Invoice Flow app icon Invoice Flow management ดาวน์โหลดแอป
TH

งานแต่งงานที่เกือบทำให้ธุรกิจจัดเลี้ยงของฉันต้องปิดตัว

โดย Priscilla James เจ้าของบริษัทจัดเลี้ยง — แอตแลนตา รัฐจอร์เจีย

ฉันก่อตั้ง Magnolia Catering ในปี 2015 พอถึงปี 2019 เราจัดงานได้ถึง 80 อีเวนต์ต่อปี ทั้งงานแต่งงาน งานเลี้ยงอาหารค่ำองค์กร งานเลี้ยงจบการศึกษา และงานกาลาการกุศล ธุรกิจมีแรงส่งอย่างแท้จริง ฉันมีพนักงานประจำสามคนและกลุ่มพนักงานพาร์ทไทม์ประจำอีกแปดคนทั้งพนักงานเสิร์ฟและพนักงานครัว

แล้วเดือนสิงหาคม 2019 ก็มาถึง งานแต่งงานวันเสาร์ แขก 160 คน บริการเต็มรูปแบบรวมถึงอาหารค่ำห้าคอร์ส บาร์สองจุด และโต๊ะของหวาน เราทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ แม่ของลูกค้าบอกฉันว่านี่คืออาหารในงานแต่งงานที่อร่อยที่สุดที่เธอเคยได้ลิ้มลอง สิบสองสัปดาห์ต่อมา ใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้รับชำระ สิบสี่สัปดาห์: ยังไม่ชำระ สิบหกสัปดาห์: ลูกค้าหยุดตอบอีเมล

ใบแจ้งหนี้มีมูลค่า 14,800 ดอลลาร์ ต้นทุนอาหารสำหรับงานนี้คือ 6,100 ดอลลาร์ ต้นทุนค่าแรงคือ 2,400 ดอลลาร์ กำไรสุทธิของงานนี้หากได้รับชำระจะอยู่ที่ประมาณ 6,300 ดอลลาร์ แต่ถ้าไม่ได้รับชำระ ซึ่งก็คือสิ่งที่เกิดขึ้น ฉันขาดทุนสุทธิ 8,500 ดอลลาร์

ฉันจ้างทนายด้านการทวงหนี้ เราเรียกคืนได้ 4,200 ดอลลาร์หลังจากผ่านไปสิบสี่เดือน และเสียค่าทนาย 1,800 ดอลลาร์ ยอดที่เรียกคืนได้สุทธิ: 2,400 ดอลลาร์จากใบแจ้งหนี้มูลค่า 14,800 ดอลลาร์

ต้นเหตุไม่ใช่การฉ้อโกงของลูกค้า คู่บ่าวสาวมีปัญหาทางการเงินจริง ๆ หลังงานแต่งงาน ต้นเหตุที่แท้จริงคือโครงสร้างเงินมัดจำของฉัน: ฉันเก็บเงินมัดจำเพียง 2,000 ดอลลาร์จากงานมูลค่า 14,800 ดอลลาร์ เงินมัดจำครอบคลุมต้นทุนงานไม่ถึง 14% โดยพื้นฐานแล้วฉันได้ให้เครดิตแบบไม่มีหลักประกันถึง 12,800 ดอลลาร์แก่ลูกค้าที่ฉันเพิ่งเจอกันแค่สองครั้ง

สร้างโครงสร้างเงินมัดจำขึ้นใหม่

หลังจากขาดทุนจากงานแต่งงานครั้งนั้น ฉันปรับโครงสร้างเงินมัดจำใหม่ในทุกประเภทอีเวนต์:

นโยบายเงินมัดจำใหม่:

การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุด: ยอดคงเหลือครบกำหนดก่อนงาน ไม่ใช่หลังงาน การเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวนี้ขจัดความเสี่ยงในการทวงหนี้หลังงานได้อย่างสิ้นเชิง เงินเดียวที่มีความเสี่ยงหลังงานคือยอดคงเหลือที่เหลืออยู่ ซึ่งได้ชำระไปแล้วก่อนงานจะเกิดขึ้น

โครงสร้างใบแจ้งหนี้จัดเลี้ยงงานแต่งงาน

ใบแจ้งหนี้ PDF งานกาลาองค์กรที่สร้างโดยแอป Invoice Flow ด้วยเทมเพลต Professional — หัวจดหมายผู้จัดเลี้ยง รายการจัดเลี้ยงต่อแขก พนักงานและการเช่า และเงินมัดจำที่หักในสกุล GBP
งานเดียวกันในรูปแบบ PDF พร้อมจัดซื้อที่ฝ่ายเจ้าหนี้ของพวกเขาดำเนินการได้โดยไม่ต้องติดตาม

จัดเลี้ยงอีเวนต์ — [ชื่อลูกค้า] — [วันที่จัดงาน]:

