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O Casamento Que Quase Acabou com o Meu Negócio de Catering

Por Priscilla James, Proprietária de Empresa de Catering — Atlanta, GA

Fundei a Magnolia Catering em 2015. Em 2019 já fazíamos 80 eventos por ano — casamentos, jantares de empresa, festas de finalistas, galas de instituições sem fins lucrativos. O negócio tinha uma dinâmica real. Tinha três colaboradores a tempo inteiro e uma bolsa de oito empregados de mesa e de cozinha em regime de tempo parcial.

Depois veio agosto de 2019. Um casamento a um sábado, 160 convidados, serviço completo incluindo um jantar de cinco pratos, dois bares e uma mesa de sobremesas. Executámos tudo na perfeição — a mãe da cliente disse-me que foi a melhor comida de casamento que já tinha provado. Doze semanas depois, a fatura continuava por pagar. Catorze semanas: por pagar. Dezasseis semanas: a cliente deixou de responder aos e-mails.

A fatura era de 14 800 dólares. O meu custo de comida para o evento foi de 6 100 dólares. O meu custo de mão de obra foi de 2 400 dólares. A minha margem líquida no evento, se paga, seria de aproximadamente 6 300 dólares. Se não paga — que foi o que aconteceu — o meu prejuízo líquido foi de 8 500 dólares.

Contratei um advogado de cobranças. Recuperámos 4 200 dólares ao fim de catorze meses e 1 800 dólares em honorários do advogado. Recuperação líquida: 2 400 dólares de uma fatura de 14 800 dólares.

A causa de raiz não foi fraude da cliente. O casal teve genuínas dificuldades financeiras após o casamento. A causa de raiz foi a minha estrutura de sinal: eu tinha cobrado um sinal de 2 000 dólares num contrato de 14 800 dólares. O sinal cobria menos de 14% do custo do evento. Tinha, na prática, concedido 12 800 dólares de crédito sem garantia a clientes que só tinha encontrado duas vezes.

Reconstruir a Estrutura de Sinal

Depois da perda do casamento, reconstruí os sinais em todos os tipos de evento:

Nova Política de Sinal:

A mudança crítica: saldo devido antes do evento, não depois. Esta única mudança eliminou por completo o risco de cobrança pós-evento. O único dinheiro em risco após o evento é o saldo remanescente — que é pago antes de o evento acontecer.

A Estrutura de Fatura de Catering de Casamento

PDF de fatura de gala corporativa gerado pelo Invoice Flow app com o template Professional — papel timbrado do buffet, linhas de catering por convidado, pessoal e locações e o depósito aplicado em GBP
O mesmo evento como um PDF pronto para compras que o contas a pagar deles processa sem cobrança de retorno.

Catering de Evento — [Nome do Cliente] — [Data do Evento]:

O gradiente da política de cancelamento — termos diferentes para diferentes janelas de cancelamento — dá flexibilidade aos clientes ao mesmo tempo que protege o negócio de cancelamentos de última hora.

Faturas de Catering de Empresa

Editor de faturas do Invoice Flow app de um buffet — canapés e jantar servido por convidado, horas de equipe de serviço, aluguel de equipamento e bar, taxa de coordenação e entrada aplicada
Comida por convidado, horas de equipe, aluguéis, a entrada aplicada — um evento de £15k sem nada oculto.

Os clientes empresariais têm dinâmicas de pagamento diferentes — podem fazer pagamento a 30 dias, mas precisam de um formato de fatura profissional:

Catering de Empresa — [Nome da Empresa] — [Data]:

Os clientes empresariais têm pagamento a 30 dias sobre o saldo — não vão aprovar um fornecedor que exija pré-pagamento integral. O sinal de 30% protege o investimento em custo de comida e mão de obra.

Faturas de Catering de Buffet e Entrega

Documentos do Invoice Flow app de uma empresa de buffet — uma gala corporativa sob depósito, uma recepção de casamento sob depósito, uma conta semanal de almoço de escritório e um evento pago
Galas, casamentos, contas fixas de escritório — cada evento e seu depósito em uma tela.

Eventos mais simples sem serviço completo:

Entrega de Catering — [Nome do Cliente] — [Data]:

O catering de entrega é pago na entrega — dinheiro ou pagamento digital, sem necessidade de faturação. Mas para clientes que precisam de uma fatura para reembolso de despesas:

Condições de Pagamento: Devido na entrega. Fatura para efeitos de reporte de despesas.

O Negócio Após a Reconstrução do Sinal

Desde que reconstruí a estrutura de sinal no final de 2019:

A mudança na estrutura de sinal não protegeu apenas o fluxo de caixa. Filtrou os clientes. As pessoas que não se comprometem com um sinal não têm o compromisso financeiro para levar a bom porto um contrato de grande evento.

O Que o InvoiceFlow Faz Pelas Empresas de Catering

A faturação de catering envolve faturas de casamentos e eventos com estruturas de sinal em várias fases, catering de empresa com pagamento a 30 dias sobre o saldo, catering de entrega com pagamento no dia, e campos de ordem de compra empresariais. O InvoiceFlow trata de tudo isto a partir de uma única aplicação Android — faturas recorrentes para contas empresariais, faturação de sinal com política de cancelamento, e as notas de ajuste de número de convidados que tornam as faturas de catering exatas.

Descarregue o InvoiceFlow. Integre a estrutura de sinal no modelo de fatura. Defina o saldo como devido antes do evento. O sinal protege o seu custo de comida. O saldo antes do evento elimina o risco de cobrança pós-evento.

Priscilla James é a proprietária da Magnolia Catering em Atlanta, Geórgia, oferecendo catering de serviço completo para casamentos, eventos de empresa, celebrações sociais e galas de instituições sem fins lucrativos.