Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
DA

InvoiceFlow til fragt og vognmandskørsel: Den komplette faktureringsguide

Faktureringssystemet bygget til ejer-chauffører, små flåder og selvstændige fragttransportører

Fragtfakturering er mere kompleks end de fleste former for servicefakturering. En enkelt lastfaktura kan indeholde linehaul-rate, brændstoftillæg, standtidsbetaling, læssehjælp, tillægsydelser og factoringselskabets dokumentationskrav — alt sammen dokumenteret mod et BOL-nummer og en rate confirmation. Én fejl her skaber betalingsforsinkelser, tvister og tabt indtægt.

InvoiceFlow håndterer komplet fragtfakturering fra én Android-app. Denne guide gennemgår, hvordan du bygger dit fragtfakturasystem.

Standardstrukturen for en fragtfaktura

Hver lastfaktura bør oprettes på leveringsstedet — før du forlader modtagerens adresse, mens alle detaljer er friske og kan dokumenteres.

Påkrævede felter for hver fragtfaktura:

“Fragtfaktura — [Transportørens navn] — Last #[Lastnummer]: Afskiber: [Navn] | Modtager: [Navn] Afhentning: [By, stat] | Levering: [By, stat] | Kilometer: [X] BOL #: [Nummer] | Rate Confirmation #: [Nummer] Linehaul: [Rate] $/km × [Kilometer]: [Beløb] $ Brændstoftillæg ([%] af linehaul, diesel [pris] $/liter, uge med [dato]): [Beløb] $ Standtid: [Timer] timer × [Rate] $/t: [Beløb] $ Læssehjælp (kvittering vedhæftet): [Beløb] $ I alt: [Beløb] $ Betalingsbetingelser: Netto 15”

Fakturering af brændstoftillæg

Invoice Flow app-fakturaeditor for en selvstændig lastbilchauffør — en fragtladning med grundsats, brændstoftillæg, ventetid og lumper-gebyr specificeret, load number og BOL i brugerdefinerede felter
Grundsats, brændstoftillæg, ventetid og lumper — hvert tillæg på sin egen linje, load og BOL i brugerdefinerede felter.

Brændstoftillægget er en standardkomponent i fragtfakturering, der ændrer sig ugentligt baseret på den nationale gennemsnitlige dieselpris. Din fragtmæglerkontrakt angiver tillægstabellen — en procentdel af linehaul knyttet til prisintervaller.

Den mest almindelige faktureringsfejl, ejer-chauffører begår, er at anvende sidste uges tillægssats på denne uges læs eller at beregne det manuelt og få det forkert.

Sæt dit brændstoftillæg op i InvoiceFlow som en linjepost på procentdel af linehaul. Opdatér procentsatsen hver mandag, når det nye gennemsnit offentliggøres. Når du opretter en lastfaktura, beregnes brændstoftillægget automatisk ud fra linehaul-beløbet. Ingen manuel regning, ingen fejl.

Dokumentation og fakturering af standtid

Standtidsbetaling er den fragtpost, der oftest underfaktureres. De fleste kontrakter tillader 50-100 $/time efter to frie timer ved afhentning eller levering. Problemet er dokumentationen: uden tidsstempler, der viser, hvornår du ankom, og hvornår læsningen eller aflæsningen faktisk begyndte, er standtidskrav svære at bevise.

Standtidsdokumentation ved hvert stop:

  1. Notér ankomsttidspunkt
  2. Notér, hvornår du blev kaldt til rampen (start på den frie tid)
  3. Notér, hvornår læsning eller aflæsning var færdig, og du blev frigivet
  4. Beregn fri tid og fakturerbar standtid

“Standtid — Modtager [Navn] — [Dato]: Ankomst hos modtager: 14:00 Aflæsning påbegyndt: 16:15 (2 frie timer udløb kl. 16:00) Frigivet: 17:30 Fakturerbar standtid: 1,5 timer × 75 $/t: 112,50 $”

Et standtidskrav med tidsstempler bliver sjældent bestridt. Et krav uden dokumentation bliver det ofte.

Fakturering af tillægsydelser

Tillægsydelser er legitime, fakturerbare poster, som mange ejer-chauffører absorberer uden at fakturere. Almindelige tillægsydelser, der altid bør dokumenteres og faktureres:

Hver af disse bør fremgå som en navngiven linjepost på fakturaen med eventuel understøttende kvittering noteret.

Fakturering af mæglerlæs

Invoice Flow app dokumenter for en owner-operator-vognmand — fragtlaster for mæglere og afsendere plus en factored last, hver med et lastnummer og BOL-reference
Mæglerlaster, en direkte afsender og en factored last — hele månedens fragt i én liste.

Når du kører for en fragtmægler, går din faktura til mægleren. Påkrævede felter:

Mæglere behandler fakturaer mod deres rate confirmations. Hvis din faktura matcher rate confirmation, frigives betalingen hurtigt. Uoverensstemmelser udløser gennemgang.

Fakturering af direkte afskiber

Forhold til direkte afskibere har ofte andre faktureringskrav end mæglerlæs:

Brug InvoiceFlows brugerdefinerede felter til at gemme kundespecifikke krav for hver direkte afskiber. Anvend dem automatisk på hver faktura.

Kompatibilitet med factoringselskaber

Hvis du factorer dine tilgodehavender, har factoringselskabet brug for ensartet fakturaformatering. Factoringselskaber kræver typisk:

InvoiceFlows formaterede PDF-fakturaer er kompatible med factoringselskaber. Rene, ensartede indsendelser behandles hurtigere og opbygger din historik hos factoringselskabet.

Flådefakturering for små vognmandsfirmaer

Invoice Flow app analyser for en selvstændig lastbilchauffør — år-til-dato fragtindtægt på tværs af læs til kvartalsvise skatteestimater
Hvert læs' omsætning rullet ind i en år-til-dato tendens — tallet, dit kvartalsestimat har brug for.

Hvis du kører med flere lastbiler, giver InvoiceFlow dig mulighed for at følge fakturaer pr. læs, pr. chauffør (via noter) og pr. kunde. Til enhver tid kan du se, hvilke læs der er faktureret, hvilke der er betalt, og hvilke der er udestående.

Hvad InvoiceFlow gør for fragttransportører

Kom godt i gang

  1. Byg din standard-lastfakturaskabelon med alle påkrævede felter på plads
  2. Sæt dit brændstoftillæg op som en procentbaseret linjepost — opdatér satsen hver mandag
  3. Sæt en regel: dokumentér standtidsstempler ved hvert stop, hvor den frie tid kan overskrides
  4. Opret linjeposter til dine almindelige tillægsydelser (standtid, læssehjælp, TONU)
  5. Fakturér, før du forlader leveringsstedet på hvert eneste læs

Download InvoiceFlow. Stop med at lade brændstoftillæg, standtid og tillægsydelser stå ukrævet. Professionel fragtfakturering henter penge tilbage, som du allerede har tjent.

InvoiceFlow er en gratis faktureringsapp til Android, designet til selvstændige fagfolk og små virksomhedsejere.