Invoice Flow app icon Invoice Flow management Uygulamayı edin
TR

Catering İşimi Neredeyse Bitiren Düğün

Priscilla James, Yemek Şirketi Sahibi — Atlanta, GA

Magnolia Catering’i 2015 yılında kurdum. 2019’a geldiğimizde yılda 80 etkinlik yapıyorduk — düğünler, kurumsal akşam yemekleri, mezuniyet partileri, kâr amacı gütmeyen kuruluş galaları. İşletmenin gerçek bir ivmesi vardı. Üç tam zamanlı çalışanım ve sekiz kişilik düzenli yarı zamanlı garson ve mutfak personeli havuzum vardı.

Sonra Ağustos 2019 geldi. Bir cumartesi düğünü, 160 misafir, beş kaplı akşam yemeği, iki bar ve bir tatlı masası dahil tam servis. Kusursuz bir şekilde uyguladık — müşterinin annesi bana yediği en iyi düğün yemeği olduğunu söyledi. On iki hafta sonra fatura hâlâ ödenmemişti. On dört hafta: ödenmedi. On altı hafta: müşteri e-postalara yanıt vermeyi bıraktı.

Fatura 14.800 TL’ydi. Etkinlik için yemek maliyetim 6.100 TL’ydi. İşçilik maliyetim 2.400 TL’ydi. Ödenmesi hâlinde etkinlikteki net kârım yaklaşık 6.300 TL olacaktı. Ödenmezse — ki olan buydu — net zararım 8.500 TL oldu.

Bir tahsilat avukatı tuttum. On dört ay sonra 4.200 TL tahsil ettik ve 1.800 TL avukatlık ücreti ödedik. Net tahsilat: 14.800 TL’lik bir faturadan 2.400 TL.

Asıl neden müşteri dolandırıcılığı değildi. Çift, düğünden sonra gerçek finansal zorluklar yaşadı. Asıl neden benim depozito yapımdı: 14.800 TL’lik bir işte 2.000 TL depozito almıştım. Depozito, etkinlik maliyetinin %14’ünden azını karşılıyordu. Aslında yalnızca iki kez tanıştığım müşterilere 12.800 TL teminatsız kredi vermiştim.

Depozito Yapısını Yeniden Kurmak

Düğün kaybından sonra her etkinlik türü için depozitoları yeniden yapılandırdım:

Yeni Depozito Politikası:

Kritik değişiklik: kalan tutarın etkinlikten önce ödenmesi, sonra değil. Bu tek değişiklik, etkinlik sonrası tahsilat riskini tamamen ortadan kaldırdı. Etkinlikten sonra risk altındaki tek para kalan bakiyedir — ki o da etkinlik gerçekleşmeden ödenir.

Düğün Catering Fatura Yapısı

Invoice Flow app tarafından Professional şablonuyla oluşturulan kurumsal gala fatura PDF'i — catering antetli kağıdı, misafir başına catering kalemleri, personel ve kiralamalar ve GBP cinsinden uygulanan depozito
Aynı etkinlik, muhasebe departmanlarının takip sorusu sormadan işlediği tedariğe hazır bir PDF olarak.

Etkinlik Catering — [Müşteri Adı] — [Etkinlik Tarihi]:

İptal politikası kademesi — farklı iptal zaman aralıkları için farklı şartlar — müşterilere esneklik sağlarken son dakika iptallerine karşı işletmeyi korur.

Kurumsal Catering Faturaları

Invoice Flow app bir catering şirketinin fatura düzenleyicisi — misafir başına kanepeler ve tabakta yemek, servis personeli saatleri, ekipman ve bar kiralama, koordinasyon ücreti ve uygulanan depozito
Misafir başına yemek, personel saatleri, kiralamalar, uygulanan depozito — hiçbir şeyin gizlenmediği 15.000 £'luk bir etkinlik.

Kurumsal müşterilerin farklı ödeme dinamikleri vardır — 30 gün vade yapabilirler, ancak profesyonel fatura formatına ihtiyaç duyarlar:

Kurumsal Catering — [Şirket Adı] — [Tarih]:

Kurumsal müşteriler kalan tutarda 30 gün vade alır — tam ön ödeme talep eden bir tedarikçiyi onaylamazlar. %30 depozito, yemek ve işçilik maliyeti yatırımını korur.

Büfe ve Teslimat (Drop-Off) Catering Faturaları

Invoice Flow app'te bir catering şirketinin belgeleri — depozitolu bir kurumsal gala, depozitolu bir düğün resepsiyonu, haftalık bir ofis öğle yemeği hesabı ve ödenmiş bir etkinlik
Galalar, düğünler, sürekli ofis hesapları — her etkinlik ve depozitosu tek ekranda.

Tam servis içermeyen daha basit etkinlikler:

Catering Teslimat — [Müşteri Adı] — [Tarih]:

Teslimat catering’i teslimatta ödenir — nakit veya dijital ödeme, faturalandırma gerektirmez. Ancak masraf geri ödemesi için faturaya ihtiyaç duyan müşteriler için:

Ödeme Koşulları: Teslimatta ödenir. Fatura, masraf raporlama amaçlıdır.

Depozito Yeniden Yapılandırması Sonrası İşletme

2019 sonunda depozito yapısını yeniden kurduğumdan bu yana:

Depozito yapısındaki değişiklik yalnızca nakit akışını korumadı. Müşterileri de filtreledi. Bir depozitoya taahhüt etmeyecek kişiler, büyük bir etkinlik sözleşmesini yerine getirecek finansal taahhüde sahip değildir.

InvoiceFlow Yemek Şirketleri için Ne Yapar

Catering faturalandırması, çok aşamalı depozito yapısına sahip düğün ve etkinlik faturalarını, kalan tutarda 30 gün vadeli kurumsal catering’i, gün içi ödemeli teslimat catering’ini ve kurumsal PO alanlarını içerir. InvoiceFlow bunların hepsini tek bir Android uygulamasından yönetir — kurumsal hesaplar için yinelenen faturalar, iptal politikalı depozito faturalandırması ve catering faturalarını doğru kılan misafir sayısı ayarlama notları.

InvoiceFlow’u indirin. Depozito yapısını fatura şablonuna yerleştirin. Kalan tutarın son ödeme tarihini etkinlikten önce ayarlayın. Depozito, yemek maliyetinizi korur. Etkinlikten önceki kalan tutar, etkinlik sonrası tahsilat riskini ortadan kaldırır.

Priscilla James, Atlanta, Georgia’daki Magnolia Catering’in sahibidir; düğünler, kurumsal etkinlikler, sosyal kutlamalar ve kâr amacı gütmeyen kuruluş galaları için tam servis catering hizmeti sunmaktadır.