, rahoitusyhtiö tarvitsee yhtenäisen laskumuotoilun. Rahoitusyhtiöt vaativat tyypillisesti:

InvoiceFlow’n muotoillut PDF-laskut ovat yhteensopivia rahoitusyhtiöiden kanssa. Siistit, yhtenäiset toimitukset käsitellään nopeammin ja rakentavat historiaasi rahoitusyhtiön kanssa.

Kalustolaskutus pienille kuljetusyrityksille

Invoice Flow app -analytiikka itsenäiselle rekkakuljettajalle — vuoden alusta rahtitulot kuormittain neljännesvuosittaisia veroarvioita varten
Jokaisen kuorman liikevaihto koottuna vuoden alusta -kehitykseen — luku, jota neljännesvuosiarviosi tarvitsee.

Jos ajat useilla rekoilla, InvoiceFlow mahdollistaa laskujen seurannan kuormittain, kuljettajittain (muistiinpanoja käyttäen) ja asiakkaittain. Voit milloin tahansa nähdä, mitkä kuormat on laskutettu, mitkä maksettu ja mitkä ovat avoinna.

Mitä InvoiceFlow tekee rahtiliikennöitsijöille

Näin pääset alkuun

  1. Rakenna vakiokuormalaskumallisi kaikilla vaadituilla kentillä esirakennettuina
  2. Aseta polttoainelisäsi prosenttirivinä — päivitä taksa joka maanantai
  3. Aseta sääntö: dokumentoi odotusajan aikaleimat jokaisella pysähdyksellä, jossa vapaa-aika voi ylittyä
  4. Luo rivit yleisille lisämaksuillesi (odotusaika, purku, TONU)
  5. Laskuta ennen toimituspaikalta lähtöä jokaisella kuormalla

Lataa InvoiceFlow. Lopeta polttoainelisä-, odotusaika- ja lisämaksutulojen keräämättä jättäminen. Ammattimainen rahtilaskutus palauttaa rahat, jotka jo ansaitset.

InvoiceFlow on ilmainen laskutussovellus Androidille, suunniteltu itsenäisille ammattilaisille ja pienyrittäjille.