Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

InvoiceFlow for godstransport: Komplett faktureringsguide

Faktureringssystemet bygget for eiersjåfører, små vognparker og uavhengige godstransportører

Fraktfakturering er mer kompleks enn de fleste tjenestefaktureringer. En enkelt lastfaktura kan inkludere linjehaulsats, drivstofftillegg, ventetidsbetaling, lossegebyrer, tilleggskostnader og dokumentasjonskrav for factoring – alt dokumentert mot et fraktbrevnummer og en satsbekreftelse. Å få noen av disse feil skaper betalingsforsinkelser, tvister og tapt inntekt.

InvoiceFlow håndterer komplett fraktfakturering fra én Android-app. Denne guiden dekker hvordan du bygger ditt fraktfaktureringssystem.

Standardstrukturen for en fraktfaktura

Hver lastfaktura bør opprettes på leveringstidspunktet – før du forlater mottakerens sted mens alle detaljer er ferske og dokumenterbare.

Påkrevde felt for hver fraktfaktura:

«Fraktfaktura – [Transportørnavn] – Last #[Lastnummer]: Avsender: [Navn] | Mottaker: [Navn] Henting: [By, region] | Levering: [By, region] | Kilometer: [X] Fraktbrevnr.: [Nummer] | Satsbekreftelsesnr.: [Nummer] Linjehaul: [Sats] kr/km × [Kilometer]: [Beløp] kr Drivstofftillegg ([%] av linjehaul, diesel [pris]/liter, uke fra [dato]): [Beløp] kr Ventetid: [Timer] timer × [Sats] kr/t: [Beløp] kr Lossegebyr (kvittering vedlagt): [Beløp] kr Totalt: [Beløp] kr Betalingsbetingelser: Netto 15»

Fakturering av drivstofftillegg

Invoice Flow app fakturaeditor for en uavhengig lastebilsjåfør — en fraktlast med grunnrate, drivstofftillegg, ventetid og lumpergebyr spesifisert, lastnummer og BOL i egendefinerte felt
Grunnrate, drivstofftillegg, ventetid og lumper — hvert tilleggsgebyr på sin egen linje, last og BOL i egendefinerte felt.

Drivstofftillegget er en standardkomponent i fraktfakturering som endres ukentlig basert på den nasjonale gjennomsnittsprisen på diesel. Kontrakten med fraktformidleren spesifiserer tilleggstabellen – en prosentandel av linjehaul knyttet til prisbånd.

Den vanligste faktureringsfeilen eiersjåfører gjør, er å bruke forrige ukes tilleggssats på denne ukens laster, eller å beregne den manuelt og få den feil.

Sett opp drivstofftillegget ditt i InvoiceFlow som en linjepost basert på prosent av linjehaul. Oppdater prosentandelen hver mandag når den nye gjennomsnittsprisen publiseres. Når du lager en lastfaktura, beregnes drivstofftillegget automatisk fra linjehaulbeløpet. Ingen manuell regning, ingen feil.

Dokumentasjon og fakturering av ventetid

Ventetidsbetaling er den fraktkostnaden som oftest underfaktureres. De fleste kontrakter tillater 50–100 dollar per time etter to gratis timer ved henting eller levering. Problemet er dokumentasjon: uten tidsstempler som viser når du ankom og når lasting eller lossing faktisk begynte, er ventetidskrav vanskelige å bevise.

Dokumentasjon av ventetid ved hvert stopp:

  1. Noter ankomsttidspunkt
  2. Noter når du ble kalt til rampen (start på fritidsklokken)
  3. Noter når lasting eller lossing var ferdig og du ble sluppet fri
  4. Beregn fritid og fakturerbar ventetid

«Ventetid – mottaker [Navn] – [Dato]: Ankomst hos mottaker: 14:00 Lossing startet: 16:15 (2 gratis timer utløp kl. 16:00) Sluppet fri: 17:30 Fakturerbar ventetid: 1,5 timer × 75 dollar/t: 112,50 dollar»

Et ventetidskrav med tidsstempler blir sjelden bestridt. Et krav uten dokumentasjon blir det ofte.

Fakturering av tilleggskostnader

Tilleggskostnader er legitime fakturerbare poster som mange eiersjåfører tar på egen kappe uten å fakturere. Vanlige tilleggskostnader du alltid bør dokumentere og fakturere:

Hver av disse bør vises som en navngitt linjepost på fakturaen med eventuell støttende kvittering notert.

Fakturering av formidlerlaster

Dokumenter i Invoice Flow app for en eier-operatør-sjåfør — fraktlaster for meglere og avsendere pluss en factored last, hver med et lastenummer og BOL-referanse
Meglerlaster, en direkte avsender og en factored last — hele månedens frakt i én liste.

Når du kjører for en fraktformidler, går fakturaen din til formidleren. Påkrevde felt:

Formidlere behandler fakturaer mot sine satsbekreftelser. Hvis fakturaen din samsvarer med satsbekreftelsen, frigis betalingen raskt. Avvik utløser gjennomgang.

Fakturering av direkte avsendere

Forhold til direkte avsendere har ofte andre faktureringskrav enn formidlerlaster:

Bruk InvoiceFlows egendefinerte felt til å lagre kundespesifikke krav for hver direkte avsender. Bruk dem automatisk på hver faktura.

Kompatibilitet med factoringselskap

Hvis du factorer fordringene dine, trenger factoringselskapet konsekvent fakturaformatering. Factoringselskaper krever vanligvis:

InvoiceFlows formaterte PDF-fakturaer er kompatible med factoringselskaper. Ryddige, konsekvente innsendinger behandles raskere og bygger din merittliste hos factoringselskapet.

Vognparkfakturering for små transportselskaper

Invoice Flow app-analyse for en uavhengig lastebilsjåfør – fraktinntekt hittil i år på tvers av lass for kvartalsvise skatteanslag
Hvert lass' inntekt samlet i en trend hittil i år – tallet det kvartalsvise anslaget ditt trenger.

Hvis du kjører flere lastebiler, lar InvoiceFlow deg spore fakturaer etter last, etter sjåfør (ved hjelp av notater) og etter kunde. Du kan når som helst se hvilke laster som er fakturert, hvilke som er betalt, og hvilke som er utestående.

Hva InvoiceFlow gjør for godstransportører

Komme i gang

  1. Bygg din standardmal for lastfaktura med alle påkrevde felt ferdig strukturert
  2. Sett opp drivstofftillegget ditt som en prosentbasert linjepost – oppdater satsen hver mandag
  3. Sett en regel: dokumenter ventetidsstempler ved hvert stopp der fritiden kan bli overskredet
  4. Lag linjeposter for dine vanlige tilleggskostnader (ventetid, lossing, TONU)
  5. Fakturer før du forlater leveringsstedet på hver eneste last

Last ned InvoiceFlow. Slutt å la inntekt fra drivstofftillegg, ventetid og tilleggskostnader stå uinnkrevd. Profesjonell fraktfakturering henter tilbake penger du allerede tjener.

InvoiceFlow er en gratis faktureringsapp for Android, laget for uavhengige fagfolk og små bedriftseiere.