ระดับขั้นของนโยบายการยกเลิก ซึ่งมีเงื่อนไขต่างกันตามช่วงเวลาการยกเลิก มอบความยืดหยุ่นให้ลูกค้าในขณะที่ปกป้องธุรกิจจากการยกเลิกในนาทีสุดท้าย

ใบแจ้งหนี้จัดเลี้ยงองค์กร

โปรแกรมแก้ไขใบแจ้งหนี้ของ Invoice Flow app ของผู้จัดเลี้ยง — คานาเป้และอาหารจานหลักต่อแขก ชั่วโมงพนักงานบริการ ค่าเช่าอุปกรณ์และบาร์ ค่าประสานงาน และหักเงินมัดจำ
อาหารต่อแขก ชั่วโมงพนักงาน ค่าเช่า มัดจำที่หัก — งาน £15k ที่ไม่มีอะไรซ่อนเร้น

ลูกค้าองค์กรมีพลวัตการชำระเงินที่ต่างออกไป พวกเขาสามารถชำระแบบภายใน 30 วันได้ แต่ต้องการรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพ:

จัดเลี้ยงองค์กร — [ชื่อบริษัท] — [วันที่]:

ลูกค้าองค์กรได้รับเงื่อนไขภายใน 30 วันสำหรับยอดคงเหลือ พวกเขาจะไม่อนุมัติผู้ขายที่เรียกร้องการชำระเงินเต็มจำนวนล่วงหน้า เงินมัดจำ 30% ปกป้องการลงทุนในต้นทุนอาหารและค่าแรง

ใบแจ้งหนี้จัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์และส่งถึงที่

เอกสารใน Invoice Flow app ของบริษัทจัดเลี้ยง — งานกาลาองค์กรที่จ่ายมัดจำ งานเลี้ยงแต่งงานที่จ่ายมัดจำ บัญชีอาหารกลางวันสำนักงานรายสัปดาห์ และงานที่ชำระแล้ว
งานกาลา งานแต่งงาน บัญชีสำนักงานประจำ — ทุกงานและมัดจำบนหน้าจอเดียว

อีเวนต์ที่เรียบง่ายกว่าโดยไม่มีบริการเต็มรูปแบบ:

จัดเลี้ยงส่งถึงที่ — [ชื่อลูกค้า] — [วันที่]:

จัดเลี้ยงส่งถึงที่ชำระเงินเมื่อส่งมอบ ทั้งเงินสดหรือการชำระเงินดิจิทัล ไม่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ แต่สำหรับลูกค้าที่ต้องการใบแจ้งหนี้เพื่อเบิกคืนค่าใช้จ่าย:

เงื่อนไขการชำระเงิน: ครบกำหนดเมื่อส่งมอบ ใบแจ้งหนี้ออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานค่าใช้จ่าย

ธุรกิจหลังจากปรับโครงสร้างเงินมัดจำ

ตั้งแต่สร้างโครงสร้างเงินมัดจำขึ้นใหม่ในปลายปี 2019:

การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเงินมัดจำไม่เพียงปกป้องกระแสเงินสด แต่ยังช่วยคัดกรองลูกค้าด้วย คนที่ไม่ยอมผูกมัดด้วยเงินมัดจำก็ไม่มีความมุ่งมั่นทางการเงินที่จะทำตามสัญญาอีเวนต์ขนาดใหญ่จนสำเร็จ

InvoiceFlow ทำอะไรให้บริษัทจัดเลี้ยงบ้าง

การเรียกเก็บเงินจัดเลี้ยงเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้งานแต่งงานและอีเวนต์ที่มีโครงสร้างเงินมัดจำหลายขั้น การจัดเลี้ยงองค์กรที่มียอดคงเหลือแบบภายใน 30 วัน การจัดเลี้ยงส่งถึงที่ที่ชำระเงินในวันงาน และช่อง PO สำหรับองค์กร InvoiceFlow จัดการทั้งหมดนี้จากแอป Android เดียว ทั้งใบแจ้งหนี้แบบประจำสำหรับบัญชีองค์กร การเรียกเก็บเงินมัดจำพร้อมนโยบายการยกเลิก และหมายเหตุการปรับตามจำนวนแขกที่ทำให้ใบแจ้งหนี้จัดเลี้ยงแม่นยำ

ดาวน์โหลด InvoiceFlow สร้างโครงสร้างเงินมัดจำไว้ในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ตั้งยอดคงเหลือให้ครบกำหนดก่อนงาน เงินมัดจำปกป้องต้นทุนอาหารของคุณ ส่วนยอดคงเหลือก่อนงานขจัดความเสี่ยงในการทวงหนี้หลังงาน

Priscilla James เป็นเจ้าของ Magnolia Catering ในเมืองแอตแลนตา รัฐจอร์เจีย ให้บริการจัดเลี้ยงเต็มรูปแบบสำหรับงานแต่งงาน อีเวนต์องค์กร งานเฉลิมฉลองทางสังคม และงานกาลาการกุศล