Invoice Flow app icon Invoice Flow management להורדת האפליקציה
HE

InvoiceFlow להובלת מטענים במשאיות: מדריך חיוב מלא

מערכת החיוב שנבנתה לבעלי-מפעילים, צי קטן ומובילי מטענים עצמאיים

חיוב הובלה מורכב יותר מרוב חיובי השירות. חשבונית מטען יחידה עשויה לכלול תעריף הובלה בסיסי, תוספת דלק, תשלום השהיה, דמי פורק, חיובים נלווים ודרישות תיעוד לפקטורינג — הכול מתועד מול מספר BOL ואישור תעריף. טעות באחד מאלה יוצרת עיכובי תשלום, מחלוקות ואובדן הכנסה.

InvoiceFlow מטפל בחיוב הובלה מלא מאפליקציית Android אחת. המדריך הזה מסביר איך לבנות את מערכת חשבוניות ההובלה שלכם.

מבנה חשבונית ההובלה הסטנדרטי

כל חשבונית מטען צריכה להיווצר בנקודת המסירה — לפני שאתם עוזבים את מקום המקבל, בזמן שכל הפרטים טריים וניתנים לתיעוד.

שדות נדרשים לכל חשבונית הובלה:

“חשבונית הובלה — [שם המוביל] — מטען #[מספר מטען]: שולח: [שם] | מקבל: [שם] איסוף: [עיר, מדינה] | מסירה: [עיר, מדינה] | מיילים: [X] BOL #: [מספר] | אישור תעריף #: [מספר] הובלה: [תעריף]$/מייל × [מיילים]: [סכום]$ תוספת דלק ([%] מההובלה, דיזל [מחיר]$/גלון, שבוע [תאריך]): [סכום]$ השהיה: [שעות] שעות × [תעריף]$/שעה: [סכום]$ דמי פורק (קבלה מצורפת): [סכום]$ סך הכול: [סכום]$ תנאי תשלום: שוטף+15”

חיוב תוספת דלק

עורך החשבוניות של Invoice Flow app של נהג משאית עצמאי — מטען עם תעריף בסיס, תוספת דלק, דמי המתנה ודמי lumper מפורטים, מספר מטען ו-BOL בשדות מותאמים
תעריף בסיס, תוספת דלק, המתנה ו-lumper — כל תוספת בשורה משלה, מטען ו-BOL בשדות מותאמים.

תוספת הדלק היא רכיב סטנדרטי בחיוב הובלה שמשתנה שבועית לפי מחיר הדיזל הממוצע הארצי. חוזה מתווך ההובלה שלכם מציין את טבלת התוספת — אחוז מההובלה הצמוד למדרגות מחיר.

שגיאת החיוב הנפוצה ביותר שבעלי-מפעילים עושים היא החלת תעריף התוספת של השבוע שעבר על מטעני השבוע הזה, או חישובו ידנית בטעות.

הגדירו את תוספת הדלק שלכם ב-InvoiceFlow כשורת אחוז-מההובלה. עדכנו את האחוז בכל שבוע כשמתפרסם הממוצע החדש. כשאתם יוצרים חשבונית מטען, תוספת הדלק מחושבת אוטומטית מסכום ההובלה. בלי חישוב ידני, בלי שגיאות.

תיעוד וחיוב השהיה

תשלום השהיה הוא חיוב ההובלה שהכי נפוץ שמחייבים עליו בחסר. רוב החוזים מאפשרים 50$-100$/שעה לאחר שעתיים חינם באיסוף או במסירה. הבעיה היא תיעוד: ללא חותמות זמן שמראות מתי הגעתם ומתי הטעינה או הפריקה באמת החלה, קשה להוכיח תביעות השהיה.

