InvoiceFlow за товарни автомобилни превози: пълно ръководство за фактуриране

Системата за фактуриране, създадена за собственик-оператори, малки автопаркове и независими товарни превозвачи

Товарното фактуриране е по-сложно от повечето видове фактуриране на услуги. Една фактура за товар може да включва линейна ставка, горивна надбавка, заплащане за престой, такси за товарачи, допълнителни такси и изисквания за факторинг документация — всичко документирано срещу номер на товарителница и потвърждение на ставката. Грешка в което и да е от тях създава забавяния на плащанията, спорове и загуба на приходи.

InvoiceFlow се справя с пълното товарно фактуриране от едно Android приложение. Това ръководство обяснява как да изградите системата си за товарни фактури.

Стандартната структура на товарната фактура

Всяка фактура за товар трябва да се създава в момента на доставката — преди да напуснете мястото на получателя, докато всички детайли са пресни и документируеми.

Задължителни полета за всяка товарна фактура:

Име на превозвача и MC номер
Номер на товара/Pro номер
Име и местоположение на товародателя
Име и местоположение на получателя
Дата на натоварване и дата на доставка
Номер на товарителница
Референтен номер на потвърждението на ставката (товари от посредник)
Общ брой километри
Линейна ставка (на километър или фиксирана)
Горивна надбавка (процент от линейната, на база текущата средна цена по DOE)
Всеки престой, допълнителни такси или такси — по редове

„Товарна фактура — [Име на превозвача] — Товар №[Номер на товара]: Товародател: [Име] | Получател: [Име] Натоварване: [Град, регион] | Доставка: [Град, регион] | Километри: [X] Товарителница №: [Номер] | Потвърждение на ставка №: [Номер] Линейна ставка: [Ставка] лв./км × [Километри]: [Сума] лв. Горивна надбавка ([%] от линейната, DOE [цена]/галон, седмица от [дата]): [Сума] лв. Престой: [Часове] часа × [Ставка] лв./час: [Сума] лв. Такса за товарач (приложена разписка): [Сума] лв. Общо: [Сума] лв. Условия на плащане: Net-15“

Фактуриране на горивна надбавка

Редактор на фактури в Invoice Flow app на независим шофьор на камион — товар с базова ставка, горивна надбавка, престой и лъмпер такса детайлизирани, номер на товара и BOL в персонализирани полета — Базова ставка, горивна надбавка, престой и лъмпер — всяка допълнителна такса на собствен ред, товар и BOL в персонализирани полета.

Горивната надбавка е стандартен компонент на товарното фактуриране, който се променя всяка седмица на база националната средна цена на дизела по DOE. Договорът ви с товарния посредник определя таблицата с надбавки — процент от линейната ставка, обвързан с ценовите ленти по DOE.

Най-честата грешка при фактуриране, която правят собственик-операторите, е прилагането на миналоседмичната ставка на надбавката към тазседмичните товари или ръчното й изчисляване с грешка.

Настройте горивната си надбавка в InvoiceFlow като процент-от-линейната ред. Актуализирайте процента всеки понеделник, когато DOE публикува новата средна цена. Когато създадете фактура за товар, горивната надбавка се изчислява автоматично от стойността на линейната ставка. Без ръчни сметки, без грешки.

Документиране и фактуриране на престой

Заплащането за престой е най-често недофактурираната товарна такса. Повечето договори позволяват 50-100 долара/час след два свободни часа при натоварване или доставка. Проблемът е документацията: без времеви печати, показващи кога сте пристигнали и кога реално е започнало товаренето или разтоварването, исканията за престой са трудни за доказване.

Документиране на престоя на всяка спирка:

Отбележете часа на пристигане
Отбележете кога сте повикани на рампата (начало на часовника за свободно време)
Отбележете кога товаренето или разтоварването е завършило и сте освободени
Изчислете свободното време и фактурируемия престой

„Престой — получател [Име] — [Дата]: Пристигане при получателя: 14:00 Началото на разтоварването: 16:15 (2 свободни часа изтекли в 16:00) Освобождаване: 17:30 Фактурируем престой: 1,5 часа × 75 долара/час: 112,50 долара“

Искане за престой с времеви печати рядко се оспорва. Искане без документация — често.

