InvoiceFlow untuk Pengangkutan Kargo: Panduan Pengebilan Lengkap

Sistem invois yang dibina untuk pemilik-operator, armada kecil, dan pembawa kargo bebas

Invois kargo lebih kompleks daripada kebanyakan pengebilan perkhidmatan. Satu invois muatan mungkin merangkumi kadar linehaul, surcaj bahan api, bayaran penahanan, yuran lumper, caj tambahan, dan keperluan dokumentasi pemfaktoran — semuanya didokumenkan terhadap nombor BOL dan pengesahan kadar. Salah pada mana-mana daripada ini mewujudkan kelewatan pembayaran, pertikaian, dan pendapatan yang hilang.

InvoiceFlow mengendalikan pengebilan kargo lengkap dari satu aplikasi Android. Panduan ini merangkumi cara membina sistem invois kargo anda.

Struktur Invois Kargo Standard

Setiap invois muatan patut dicipta pada titik penghantaran — sebelum anda meninggalkan lokasi penerima semasa semua butiran masih segar dan boleh didokumenkan.

Medan yang diperlukan untuk setiap invois kargo:

Nama pembawa dan nombor MC
Nombor muatan/Pro
Nama dan lokasi penghantar
Nama dan lokasi penerima
Tarikh ambilan dan tarikh penghantaran
Nombor BOL
Nombor rujukan pengesahan kadar (muatan broker)
Jumlah batu
Kadar linehaul (sebatu atau rata)
Surcaj bahan api (peratusan daripada linehaul, berdasarkan purata semasa)
Sebarang penahanan, caj tambahan, atau yuran — dibutirkan

“Invois Kargo — [Nama Pembawa] — Muatan #[Nombor Muatan]: Penghantar: [Nama] | Penerima: [Nama] Ambilan: [Bandar, Negeri] | Penghantaran: [Bandar, Negeri] | Batu: [X] No. BOL: [Nombor] | No. Pengesahan Kadar: [Nombor] Linehaul: $[Kadar]/batu × [Batu]: $[Amaun] Surcaj Bahan Api ([%] daripada linehaul, diesel $[harga]/gelen, minggu [tarikh]): $[Amaun] Penahanan: [Jam] jam × $[Kadar]/jam: $[Amaun] Yuran Lumper (resit dilampirkan): $[Amaun] Jumlah: $[Amaun] Terma Pembayaran: Net-15”

Invois Surcaj Bahan Api

Editor invois Invoice Flow app bagi pemandu trak bebas — muatan kargo dengan kadar asas, surcaj bahan api, penahanan dan yuran lumper diperincikan, nombor muatan dan BOL dalam medan tersuai — Kadar asas, surcaj bahan api, penahanan dan lumper — setiap aksesori pada barisnya sendiri, muatan dan BOL dalam medan tersuai.

Surcaj bahan api ialah komponen standard pengebilan kargo yang berubah setiap minggu berdasarkan purata nasional harga diesel. Kontrak broker kargo anda menetapkan jadual surcaj — peratusan daripada linehaul yang dikaitkan dengan jalur harga.

Ralat pengebilan paling biasa yang dibuat pemilik-operator ialah mengenakan kadar surcaj minggu lepas pada muatan minggu ini, atau mengiranya secara manual dan tersalah.

Sediakan surcaj bahan api anda dalam InvoiceFlow sebagai butiran baris peratusan-daripada-linehaul. Kemas kini peratusan setiap Isnin apabila purata baharu diterbitkan. Apabila anda mencipta invois muatan, surcaj bahan api dikira secara automatik daripada amaun linehaul. Tiada kiraan manual, tiada ralat.

Dokumentasi dan Pengebilan Penahanan

Bayaran penahanan ialah caj kargo yang paling kerap tidak dibil sepenuhnya. Kebanyakan kontrak membenarkan $50–$100/jam selepas dua jam percuma pada ambilan atau penghantaran. Masalahnya ialah dokumentasi: tanpa cap masa yang menunjukkan bila anda tiba dan bila pemuatan atau pemungahan sebenarnya bermula, tuntutan penahanan sukar dibuktikan.

Dokumentasi penahanan pada setiap perhentian:

Catat masa ketibaan
Catat bila anda dipanggil ke dok (permulaan jam masa percuma)
Catat bila pemuatan atau pemungahan selesai dan anda dibebaskan
Kira masa percuma dan penahanan yang boleh dibil

“Penahanan — Penerima [Nama] — [Tarikh]: Ketibaan di penerima: 14:00 Pemungahan bermula: 16:15 (2 jam percuma tamat pada 16:00) Dibebaskan: 17:30 Penahanan boleh dibil: 1.5 jam × $75/jam: $112.50”

Tuntutan penahanan dengan cap masa jarang dipertikaikan. Tuntutan tanpa dokumentasi selalunya dipertikaikan.

