Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Весілля, яке ледь не поклало край моєму кейтеринговому бізнесу

Автор: Прісцилла Джеймс, власниця кейтерингової компанії — Атланта, штат Джорджія

Я заснувала Magnolia Catering у 2015 році. До 2019 року ми проводили 80 заходів на рік — весілля, корпоративні вечері, випускні, благодійні гала. Бізнес мав справжній розгін. У мене було троє штатних працівників і пул із восьми постійних офіціантів та кухонного персоналу на неповний день.

Потім настав серпень 2019 року. Суботнє весілля, 160 гостей, повне обслуговування, включно з вечерею з п’яти страв, двома барами та десертним столом. Ми виконали все ідеально — мати клієнтки сказала мені, що це була найкраща весільна їжа, яку вона коли-небудь куштувала. Через дванадцять тижнів рахунок залишався несплаченим. Чотирнадцять тижнів: несплачено. Шістнадцять тижнів: клієнтка перестала відповідати на email.

Рахунок був на $14 800. Мої витрати на їжу для заходу склали $6 100. Витрати на працю — $2 400. Моя чиста маржа з заходу, якби він був оплачений, склала б приблизно $6 300. Якщо не оплачений — що й сталося — мій чистий збиток був $8 500.

Я найняла адвоката зі стягнення боргів. Ми повернули $4 200 через чотирнадцять місяців і $1 800 гонорару адвокату. Чисте повернення: $2 400 із рахунку на $14 800.

Першопричина була не в шахрайстві клієнта. У пари виникли справжні фінансові труднощі після весілля. Першопричиною була моя структура завдатку: я зібрала завдаток $2 000 на замовлення в $14 800. Завдаток покривав менше ніж 14% вартості заходу. Я фактично надала $12 800 незабезпеченого кредиту клієнтам, з якими зустрічалася двічі.

Перебудова структури завдатку

Після збитку від весілля я перебудувала завдатки для кожного типу заходу:

Нова політика завдатку:

Критична зміна: залишок до сплати перед заходом, а не після. Ця єдина зміна повністю усунула ризик збору коштів після заходу. Єдині гроші під ризиком після заходу — це залишок, який сплачується до того, як захід відбудеться.

Структура рахунку за кейтеринг весілля

PDF-рахунок за корпоративний гала-вечір, створений у застосунку Invoice Flow за шаблоном Professional — фірмовий бланк кейтерингу, позиції з розрахунку на гостя, персонал і оренда та застосований завдаток у GBP
Той самий захід у вигляді готового до закупівель PDF, який їхня бухгалтерія опрацьовує без додаткових питань.

Кейтеринг заходу — [Ім’я клієнта] — [Дата заходу]:

Градієнт політики скасування — різні умови для різних вікон скасування — надає клієнтам гнучкість, водночас захищаючи бізнес від скасувань в останню хвилину.

Рахунки за корпоративний кейтеринг

Редактор рахунків кейтерингу в Invoice Flow app — канапе та порційна вечеря на гостя, години обслуговуючого персоналу, оренда обладнання та бару, плата за координацію та застосований депозит
Їжа на гостя, години персоналу, оренда, застосований депозит — захід на £15 тис. без нічого прихованого.

Корпоративні клієнти мають іншу динаміку оплати — вони можуть працювати за net-30, але їм потрібен професійний формат рахунку:

Корпоративний кейтеринг — [Назва компанії] — [Дата]:

Корпоративні клієнти отримують net-30 на залишку — вони не схвалять постачальника, який вимагає повної передоплати. 30% завдаток захищає вкладення у витрати на їжу та працю.

Рахунки за фуршетний кейтеринг та кейтеринг із доставкою

Документи Invoice Flow app кейтерингової компанії — корпоративний гала-вечір на завдатку, весільний прийом на завдатку, щотижневий рахунок офісних обідів та оплачена подія
Гала-вечори, весілля, постійні офісні рахунки — кожна подія та її завдаток на одному екрані.

Простіші заходи без повного обслуговування:

Кейтеринг із доставкою — [Ім’я клієнта] — [Дата]:

Кейтеринг із доставкою оплачується при доставці — готівкою або цифровим платежем, рахунок не потрібен. Але для клієнтів, яким потрібен рахунок для відшкодування витрат:

Умови оплати: До сплати при доставці. Рахунок для цілей звітності про витрати.

Бізнес після перебудови завдатку

Відколи я перебудувала структуру завдатку наприкінці 2019 року:

Зміна структури завдатку не лише захистила грошовий потік. Вона відфільтрувала клієнтів. Люди, які не готові взяти на себе завдаток, не мають фінансового зобов’язання, щоб довести до кінця великий контракт на захід.

Що InvoiceFlow робить для кейтерингових компаній

Виставлення рахунків у кейтерингу включає рахунки за весілля та заходи з багатоетапними структурами завдатку, корпоративний кейтеринг з net-30 на залишку, кейтеринг із доставкою з оплатою в день заходу та поля PO для великих клієнтів. InvoiceFlow обробляє все це в одному застосунку для Android — регулярні рахунки для корпоративних клієнтів, виставлення рахунків на завдаток із політикою скасування та примітки про коригування кількості гостей, що роблять кейтерингові рахунки точними.

Завантажте InvoiceFlow. Вбудуйте структуру завдатку в шаблон рахунку. Встановіть термін сплати залишку до заходу. Завдаток захищає ваші витрати на їжу. Залишок перед заходом усуває ризик збору коштів після заходу.

Прісцилла Джеймс — власниця Magnolia Catering в Атланті, штат Джорджія, що надає повне кейтерингове обслуговування для весіль, корпоративних заходів, соціальних святкувань та благодійних гала.