InvoiceFlow pentru transportul de mărfuri: ghid complet de facturare

Sistemul de facturare construit pentru operatorii proprietari, flotele mici și transportatorii independenți de mărfuri

Facturarea transportului este mai complexă decât majoritatea facturărilor de servicii. O singură factură de încărcătură poate include tariful de linehaul, suprataxa de combustibil, plata pentru imobilizare, taxele de descărcare, taxele accesorii și cerințele de documentație pentru factoring — toate documentate în raport cu un număr de scrisoare de trăsură și o confirmare de tarif. Dacă greșești oricare dintre acestea, apar întârzieri de plată, dispute și venituri pierdute.

InvoiceFlow gestionează facturarea completă a transportului dintr-o singură aplicație Android. Acest ghid acoperă modul de construire a sistemului dumneavoastră de facturare a transportului.

Structura standard a facturii de transport

Fiecare factură de încărcătură ar trebui creată în punctul de livrare — înainte de a părăsi locația destinatarului, cât timp toate detaliile sunt proaspete și pot fi documentate.

Câmpuri obligatorii pentru fiecare factură de transport:

Numele transportatorului și numărul MC
Numărul de încărcătură/Pro
Numele și locația expeditorului
Numele și locația destinatarului
Data ridicării și data livrării
Numărul scrisorii de trăsură (BOL)
Numărul de referință al confirmării tarifului (încărcături de la broker)
Total mile
Tarif linehaul (pe milă sau forfetar)
Suprataxă combustibil (procent din linehaul, bazat pe media curentă DOE)
Orice imobilizare, taxe accesorii sau taxe — detaliate pe articole

„Factură de transport — [Nume transportator] — Încărcătura #[Număr încărcătură]: Expeditor: [Nume] | Destinatar: [Nume] Ridicare: [Oraș, Stat] | Livrare: [Oraș, Stat] | Mile: [X] BOL #: [Număr] | Confirmare tarif #: [Număr] Linehaul: [Tarif] $/milă × [Mile]: [Sumă] $ Suprataxă combustibil ([%] din linehaul, DOE [preț] $/galon, săptămâna de [data]): [Sumă] $ Imobilizare: [Ore] ore × [Tarif] $/oră: [Sumă] $ Taxă de descărcare (chitanță atașată): [Sumă] $ Total: [Sumă] $ Termen de plată: Net-15”

Facturarea suprataxei de combustibil

Editorul de facturi din Invoice Flow app al unui camionagiu independent — o încărcătură de marfă cu tarif de bază, supliment de combustibil, staționare și taxă de lumper detaliate, numărul încărcăturii și BOL în câmpuri personalizate — Tarif de bază, supliment de combustibil, staționare și lumper — fiecare accesoriu pe propriul rând, încărcătura și BOL în câmpuri personalizate.

Suprataxa de combustibil este o componentă standard a facturării transportului care se modifică săptămânal pe baza prețului mediu național al motorinei publicat de DOE. Contractul dumneavoastră cu brokerul de transport specifică tabelul suprataxelor — un procent din linehaul corelat cu intervalele de preț DOE.

Cea mai frecventă eroare de facturare pe care o fac operatorii proprietari este aplicarea ratei suprataxei de săptămâna trecută la încărcăturile de săptămâna aceasta, sau calcularea ei manuală și greșirea acesteia.

Configurați-vă suprataxa de combustibil în InvoiceFlow ca un element de linie de tip procent din linehaul. Actualizați procentul în fiecare luni când DOE publică noua medie. Când creați o factură de încărcătură, suprataxa de combustibil se calculează automat din suma de linehaul. Fără calcule manuale, fără erori.

Documentarea și facturarea imobilizării

Plata pentru imobilizare este cea mai frecvent subfacturată taxă de transport. Majoritatea contractelor permit 50-100 $/oră după două ore libere la ridicare sau livrare. Problema este documentarea: fără mărci temporale care să arate când ați sosit și când a început efectiv încărcarea sau descărcarea, revendicările de imobilizare sunt greu de dovedit.

Documentarea imobilizării la fiecare oprire:

Notați ora sosirii
Notați când ați fost chemat la rampă (începutul ceasului timpului liber)
Notați când s-a finalizat încărcarea sau descărcarea și ați fost eliberat
Calculați timpul liber și imobilizarea facturabilă

„Imobilizare — Destinatar [Nume] — [Data]: Sosire la destinatar: 14:00 Începerea descărcării: 16:15 (2 ore libere expirate la 16:00) Eliberat: 17:30 Imobilizare facturabilă: 1,5 ore × 75 $/oră: 112,50 $”

O revendicare de imobilizare cu mărci temporale este rareori disputată. O revendicare fără documentație este adesea.