תיעוד השהיה בכל עצירה:

  1. רשמו שעת הגעה
  2. רשמו מתי נקראתם לרציף (תחילת שעון זמן החינם)
  3. רשמו מתי הטעינה או הפריקה הושלמה ושוחררתם
  4. חשבו את זמן החינם ואת ההשהיה בת החיוב

“השהיה — מקבל [שם] — [תאריך]: הגעה אצל המקבל: 14:00 תחילת פריקה: 16:15 (שעתיים חינם פגו ב-16:00) שוחרר: 17:30 השהיה בת חיוב: 1.5 שעות × 75$/שעה: 112.50$”

תביעת השהיה עם חותמות זמן ניתנת למחלוקת לעתים נדירות. תביעה ללא תיעוד לרוב כן.

חיוב חיובים נלווים

חיובים נלווים הם פריטים לגיטימיים בני חיוב שבעלי-מפעילים רבים סופגים ללא חיוב. חיובים נלווים נפוצים שיש לתעד ולחייב תמיד:

כל אלה צריכים להופיע כשורת פריט נקובה בשם על החשבונית, עם ציון כל קבלה תומכת.

חיוב מטעני מתווך

מסמכי Invoice Flow של נהג משאית עצמאי — משלוחי מטען לסוכנים ומשגרים בתוספת משלוח factored, כל אחד עם מספר load ואסמכתת BOL
משלוחי סוכנים, משגר ישיר ומשלוח factored — כל מטען החודש ברשימה אחת.

כשאתם מובילים עבור מתווך הובלה, החשבונית שלכם הולכת למתווך. שדות נדרשים:

מתווכים מעבדים חשבוניות מול אישורי התעריף שלהם. אם החשבונית שלכם תואמת את אישור התעריף, התשלום משתחרר במהירות. אי-התאמות מפעילות בדיקה.

חיוב שולח ישיר

לקשרים עם שולח ישיר יש לעתים קרובות דרישות חיוב שונות ממטעני מתווך:

השתמשו בשדות המותאמים אישית של InvoiceFlow כדי לאחסן דרישות לכל לקוח עבור כל שולח ישיר. החילו אותן אוטומטית על כל חשבונית.

תאימות לחברת פקטורינג

אם אתם עושים פקטורינג לחייבים שלכם, חברת הפקטורינג זקוקה לפורמט חשבונית עקבי. חברות פקטורינג בדרך כלל דורשות:

חשבוניות ה-PDF המעוצבות של InvoiceFlow תואמות לחברות פקטורינג. הגשות נקיות ועקביות מעובדות מהר יותר ובונות את רקורד ההיסטוריה שלכם מול חברת הפקטורינג.

חיוב צי לחברות הובלה קטנות

אנליטיקה באפליקציית Invoice Flow של נהג משאית עצמאי — הכנסת הובלות מתחילת השנה על פני מטענים לאומדני מס רבעוניים
הכנסת כל מטען מגולגלת למגמה מתחילת השנה — המספר שהאומדן הרבעוני שלכם צריך.

אם אתם מפעילים מספר משאיות, InvoiceFlow מאפשר לכם לעקוב אחר חשבוניות לפי מטען, לפי נהג (באמצעות הערות), ולפי לקוח. בכל רגע תוכלו לראות אילו מטענים חויבו, אילו שולמו, ואילו פתוחים.

מה InvoiceFlow עושה עבור מובילי מטענים

איך מתחילים

  1. בנו את תבנית חשבונית המטען הסטנדרטית שלכם עם כל השדות הנדרשים מובנים מראש
  2. הגדירו את תוספת הדלק שלכם כשורת אחוז — עדכנו את התעריף בכל שבוע
  3. קבעו כלל: תעדו חותמות זמן של השהיה בכל עצירה שבה ייתכן חריגה מזמן החינם
  4. צרו שורות לחיובים הנלווים הנפוצים שלכם (השהיה, דמי פורק, TONU)
  5. חייבו לפני שאתם עוזבים את מקום המסירה בכל מטען

הורידו את InvoiceFlow. הפסיקו להשאיר הכנסה מתוספת דלק, השהיה וחיובים נלווים לא גבויה. חיוב הובלה מקצועי מחזיר כסף שאתם כבר מרוויחים.

InvoiceFlow היא אפליקציית חשבוניות חינמית ל-Android, המיועדת לבעלי מקצוע עצמאיים ולבעלי עסקים קטנים.