Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

InvoiceFlow для грузовых автоперевозок: полное руководство по выставлению счетов

Система выставления счетов, созданная для водителей-собственников, небольших автопарков и независимых грузоперевозчиков

Выставление счетов в грузоперевозках сложнее, чем в большинстве сфер услуг. Счёт за один рейс может включать ставку за магистральную перевозку, топливную надбавку, оплату простоя, плату грузчикам (lumper), дополнительные (accessorial) сборы и документацию для факторинговой компании — и всё это привязывается к номеру товарно-транспортной накладной (BOL) и подтверждению ставки (rate confirmation). Ошибка в любом из этих пунктов приводит к задержкам оплаты, спорам и потере дохода.

InvoiceFlow покрывает весь процесс выставления счетов в грузоперевозках из одного приложения для Android. Это руководство расскажет, как выстроить вашу систему счетов.

Стандартная структура счёта за грузоперевозку

Счёт за каждый рейс следует создавать в момент доставки — до того, как вы покинете площадку получателя, пока все детали свежи и их можно задокументировать.

Обязательные поля для каждого счёта за грузоперевозку:

“Счёт за грузоперевозку — [Название перевозчика] — Рейс №[Номер рейса]: Грузоотправитель: [Название] | Грузополучатель: [Название] Погрузка: [Город, штат] | Доставка: [Город, штат] | Мили: [X] BOL №: [Номер] | Подтверждение ставки №: [Номер] Магистральная перевозка: $[Ставка]/милю × [Мили]: $[Сумма] Топливная надбавка ([%] от магистральной ставки, DOE $[цена]/галлон, неделя [дата]): $[Сумма] Простой: [Часы] часов × $[Ставка]/час: $[Сумма] Плата грузчикам (квитанция приложена): $[Сумма] Итого: $[Сумма] Условия оплаты: Net-15”

Выставление счёта за топливную надбавку

Редактор счетов независимого дальнобойщика в приложении Invoice Flow — груз с базовой ставкой, топливной надбавкой, простоем и платой за погрузку по позициям, номер груза и BOL в кастомных полях
Базовая ставка, топливная надбавка, простой и погрузка — каждый сбор в своей позиции, груз и BOL в кастомных полях.

Топливная надбавка — это стандартный компонент счёта за грузоперевозку, который меняется еженедельно в зависимости от средней общенациональной цены на дизель по данным DOE. Ваш договор с брокером определяет таблицу надбавок — процент от магистральной ставки, привязанный к ценовым диапазонам DOE.

Самая распространённая ошибка водителей-собственников при выставлении счетов — применение прошлонедельной ставки надбавки к рейсам текущей недели или ручной расчёт с ошибкой.

Настройте топливную надбавку в InvoiceFlow как позицию-процент от магистральной ставки. Обновляйте процент каждый понедельник, когда DOE публикует новое среднее значение. При создании счёта за рейс топливная надбавка рассчитывается автоматически из суммы магистральной перевозки. Никаких ручных расчётов, никаких ошибок.

Документирование и выставление счёта за простой

Оплата простоя — самый часто недополучаемый сбор в грузоперевозках. Большинство договоров допускают $50–$100/час после двух бесплатных часов на погрузке или доставке. Проблема в документации: без отметок времени, показывающих, когда вы прибыли и когда фактически началась погрузка или выгрузка, доказать претензию по простою сложно.

Документирование простоя на каждой остановке:

  1. Зафиксируйте время прибытия
  2. Зафиксируйте, когда вас вызвали к доку (начало отсчёта бесплатного времени)
  3. Зафиксируйте, когда погрузка или выгрузка завершена и вас отпустили
  4. Рассчитайте бесплатное время и оплачиваемый простой

“Простой — Грузополучатель [Название] — [Дата]: Прибытие к получателю: 14:00 Выгрузка началась: 16:15 (2 бесплатных часа истекли в 16:00) Отпущен: 17:30 Оплачиваемый простой: 1,5 часа × $75/час: $112,50”

Претензия по простою с отметками времени оспаривается редко. Претензия без документации — часто.

Выставление счёта за дополнительные (accessorial) сборы

Дополнительные сборы — это обоснованные оплачиваемые позиции, которые многие водители-собственники берут на себя, не выставляя за них счёт. Распространённые accessorial-сборы, которые всегда нужно документировать и выставлять:

Каждый из этих пунктов должен фигурировать как именованная позиция в счёте с указанием любой подтверждающей квитанции.

Выставление счетов по брокерским рейсам

Документы Invoice Flow app водителя-собственника фуры — грузы для брокеров и грузоотправителей плюс факторинговый груз, каждый с номером груза и ссылкой BOL
Грузы от брокеров, прямой грузоотправитель и факторинговый груз — все перевозки за месяц в одном списке.

Когда вы перевозите груз для фрахтового брокера, ваш счёт уходит брокеру. Обязательные поля:

Брокеры обрабатывают счета, сверяя их с подтверждениями ставок. Если ваш счёт совпадает с подтверждением ставки, оплата проходит быстро. Расхождения запускают проверку.

Выставление счетов напрямую грузоотправителю

Прямые отношения с грузоотправителем часто имеют иные требования к выставлению счетов, чем брокерские рейсы:

Используйте настраиваемые поля InvoiceFlow, чтобы хранить требования каждого прямого грузоотправителя по отдельности. Применяйте их к каждому счёту автоматически.

Совместимость с факторинговыми компаниями

Если вы факторингуете дебиторскую задолженность, факторинговой компании нужен единообразный формат счетов. Факторинговые компании обычно требуют:

Оформленные PDF-счета InvoiceFlow совместимы с факторинговыми компаниями. Чистые, единообразные подачи обрабатываются быстрее и укрепляют вашу репутацию у факторинговой компании.

Выставление счетов автопарком для небольших транспортных компаний

Аналитика в приложении Invoice Flow у независимого дальнобойщика — фрахтовый доход с начала года по рейсам для квартальных налоговых расчётов
Выручка по каждому рейсу сведена в тренд с начала года — цифра, нужная для квартального расчёта.

Если у вас несколько грузовиков, InvoiceFlow позволяет отслеживать счета по рейсу, по водителю (с помощью заметок) и по клиенту. В любой момент вы видите, по каким рейсам выставлены счета, какие оплачены, а какие ещё не закрыты.

Что InvoiceFlow делает для грузоперевозчиков

С чего начать

  1. Создайте стандартный шаблон счёта за рейс со всеми обязательными полями, заранее структурированными
  2. Настройте топливную надбавку как позицию-процент — обновляйте ставку каждый понедельник
  3. Установите правило: документируйте отметки времени простоя на каждой остановке, где бесплатное время может быть превышено
  4. Создайте позиции для ваших типичных accessorial-сборов (простой, грузчики, TONU)
  5. Выставляйте счёт до того, как покинете место доставки, по каждому рейсу

Скачайте InvoiceFlow. Перестаньте оставлять несобранными доходы от топливной надбавки, простоя и accessorial-сборов. Профессиональное выставление счетов в грузоперевозках возвращает деньги, которые вы уже заработали.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для независимых специалистов и владельцев малого бизнеса.