Invois Caj Tambahan

Caj tambahan ialah item yang sah boleh dibil yang ramai pemilik-operator serap sendiri tanpa mengebilnya. Caj tambahan biasa yang perlu sentiasa didokumenkan dan dibil:

Yuran lumper (dengan resit): dibayar kepada pekerja gudang penerima untuk memunggah
Perhentian ambil/turun tambahan: caj setiap perhentian melebihi laluan asal
Permit saiz besar/berat berlebihan: yuran permit negeri untuk kargo khas
Yuran TWIC atau keselamatan: yuran akses untuk kemudahan terjamin
Plakat hazmat: untuk muatan komoditi yang berkenaan
Bayaran layover: apabila ditahan bermalam disebabkan kelewatan penghantar/penerima
Trak dipesan tetapi tidak digunakan (TONU): apabila dihantar tetapi muatan dibatalkan

Setiap satu daripada ini patut muncul sebagai butiran baris bernama pada invois dengan sebarang resit sokongan dicatatkan.

Invois Muatan Broker

Dokumen Invoice Flow app bagi pemandu trak pemilik-operator — muatan kargo untuk broker dan penghantar serta muatan berfaktor, setiap satu dengan nombor muatan dan rujukan BOL — Muatan broker, penghantar langsung dan muatan berfaktor — seluruh kargo sebulan dalam satu senarai.

Apabila anda mengangkut untuk broker kargo, invois anda pergi kepada broker. Medan yang diperlukan:

Nama pembawa anda dan nombor MC
Nombor muatan/rujukan broker
Nombor pengesahan kadar
Nombor BOL (ditandatangani oleh penerima)
Linehaul mengikut pengesahan kadar
Surcaj bahan api mengikut jadual yang dipersetujui
Sebarang penahanan atau caj tambahan yang diluluskan

Broker memproses invois terhadap pengesahan kadar mereka. Jika invois anda sepadan dengan pengesahan kadar, pembayaran dilepaskan dengan cepat. Percanggahan mencetuskan semakan.

Invois Penghantar Langsung

Hubungan penghantar langsung selalunya mempunyai keperluan pengebilan yang berbeza daripada muatan broker:

Sesetengah penghantar mengeluarkan pesanan belian — rujuk nombor PO
Sesetengah memberi nombor akaun kepada pembawa — sertakan nombor akaun anda
Terma pembayaran mungkin net-30 dan bukannya net-15
Sesetengah penghantar memerlukan nombor kuasa operasi anda

Gunakan medan tersuai InvoiceFlow untuk menyimpan keperluan setiap pelanggan bagi setiap penghantar langsung. Terapkannya secara automatik pada setiap invois.

Keserasian Syarikat Pemfaktoran

Jika anda memfaktorkan penghutang anda, syarikat pemfaktoran memerlukan format invois yang konsisten. Syarikat pemfaktoran biasanya memerlukan:

Invois itu sendiri (berformat, profesional)
BOL yang ditandatangani
Pengesahan kadar (muatan broker)

Invois PDF berformat InvoiceFlow serasi dengan syarikat pemfaktoran. Penyerahan yang kemas dan konsisten diproses lebih cepat dan membina rekod prestasi anda dengan syarikat pemfaktoran.

Pengebilan Armada untuk Syarikat Pengangkutan Kecil

Analitik Invoice Flow app seorang pemandu trak bebas — pendapatan pengangkutan tahun sehingga kini merentasi muatan untuk anggaran cukai suku tahunan — Hasil setiap muatan digulung ke dalam trend tahun sehingga kini — angka yang anggaran suku tahunan anda perlukan.

Jika anda menjalankan berbilang trak, InvoiceFlow membolehkan anda menjejaki invois mengikut muatan, mengikut pemandu (menggunakan nota), dan mengikut pelanggan. Pada bila-bila masa anda boleh melihat muatan mana yang diinvois, mana yang dibayar, dan mana yang belum dijelaskan.

Apa InvoiceFlow Lakukan untuk Pembawa Kargo

Templat invois muatan: struktur invois kargo pra-bina dengan semua medan standard
Butiran baris surcaj bahan api: pengiraan peratusan-daripada-linehaul, kemas kini mingguan dengan kadar baharu
Medan tersuai: nombor MC, rujukan BOL, nombor pengesahan kadar, nombor PO setiap penghantar
Templat caj tambahan: butiran baris pra-bina untuk penahanan, lumper, perhentian tambahan, TONU
Invois mudah alih: cipta dan hantar invois sebelum meninggalkan lokasi penghantaran
Penjejakan pembayaran: lihat invois belum dijelaskan mengikut muatan dan mengikut pelanggan/broker

Bermula

Bina templat invois muatan standard anda dengan semua medan yang diperlukan pra-struktur
Tetapkan surcaj bahan api anda sebagai butiran baris peratusan — kemas kini kadar setiap Isnin
Tetapkan peraturan: dokumenkan cap masa penahanan pada setiap perhentian yang masa percuma mungkin dilebihi
Cipta butiran baris untuk caj tambahan biasa anda (penahanan, lumper, TONU)
Invois sebelum anda meninggalkan lokasi penghantaran pada setiap muatan

Muat turun InvoiceFlow. Berhenti membiarkan pendapatan surcaj bahan api, penahanan, dan caj tambahan tidak dikutip. Pengebilan kargo profesional memulihkan wang yang anda sudah pun peroleh.

InvoiceFlow ialah aplikasi invois percuma untuk Android, direka untuk profesional bebas dan pemilik perniagaan kecil.