Facturarea taxelor accesorii

Taxele accesorii sunt articole facturabile legitime pe care mulți operatori proprietari le absorb fără a le factura. Taxe accesorii frecvente de documentat și facturat întotdeauna:

Taxe de descărcare (cu chitanță): plătite muncitorilor din depozitul destinatarului pentru descărcare
Opriri suplimentare de ridicare/livrare: taxă pe oprire dincolo de traseul original
Permise de gabarit/supragreutate: taxe de permis statal pentru marfă specială
Taxe TWIC sau de securitate: taxe de acces pentru facilități securizate
Plăci pentru mărfuri periculoase: pentru încărcăturile de marfă aplicabile
Plată pentru staționare: când sunteți reținut peste noapte din cauza întârzierii expeditorului/destinatarului
Comandă de camion neutilizată (TONU): când sunteți trimis, dar încărcătura este anulată

Fiecare dintre acestea ar trebui să apară ca un element de linie denumit pe factură, cu orice chitanță justificativă menționată.

Facturarea încărcăturilor de la broker

Documentele din Invoice Flow app ale unui șofer de camion proprietar-operator — încărcături de marfă pentru brokeri și expeditori plus o încărcătură factorizată, fiecare cu un număr de încărcătură și referință BOL — Încărcături de la brokeri, un expeditor direct și o încărcătură factorizată — toată marfa lunii într-o singură listă.

Când transportați pentru un broker de transport, factura dumneavoastră merge către broker. Câmpuri obligatorii:

Numele transportatorului și numărul MC
Numărul de încărcătură/referință al brokerului
Numărul confirmării tarifului
Numărul scrisorii de trăsură (semnat de destinatar)
Linehaul conform confirmării tarifului
Suprataxă combustibil conform programului convenit
Orice imobilizare sau taxe accesorii aprobate

Brokerii procesează facturile în raport cu confirmările lor de tarif. Dacă factura dumneavoastră se potrivește cu confirmarea tarifului, plata se eliberează rapid. Discrepanțele declanșează o revizuire.

Facturarea expeditorilor direcți

Relațiile cu expeditorii direcți au adesea cerințe de facturare diferite de încărcăturile de la broker:

Unii expeditori emit comenzi de achiziție — referiți numărul comenzii (PO)
Unii atribuie numere de cont transportatorilor — includeți numărul dumneavoastră de cont
Termenele de plată pot fi de 30 de zile în loc de 15 zile
Unii expeditori solicită numărul dumneavoastră de autoritate de operare FMCSA

Folosiți câmpurile personalizate din InvoiceFlow pentru a stoca cerințele pe client pentru fiecare expeditor direct. Aplicați-le automat la fiecare factură.

Compatibilitate cu companiile de factoring

Dacă faceți factoring pe creanțele dumneavoastră, compania de factoring are nevoie de o formatare consecventă a facturilor. Companiile de factoring necesită de obicei:

Factura în sine (formatată, profesională)
Scrisoarea de trăsură semnată
Confirmarea tarifului (încărcături de la broker)

Facturile PDF formatate ale InvoiceFlow sunt compatibile cu companiile de factoring. Depunerile curate și consecvente se procesează mai rapid și vă construiesc istoricul cu compania de factoring.

Facturarea flotelor pentru companiile mici de transport

Analize în aplicația Invoice Flow ale unui șofer de camion independent — venituri din transport de la începutul anului pentru încărcături, pentru estimările fiscale trimestriale — Venitul fiecărei încărcături adunat într-o tendință de la începutul anului — cifra de care are nevoie estimarea ta trimestrială.

Dacă rulați mai multe camioane, InvoiceFlow vă permite să urmăriți facturile pe încărcătură, pe șofer (folosind note) și pe client. În orice moment puteți vedea care încărcături sunt facturate, care sunt plătite și care sunt restante.

Ce face InvoiceFlow pentru transportatorii de mărfuri

Șabloane de factură de încărcătură: structură de factură de transport predefinită cu toate câmpurile standard
Element de linie pentru suprataxa de combustibil: calcul de tip procent din linehaul, actualizat săptămânal cu noua rată DOE
Câmpuri personalizate: număr MC, referință BOL, număr de confirmare a tarifului, număr PO pe expeditor
Șabloane pentru taxe accesorii: elemente de linie predefinite pentru imobilizare, descărcare, opriri suplimentare, TONU
Facturare mobilă: creați și trimiteți factura înainte de a părăsi locația de livrare
Urmărirea plăților: vedeți facturile restante pe încărcătură și pe client/broker

Primii pași

Construiți-vă șablonul standard de factură de încărcătură cu toate câmpurile obligatorii prestructurate
Setați suprataxa de combustibil ca un element de linie procentual — actualizați rata în fiecare luni
Stabiliți o regulă: documentați mărcile temporale ale imobilizării la fiecare oprire unde timpul liber ar putea fi depășit
Creați elemente de linie pentru taxele accesorii frecvente (imobilizare, descărcare, TONU)
Facturați înainte de a părăsi locația de livrare pe fiecare încărcătură

Descărcați InvoiceFlow. Nu mai lăsați necolectate veniturile din suprataxa de combustibil, imobilizare și taxe accesorii. Facturarea profesională a transportului recuperează bani pe care îi câștigați deja.

InvoiceFlow este o aplicație gratuită de facturare pentru Android, concepută pentru profesioniști independenți și mici antreprenori.