InvoiceFlow pour le transport routier de fret : guide complet de facturation

Le système de facturation conçu pour les chauffeurs-propriétaires, les petites flottes et les transporteurs de fret indépendants

La facturation du fret est plus complexe que la plupart des facturations de services. Une seule facture de chargement peut inclure le taux de transport de base, la surtaxe carburant, l’indemnité d’immobilisation, les frais de lumper, les frais accessoires et les exigences documentaires de l’affacturage — le tout rattaché à un numéro de BOL et à une confirmation de taux. Se tromper sur l’un de ces éléments engendre des retards de paiement, des litiges et des pertes de revenus.

InvoiceFlow gère la facturation complète du fret depuis une seule application Android. Ce guide explique comment construire votre système de facturation de fret.

La structure standard d’une facture de fret

Chaque facture de chargement devrait être créée au point de livraison — avant de quitter le lieu du destinataire, pendant que tous les détails sont frais et documentables.

Champs obligatoires pour chaque facture de fret :

Nom du transporteur et numéro MC
Numéro de chargement/Pro
Nom et lieu de l’expéditeur
Nom et lieu du destinataire
Date d’enlèvement et date de livraison
Numéro de BOL
Numéro de référence de la confirmation de taux (chargements par courtier)
Total des miles
Taux de transport de base (au mile ou forfaitaire)
Surtaxe carburant (pourcentage du transport de base, selon la moyenne DOE actuelle)
Toute immobilisation, tout frais accessoire ou frais divers — détaillés ligne par ligne

« Facture de fret — [Nom du transporteur] — Chargement n° [Numéro de chargement] : Expéditeur : [Nom] | Destinataire : [Nom] Enlèvement : [Ville, État] | Livraison : [Ville, État] | Miles : [X] N° BOL : [Numéro] | N° de confirmation de taux : [Numéro] Transport de base : [Taux] $/mile × [Miles] : [Montant] $ Surtaxe carburant ([%] du transport de base, DOE [prix] $/gallon, semaine du [date]) : [Montant] $ Immobilisation : [Heures] heures × [Taux] $/h : [Montant] $ Frais de lumper (reçu joint) : [Montant] $ Total : [Montant] $ Conditions de paiement : Net 15 »

Facturation de la surtaxe carburant

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un camionneur indépendant — un chargement de fret avec tarif de base, surtaxe carburant, immobilisation et frais de lumper détaillés, numéro de chargement et BOL dans des champs personnalisés — Tarif de base, surtaxe carburant, immobilisation et lumper — chaque accessoire sur sa propre ligne, chargement et BOL dans les champs personnalisés.

La surtaxe carburant est un élément standard de la facturation du fret qui change chaque semaine en fonction du prix moyen national du diesel publié par le DOE. Votre contrat de courtage de fret précise le barème de surtaxe — un pourcentage du transport de base indexé sur les tranches de prix du DOE.

L’erreur de facturation la plus courante chez les chauffeurs-propriétaires est d’appliquer le taux de surtaxe de la semaine dernière aux chargements de cette semaine, ou de le calculer manuellement et de se tromper.

Configurez votre surtaxe carburant dans InvoiceFlow sous forme de ligne en pourcentage du transport de base. Mettez à jour le pourcentage chaque lundi, quand le DOE publie la nouvelle moyenne. Lorsque vous créez une facture de chargement, la surtaxe carburant se calcule automatiquement à partir du montant du transport de base. Aucun calcul manuel, aucune erreur.

Documentation et facturation de l’immobilisation

L’indemnité d’immobilisation est le frais de fret le plus fréquemment sous-facturé. La plupart des contrats prévoient entre 50 $ et 100 $/heure après deux heures gratuites à l’enlèvement ou à la livraison. Le problème réside dans la documentation : sans horodatages montrant votre heure d’arrivée et le moment où le chargement ou le déchargement a réellement commencé, les réclamations d’immobilisation sont difficiles à prouver.

Documentation de l’immobilisation à chaque arrêt :

Notez l’heure d’arrivée
Notez le moment où vous avez été appelé au quai (début du décompte du temps libre)
Notez le moment où le chargement ou le déchargement s’est terminé et où vous avez été libéré
Calculez le temps libre et l’immobilisation facturable

« Immobilisation — Destinataire [Nom] — [Date] : Arrivée chez le destinataire : 14 h 00 Début du déchargement : 16 h 15 (les 2 heures gratuites ont expiré à 16 h 00) Libéré : 17 h 30 Immobilisation facturable : 1,5 heure × 75 $/h : 112,50 $ »

Une réclamation d’immobilisation avec horodatages est rarement contestée. Une réclamation sans documentation l’est souvent.