Фактуриране на допълнителни такси

Допълнителните такси са легитимни фактурируеми елементи, които много собственик-оператори поемат, без да фактурират. Чести допълнителни такси, които винаги трябва да документирате и фактурирате:

Такси за товарачи (с разписка): плащани на складовите работници на получателя за разтоварване
Допълнителни спирки за натоварване/разтоварване: такса на спирка извън първоначалния маршрут
Разрешителни за извънгабаритни/претоварени товари: държавни такси за специален товар
Такси за TWIC или сигурност: такси за достъп до охранявани обекти
Обозначения за опасни товари: за приложими товари
Заплащане за престойна нощувка: при задържане през нощта поради забавяне от товародател/получател
Поръчан, но неизползван камион (TONU): когато е изпратен, но товарът е отменен

Всяко от тях трябва да се появи като именуван ред във фактурата с посочена придружаваща разписка.

Фактуриране на товари от посредник

Документи в Invoice Flow app на самостоятелен собственик-шофьор на камион — товари за брокери и изпращачи плюс факториран товар, всеки с номер на товар и BOL референция — Брокерски товари, директен изпращач и факториран товар — целият месечен превоз в един списък.

Когато превозвате за товарен посредник, фактурата ви отива при посредника. Задължителни полета:

Вашето име на превозвач и MC номер
Номерът на товара/референцията на посредника
Номер на потвърждението на ставката
Номер на товарителница (подписана от получателя)
Линейна ставка според потвърждението на ставката
Горивна надбавка според договорения график
Всеки одобрен престой или допълнителни такси

Посредниците обработват фактурите спрямо своите потвърждения на ставки. Ако фактурата ви съвпада с потвърждението на ставката, плащането се освобождава бързо. Несъответствията задействат преглед.

Фактуриране към директен товародател

Директните връзки с товародатели често имат различни изисквания за фактуриране от товарите от посредник:

Някои товародатели издават поръчки за покупка — посочете номера на поръчката
Някои присвояват номера на сметки на превозвачите — включете вашия номер на сметка
Условията на плащане може да са Net-30 вместо Net-15
Някои товародатели изискват вашия номер на оперативен лиценз (FMCSA)

Използвайте персонализираните полета на InvoiceFlow, за да съхранявате изискванията по клиент за всеки директен товародател. Прилагайте ги автоматично към всяка фактура.

Съвместимост с факторинг компании

Ако факторирате вземанията си, факторинг компанията се нуждае от последователно форматиране на фактурите. Факторинг компаниите обикновено изискват:

Самата фактура (форматирана, професионална)
Подписаната товарителница
Потвърждението на ставката (товари от посредник)

Форматираните PDF фактури на InvoiceFlow са съвместими с факторинг компании. Изрядните, последователни подавания се обработват по-бързо и изграждат репутацията ви пред факторинг компанията.

Фактуриране за автопарк за малки превозвачески фирми

Анализи в Invoice Flow app на независим шофьор на камион — доход от товари от началото на годината за тримесечни данъчни оценки — Приходите от всеки товар, събрани в тренд от началото на годината — числото, от което се нуждае вашата тримесечна оценка.

Ако управлявате множество камиони, InvoiceFlow ви позволява да проследявате фактурите по товар, по шофьор (чрез бележки) и по клиент. По всяко време можете да видите кои товари са фактурирани, кои са платени и кои са неуредени.

Какво прави InvoiceFlow за товарните превозвачи

Шаблони за фактури за товар: предварително изградена структура на товарната фактура с всички стандартни полета
Ред за горивна надбавка: изчисление процент-от-линейната, актуализирайте седмично с новата ставка по DOE
Персонализирани полета: MC номер, референция на товарителница, номер на потвърждение на ставката, номер на поръчка за покупка по товародател
Шаблони за допълнителни такси: предварително изградени редове за престой, товарачи, допълнителни спирки, TONU
Мобилно фактуриране: създайте и изпратете фактурата, преди да напуснете мястото на доставка
Проследяване на плащания: вижте неуредените фактури по товар и по клиент/посредник

Първи стъпки

Изградете стандартния си шаблон за фактура за товар с всички задължителни полета, структурирани предварително
Задайте горивната си надбавка като процентен ред — актуализирайте ставката всеки понеделник
Задайте правило: документирайте времевите печати за престоя на всяка спирка, където свободното време може да бъде надвишено
Създайте редове за често срещаните ви допълнителни такси (престой, товарачи, TONU)
Фактурирайте, преди да напуснете мястото на доставка при всеки товар

Изтеглете InvoiceFlow. Спрете да оставяте горивна надбавка, престой и допълнителни приходи несъбрани. Професионалното товарно фактуриране възстановява пари, които вече печелите.

InvoiceFlow е безплатно приложение за фактуриране за Android, създадено за независими професионалисти и собственици на малък бизнес.