Facturation des frais accessoires

Les frais accessoires sont des éléments facturables légitimes que beaucoup de chauffeurs-propriétaires absorbent sans les facturer. Frais accessoires courants à toujours documenter et facturer :

Frais de lumper (avec reçu) : versés aux manutentionnaires de l’entrepôt du destinataire pour le déchargement
Arrêts supplémentaires d’enlèvement/livraison : frais par arrêt au-delà de l’itinéraire initial
Permis pour charges hors gabarit/surcharge : frais de permis d’État pour les cargaisons spéciales
Frais TWIC ou de sécurité : frais d’accès aux installations sécurisées
Placards matières dangereuses : pour les chargements de marchandises concernés
Indemnité de séjour (layover) : lorsque le camion est retenu une nuit à cause d’un retard de l’expéditeur/destinataire
Camion commandé mais non utilisé (TONU) : lorsqu’on est dépêché mais que le chargement est annulé

Chacun de ces éléments doit apparaître comme une ligne nommée sur la facture, avec mention de tout reçu justificatif.

Facturation des chargements par courtier

Documents de l'app Invoice Flow d'un camionneur propriétaire-exploitant — chargements de fret pour courtiers et expéditeurs plus un chargement affacturé, chacun avec un numéro de chargement et une référence BOL — Chargements de courtiers, un expéditeur direct et un chargement affacturé — tout le fret du mois dans une liste.

Lorsque vous transportez pour un courtier de fret, votre facture lui est adressée. Champs obligatoires :

Le nom de votre transporteur et votre numéro MC
Le numéro de chargement/référence du courtier
Le numéro de confirmation de taux
Le numéro de BOL (signé par le destinataire)
Le transport de base conforme à la confirmation de taux
La surtaxe carburant selon le barème convenu
Toute immobilisation ou tout frais accessoire approuvé

Les courtiers traitent les factures par rapport à leurs confirmations de taux. Si votre facture correspond à la confirmation de taux, le paiement est débloqué rapidement. Les écarts déclenchent une vérification.

Facturation à l’expéditeur direct

Les relations avec un expéditeur direct ont souvent des exigences de facturation différentes de celles des chargements par courtier :

Certains expéditeurs émettent des bons de commande — indiquez le numéro de bon de commande
Certains attribuent des numéros de compte aux transporteurs — incluez votre numéro de compte
Les conditions de paiement peuvent être à Net 30 plutôt qu’à Net 15
Certains expéditeurs exigent votre numéro d’autorisation d’exploitation FMCSA

Utilisez les champs personnalisés d’InvoiceFlow pour enregistrer les exigences propres à chaque expéditeur direct. Appliquez-les automatiquement à chaque facture.

Compatibilité avec les sociétés d’affacturage

Si vous affacturez vos créances, la société d’affacturage a besoin d’une mise en forme de facture constante. Les sociétés d’affacturage exigent généralement :

La facture elle-même (mise en forme, professionnelle)
Le BOL signé
La confirmation de taux (chargements par courtier)

Les factures PDF mises en forme par InvoiceFlow sont compatibles avec les sociétés d’affacturage. Des soumissions propres et cohérentes sont traitées plus vite et renforcent votre historique auprès de la société d’affacturage.

Facturation de flotte pour les petites entreprises de transport

Statistiques de l'app Invoice Flow d'un routier indépendant — revenus de fret depuis le début de l'année sur les chargements, pour les estimations fiscales trimestrielles — Le revenu de chaque chargement regroupé en une tendance annuelle — le chiffre dont votre estimation trimestrielle a besoin.

Si vous exploitez plusieurs camions, InvoiceFlow vous permet de suivre les factures par chargement, par chauffeur (à l’aide des notes) et par client. À tout moment, vous pouvez voir quels chargements sont facturés, lesquels sont payés et lesquels sont en attente.

Ce qu’InvoiceFlow fait pour les transporteurs de fret

Modèles de facture de chargement : structure de facture de fret préétablie avec tous les champs standards
Ligne de surtaxe carburant : calcul en pourcentage du transport de base, à mettre à jour chaque semaine avec le nouveau taux DOE
Champs personnalisés : numéro MC, référence BOL, numéro de confirmation de taux, numéro de bon de commande par expéditeur
Modèles de frais accessoires : lignes préétablies pour l’immobilisation, le lumper, les arrêts supplémentaires, le TONU
Facturation mobile : créez et envoyez la facture avant de quitter le lieu de livraison
Suivi des paiements : visualisez les factures en attente par chargement et par client/courtier

Pour commencer

Construisez votre modèle standard de facture de chargement avec tous les champs obligatoires déjà structurés
Définissez votre surtaxe carburant sous forme de ligne en pourcentage — mettez le taux à jour chaque lundi
Fixez-vous une règle : documenter les horodatages d’immobilisation à chaque arrêt où le temps libre risque d’être dépassé
Créez des lignes pour vos frais accessoires courants (immobilisation, lumper, TONU)
Facturez avant de quitter le lieu de livraison, sur chaque chargement

Téléchargez InvoiceFlow. Cessez de laisser filer les revenus de surtaxe carburant, d’immobilisation et de frais accessoires non recouvrés. Une facturation de fret professionnelle récupère l’argent que vous gagnez déjà.

InvoiceFlow est une application de facturation gratuite pour Android, conçue pour les professionnels indépendants et les propriétaires de petites entreprises.